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[Fiche pratique] RFA : mode d'emploi

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[Fiche pratique] RFA : mode d'emploi
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Les RFA conduisent (parfois) à de véritables économies mais mal utilisées, elles peuvent fausser la mesure de la performance et susciter des incompréhensions, voire la suspicion, entre responsables financiers et achats. Mode d'emploi.

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Comment réaliser des performances achats infinies ? "La question, elle est vite répondue"

Commençons par poser les bases : les économies infinies sont une légende !

Les acheteurs sont ambitieux. Leur raison d'être est de répondre aux besoins de leur entreprise au moindre coût, et les indicateurs sont indispensables pour mesurer leur performance. Comment soutenir les économies ? Souvent, la réponse passe par la mise en place de remises de fin d'année, ou RFA.

Elles conduisent (parfois) à de véritables économies mais mal utilisées, elles peuvent fausser la mesure de la performance et susciter des incompréhensions, voire la suspicion, entre responsables financiers et achats.

Rappel : qu'est-ce qu'une RFA et comment la mettre en place ?

Une remise de fin d'année est une remise consentie par un fournisseur à un client en fonction du volume de ventes effectuées durant l'année.

Elle est appelée remise de fin d'année car elle ne peut se calculer qu'après la période retenue pour son calcul qui est en général l'année civile. Elle vise généralement à adapter à posteriori le prix à des volumes d'achat qui ne sont pas connus au moment de la négociation commerciale. Elle se traduit par un à valoir sur les prochaines commandes ou par un reversement effectué par le fournisseur en faveur du client.

Il convient de bien déterminer la période qui concerne les remises, et de bien inscrire dans le contrat les conditions des remises : à partir de quel volume de consommation une remise est-elle déclenchée ? Quel est son montant ? etc... Toute RFA déterminée a posteriori, c'est-à-dire dont les conditions ne sont pas prévues à la conclusion du contrat, est illégale.

Existe également la possibilité de verser des RFA lorsque le donneur d'ordres rend des services à son fournisseur : par exemple, la PLV pour des produits fournisseurs chez le distributeur ou dans son catalogue. Attention cependant, ces services doivent être justifiés, effectifs et être à la hauteur de la remise.

Tout cela est surveillé de près par la DGCCRF pour éviter tout "déséquilibre significatif". Pour l'évaluer, le juge observe les conditions d'attribution de la RFA et son montant. "Un avantage excessif lié à une RFA inconditionnelle ou à une RFA dont le montant est largement supérieur aux pratiques du marché sera considéré comme non librement consenti par le fournisseur", et pourra donner lieu au remboursement de la RFA ainsi qu'à une forte amende.

Pourquoi les fournisseurs les aiment-elles ?

Ces pratiques sont largement répandues et, contrairement à ce que l'on pourrait penser, sont un instrument apprécié par les fournisseurs, pour au moins 4 raisons :

- Elles encouragent l'acheteur à augmenter et concentrer ses dépenses chez le fournisseur, dans l'optique de maximiser la RFA

- Elles rendent les comparaisons de prix nets finaux entre vendeurs plus difficiles, car les taux et seuils varient d'un fournisseur à l'autre. Les écarts peuvent être importants, surtout quand la RFA est élevée chez un fournisseur et moins chez l'autre. Cela peut induire en erreur et rendre les comparaisons plus longues et complexes. Parfois même, dans des organisations achat peu matures où l'information circule mal, il peut arriver que le prix des prestations achetées soient comparés hors RFA, faussant toute prise de décision.

- Elles permettent d'afficher un prix catalogue élevé, et donc de proposer un point de départ confortable pour les négociations avec les acheteurs

- Elles favorisent la trésorerie du fournisseur : même s'il doit concéder une baisse de marge, son impact sur le cash-flow est retard

Quels avantages pour les acheteurs ?

- Les remises de fin d'année permettent un calcul aisé des économies : le montant du chèque ou de la note de crédit reçus est indiscutable et difficilement soumis à interprétation

- Elles sont faciles et rapides à mettre en oeuvre : plutôt qu'une (re)négociation ligne par ligne, le temps et les modifications de systèmes qui vont avec, elles permettent d'appliquer un taux uniforme soit sur des prix catalogue, soit sur des prix négociés lors d'années précédentes

- Quand les quantités sont vraiment difficiles à établir en début d'exercice, les RFA sont souvent le seul moyen pratique de s'accorder sur les prix

- Elles permettent à l'acheteur, dans des organisations où le contrôle de gestion est peu mature, de rapporter la même économie plusieurs années de suite, et donc de sécuriser en partie les objectifs. Explication : en année 1, je négocie une RFA de 10% pour les 3 prochaines années. Toutes choses égales par ailleurs, je réalise donc une économie de 10% par rapport à l'année 0. Mais lorsqu'à la fin de l'année 2 j'apporte mon chèque de 10%, il ne représente pas une économie, mais simplement le statu quo. Or, de très nombreuses organisations peu matures considèrent bien cela comme une économie.

Conclusion : la réponse à cette question est-elle vraiment vite apportée ?

Les RFA sont un outil dans l'arsenal des vendeurs et des acheteurs. Leur apparente simplicité de mise en oeuvre ne doit pas cacher leurs limites, qu'elles soient juridiques ou commerciales. En particulier elles peuvent conduire l'acheteur à relâcher son attention, oubliant (parfois opportunément et avec la complicité volontaire ou non de sa fonction finance) qu'une même RFA plusieurs années de suite n'est pas un gain de performance mais simplement le statu quo.

De même, elles présentent aussi des avantages conséquents pour les vendeurs par rapport à une baisse de prix immédiate. L'acheteur doit en être conscient et valoriser ces avantages dans la négociation du taux de RFA.

Par Grégory Wanlin, directeur associé, et Josselin Velsch, chef de projets, Enabling Procurement

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