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[Chronique achats] Les achats, une fonction atypique
Le métier "d'acheteur" est un métier que l'on peut qualifier d'atypique, surtout pour celles et ceux qui ont la chance d'y travailler. Elle est très souvent critiquée, peu reconnu à sa juste valeur et mise à l'écart à cause de nombreux stéréotypes. Mais elle reste néanmoins une fonction stratégique primordiale et surtout moteur pour toutes les entreprises, de tout secteur, de tout chiffre d'affaires et tout horizon. Je souhaite donc, à travers cet article, vous présenter toutes les raisons qui font que notre belle fonction achats est la plus atypique de toutes celles que vous pouvez trouver dans une entreprise.
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Atypique par son histoire
Sans vouloir vous refaire toute l'histoire de la fonction achats, rappelons qu'elle a affiché de nombreuses facettes. Avant d'être une fonction stratégique telle que nous la connaissons, elle était une fonction très administrative. Et suite à une première crise due aux deux grands chocs pétroliers, les économistes et les grands dirigeants se sont rendu compte que les acheteurs pouvaient être autre chose que des passeurs de commandes.
Elle a eu son lot de missions du type négociation en série, cassage des coûts, cost killing, avant de rentrer dans l'air que nous connaissons tous : la vision à long terme et la relation partenariale avec les fournisseurs. Très peu de fonctions peuvent se vanter d'avoir une histoire aussi riche que la nôtre.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur notre belle histoire, peut-être que je vous écrirai quelques lignes (si vous êtes sages).
Atypique par ses outils
La fonction est à des années-lumière de ce que pense la plus grande partie de la population. Elle ne demande pas seulement l'utilisation de compétence en négociation (même si celle-ci est vraiment omniprésente), la fonction achats demande une boîte à outils très fournie.
L'idée n'est pas de vous présenter tous les outils mais de vous présenter les plus atypiques d'entre eux. On peut déjà commencer par le plus connu d'entre eux : la matrice de Kraljic. L'outil permet de classifier vos familles d'achats en fonction du CA et des risques (je schématise, bien évidement).
En parlant de risques, nous utilisons pour la plus grande majorité d'entre nous une matrice des risques qui nous permet de garder un oeil sur la santé de nos familles.
En guise de dernier exemple, nous utilisons de nombreux outils pour préparer nos négociations avec nos fournisseurs. Pour ma part, j'en ai même créé un qui me permet de vérifier si j'ai bien tous mes éléments avant de partir au charbon.
Les outils de la fonction achats ne sont pas atypiques que par l'utilisation. Ils le sont aussi par la diversité et la maîtrise appropriée.
Atypique par le savoir-être
Savoir utiliser une matrice de Kraljic, maîtriser les tableaux croisés dynamiques ou gérer les techniques de négociation les plus avancées ne feront pas nécessairement de vous un bon acheteur. Pour exercer notre fonction avec le plus de succès possible, l'acheteur doit disposer de ce qu'on appelle des "soft skills" très particuliers.
ATTENDEZ ! On me dit dans l'oreillette que je dois définir ce terme !
Pour faire simple et passer au plus vite, les "compétences douces" (je sais, le terme en français ne sonne pas terrible) peuvent être définies comme des "attributs personnels qui permettent à quelqu'un d'interagir efficacement et harmonieusement avec d'autres personnes" !
En d'autres termes, ce sont des qualités qui vous sont propres et qui ne dépendent pas forcément de ce que vous avez appris à l'école. Pour vous donner des exemples, voici quelques Softskils répandues : la gestion des émotions, l'optimisme, le bon sens, l'intuition, la capacité à collaborer... Cette liste est bien sûr non-exhaustive. Sans transition, voici une liste de compétences douces qui vont faire une grande différence dans votre vie quotidienne d'acheteur :
C'est pour toutes ces compétences que notre fonction peut être considérée comme atypique.
Atypique par ses missions
Ce qui me passionne le plus dans la fonction achats, ce sont les interactions avec l'ensemble des services de l'entreprise. Vous l'avez sûrement remarqué, en l'espace d'une demi-journée, l'acheteur aura rendu visite au comptable, au service qualité et a eu trois meetings avec les commerciaux et le service R&D.
Il en est de même pour nos missions. Si vous avez lu l'article sur le processus achats, vous avez pu vous rendre compte du nombre incalculable de missions qui sont dans notre To Do List. Je ne cherche pas à nous faire passer pour des "victimes", bien au contraire, nous pouvons nous vanter d'avoir la fonction la plus riche qu'il puisse exister (même si j'exagère un peu).
Nous sommes des gestionnaires de fournisseurs, des négociateurs, des stratèges, des créateurs de valeurs, des gestionnaires de conflits internes-externes, des sourceurs... Bref la liste est là aussi très longue. Quand on me demande pourquoi choisir les achats, je réponds "la diversité" !
Atypique par son vocabulaire
"J'ai fait une classification de mes achats par famille (avec une codification pour l'ERP) et de mes fournisseurs avec un Pareto".
"Je propose de créer un effet volume avec notre partenaire pour les familles de classe C".
"Où en est la demande d'achats ? Je ne peux pas envoyer les RFQ..."
Si vous êtes acheteurs, vous les utilisez à longueur de journée. Mais vu de l'extérieur, c'est clairement biza... atypique. Vous souhaitez plus de termes ?
Un stratège, en somme
Pour exercer au mieux notre métier, nous devons être en mesure de nous intéresser à sa structure et nous adapter à son caractère atypique. Les acheteurs les plus performants que j'ai eu la chance de rencontrer n'étaient pas ceux qui faisaient les plus gros savings, mais ceux qui avaient l'état d'esprit des achats. La posture appropriée ne consiste donc pas à appliquer ce que l'on peut voir dans les livres ou dans les articles, mais de s'approprier cette culture afin de mobiliser avec une très forte conviction ses valeurs.
Si vous êtes dans les achats depuis un certain temps, vous avez très vite compris que l'acheteur n'est pas un simple exécutant, ou presse bouton, mais un stratège qui analyse son environnement qui n'est pas un simple observateur.
C'est un acteur MAJEUR !
La prose de Quentin- coach en achats atypiques, mais aussi....
Lire les précédentes chroniques de Quentin :
Achats et relation fournisseur : que faire après un litige ?
Relation amoureuse et relation fournisseur : les 4 points fondamentaux d'une histoire durable
Achats et négociation : l'art de poser LA bonne question
Se tenir droit : un challenge qui augmentera votre leadership d'acheteur
6 pratiques Concrètes pour mieux manager votre service achats
Achats et monde animal : Quelle espèce d'acheteur êtes-vous ?
6 techniques à mettre en place pour changer votre service achats (vraiment)
L'art de la guerre appliqué aux achats
Les six métaphores représentant l'acheteur
Les 5 fois où il est primordial pour un acheteur de dire NON!
Quels sont les super-pouvoirs que nous aimerions avoir à notre disposition ?
Les 5 raisons pour lesquelles les introvertis sont d'excellents acheteurs !
Négociation et questions sensibles : Comment ordonner les sujets à évoquer
Fin du diaporama
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