Immobilier d'entreprise : des coûts cachés qui font grimper la facture

Derrière le niveau facial d'un loyer négocié se cache un ensemble de charges qu'il importe d'intégrer pour la performance économique des entreprises. C'est l'image de l'iceberg que retient Stéphanie Manac'h Tromeur, head of real estate advisory chez Avison Young, pour qualifier le poids réel d'un engagement locatif. Taxes, charges techniques, remise en état ... Autant de lignes budgétaires souvent minorées, voire totalement négligées au moment de la signature.

Trois moments critiques à anticiper dans la vie du bail

Ces coûts dissimulés apparaissent en trois temps. En amont de la signature, pendant la durée d'occupation, puis au moment du départ. "Avant même l'entrée dans les lieux, une diligence technique s'impose pour évaluer l'état des équipements lourds", prévient Stéphanie Manac'h Tromeur, head of real estate advisory chez Avison Young. Climatisation, chauffage, ascenseurs... leur remplacement peut représenter des centaines de milliers d'euros. S'ils arrivent à échéance en cours de bail, la clause de répartition des charges entre locataire et propriétaire devient un enjeu fort de négociation.

Quid de la fin du bail ? Le coût de remise en état peut se révéler significatif. "Certaines clauses imposent un retour à l'état initial « neuf », avec décloisonnement complet, remise à niveau des finitions, voire remplacement des luminaires", détaille Stéphanie Manac'h Tromeur. Un ticket moyen, selon l'experte, qui s'élève entre 150 et 200 euros du mètre carré, avec des extrêmes à 450 ou 500 euros selon les termes du contrat. L'équivalent d'un an de loyer dans certains cas.

Les normes environnementales, nouveau facteur d'incertitude

Deux textes modifient structurellement la donne, celui du décret tertiaire (DEET) et le décret BACS. Rappelons que le « Building Automation & Control Systems » détermine les moyens permettant d'atteindre les objectifs de réduction de consommation fixée par le décret tertiaire. Ils imposent des objectifs de performance énergétique qui se traduiront par des travaux coûteux d'ici 2030 ou 2040. Si l'immeuble concerné présente des lacunes - vétusté, isolation défaillante, équipements obsolètes -, la facture bascule du côté du locataire, sauf stipulation contraire.

"Ces exigences réglementaires s'ajoutent aux taxes foncières en hausse, à la taxe Grand Paris ou aux coûts de matériaux volatils", analyse Stéphanie Manac'h Tromeur, head of real estate advisory chez Avison Young. Pour autant, le phénomène ne génère pas nécessairement plus de coûts cachés qu'auparavant. Il les transforme. "La difficulté consiste alors à reconstituer l'ensemble des postes, y compris ceux qui n'étaient pas anticipés, pour les intégrer à une vision budgétaire consolidée", poursuit-elle.

Optimiser la surface utile

La tendance observée depuis la crise sanitaire conduit à une moindre occupation des mètres carrés, notamment en région parisienne. En moyenne, les collaborateurs télétravaillent entre un jour et demi et deux jours par semaine. En résultent une réduction des surfaces louées et un recentrage sur l'utilité sociale des bureaux. « Le sujet est moins financier, plus orienté sur l'humain et la stratégie d'entreprise », analyse Stéphanie Manac'h Tromeur. "Chaque organisation reste un cas particulier. Certaines conservent un site central fort, d'autres privilégient un maillage d'espaces satellites pour limiter les trajets domicile-travail", décrit Stéphanie Manac'h Tromeur. Face à ces enjeux, la responsable d'Avison Young recommande une séquence rigoureuse. D'abord, établir une photographie précise de l'existant et repérer les leviers d'optimisation rapide. Ensuite, formaliser un besoin clair (rationalisation, croissance, regroupement d'équipes). Et à partir de ce stade, interroger le marché et comparer les offres sur l'ensemble des postes (loyer, charges, technique, travaux d'aménagement,etc.). Ce cadrage initial permet d'éviter l'erreur fréquente consistant à adapter son besoin à l'offre immobilière disponible, plutôt que l'inverse.

Un pilotage achat qui gagne en technicité

Dans cette nouvelle donne, la fonction achats joue un rôle croissant. Identifier la frontière entre OPEX et CAPEX, sécuriser les clauses de répartition, estimer les coûts d'adaptation technique, prévoir les impacts des normes environnementales, autant de points qui imposent une montée en compétence sur les sujets immobiliers.