Négociation et réduction du prix - les 20 techniques gagnantes
Les 20 meilleurs conseils et astuces de négociations tels qu'ils ont été recensés par les équipes de consultants de Enabling Procurement dans leurs interactions quotidiennes avec les clients et les fournisseurs.
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Pour réduire les coûts liés aux achats, il est possible d'agir sur trois leviers que sont le prix unitaire, les spécificités et les volumes.
Enabling Procurement se propose développer ces trois points dans le cadre d'une série de 3 articles sur "les clefs de la réduction des coûts auxquels doivent répondre les départements achats". Dans ce premier texte, Enabling Procurement vous propose 20 techniques et astuces pour préparer et mener à bien une négociation.
La réduction du prix unitaire
Cet article met l'accent sur sur le premier levier, la réduction du prix unitaire, et sur la manière d'y parvenir lors de la négociation. De nombreux ouvrages ont été consacrés à la négociation et il existe autant de manière de préparer une négociation et de techniques que d'auteurs. Le but de cet article n'est pas de proposer une autre méthodologie. Ce document passe en revue les 20 meilleurs conseils et astuces de négociations tels qu'ils ont été recensés par nos équipes de consultants dans leurs interactions quotidiennes avec les clients et les fournisseurs.
Si la négociation est un jeu, voici comment le gagner.
Avant la négociation
1. Sur votre territoire - Si possible, organisez la négociation dans vos bureaux. Cela vous permettra de maitriser le timing, d'avoir accès à vos fichiers, de pouvoir solliciter vos collègues, etc. Si vous ne pouvez pas contrôler l'endroit, imposez la date, l'heure, etc. Ne laissez pas votre opposant décider de tous les paramètres. L'idée n'est pas tant de contrôler tout le processus, mais de commencer à conditionner votre interlocuteur au fait que s'il veut obtenir des choses de vous, il devra aussi donner.
2. Conditionnement - Conditionnez vos adversaires avant la négociation, en leur envoyant des messages clés sur vos objectifs, le contexte, etc. Assurez-vous que toute votre organisation délivre les mêmes messages. Un interlocuteur qui reçoit un message fort et cohérent de tous les points de contacts de votre organisation bien avant la négociation aura tendance à revoir ses demandes initiales à la baisse.
3. Contrôlez la pièce - Si vous le pouvez, planifiez à l'avance les positions autour de la table. Ne le laissez pas au hasard, et ne donnez pas à vos adversaires l'opportunité de choisir. Devoir cacher vos notes parce qu'un opposant est installé juste à côté de vous est la pire chose qu'il puisse vous arriver.
Concessions
4. Rien pour rien - Si vous donnez quelque chose, rendez cette concession conditionnelle à l'obtention de quelque chose en retour, aussi insignifiant soit-il. Rappelez-vous : "si vous faîtes ceci, alors je ferai cela".
5. Règle des moitiés - Quand ils font une concession, la plupart des gens divisent par deux la distance entre leur première offre et leur point de rupture, puis continuent de diviser cette distance par 2. Testez-le, et utilisez-le à votre avantage pour déterminer le point de rupture de vos adversaires. Si votre opposant commence à 100, et que sa première concession est 90, vous pouvez être sûr que son point de rupture est 80, et que sa prochaine concession sera 85.
6. Continuez à demander jusqu'à ce qu'ils disent "non" - Il est tentant de penser que vous avez obtenu "assez", mais pourquoi s'arrêter là ? Souvent, il n'y a rien à perdre et vous pourriez gagner plus que prévu.
7. Quantifiez les demandes - Par exemple, si votre adversaire dit que votre prix est trop haut, ne proposez rien tant qu'il ne vous aura pas dit de combien il est trop haut.
8. Remerciez et mettez en banque - Dès qu'une offre est faite par l'autre partie, remerciez-les et "mettez-la en banque", c'est-à-dire continuez comme si la concession avait été faite. N'ignorez ou ne gardez jamais une concession pour plus tard.
9. Maintenez les portes ouvertes - Evitez de rendre vos accords fermes le plus longtemps possible, et gardez les portes ouvertes : signifiez des accords de principe jusqu'à ce que vous ayez un accord sur tout. Rappelez continuellement à vos opposants que vous n'avez donné votre accord pour rien tant que vous n'êtes pas d'accord pour le tout.
10. Toujours sur le métier remettre son ouvrage - Si nécessaire, remettez sur la table des concessions ou accords faits auparavant. Pour ce faire, trouvez une bonne raison : une nouvelle demande de leur part, ou un quelconque changement de situation.
Pendant la négociation
11. Laissez-vous de la marge pour négocier - Ne vous rapprochez pas trop vite de votre point de rupture. Commencez par des petites concessions (PAS la moitié entre votre première proposition et votre point de rupture). Faites-les travailler pour changer votre position, ce qui vous donnera l'opportunité d'obtenir des concessions.
12. Code secret - Quand vous négociez en équipe, prévoyez un code pour communiquer (par exemple quand l'interlocuteur doit changer, ou arrêter de parler).
13. Théâtre - Ayez un élément de théâtre personnel que vous pouvez mettre en oeuvre pour signifier un point particulièrement important. Par exemple, enlever vos lunettes ou votre montre. Cela vous permettra non seulement de gagner du temps pour réfléchir, mais cela informera également l'autre partie que ce qui va être dit est important.
14. Time out - Si les choses ne se passent pas comme prévu, ou que vous avez besoin de vous coordonner avec vos collègues, informez vos adversaires que vous prenez une pause. Soyez clair sur la durée et quittez la pièce. Il vaut mieux prendre 5min de pause pour faire le point et se réaligner, plutôt que d'essayer d'improviser avec une approche non coordonnée.
15. Des questions pour clarifier - Insistez pour arriver aux faits et vous débarrasser de toute généralisation, opinion, sentiment, interprétation, etc. Par exemple : "Nous sommes très compétitifs sur ce produit." "Vraiment ? Compétitifs par rapport à qui ? De combien ?"
16. Lire entre les lignes - Ecoutez avec attention les mots utilisés et lisez entre les lignes. Par exemple "Je ne peux vraiment pas descendre plus, j'ai vraiment besoin d'environ 100 euros" signifie... que le prix peut descendre en-dessous de 100 euros...
17. "Nous" pas "je" - Utiliser "je" quand vous négociez fait de vous le seul obstacle à contourner. A l'inverse, utiliser "nous" crée l'illusion d'une autorité plus haute, que d'autres devront être convaincus également.
18. Soyez positif, utilisez "et", pas "mais" - Une attitude positive est contagieuse et aide à créer un lien avec l'autre partie. Pour ce faire, utiliser les mots "et" et "ou" pour construire sur ce que dit votre adversaire, de préférence au mot "mais", qui est négatif et remet en cause ce que vous venez juste de dire.
19. Ne formez pas un contrat oral - Faites attention aux mots que vous employez pour ne pas entrer dans un contrat oral. Rendez vos offres conditionnelles à l'acceptation du contrat final, et jalonnez la discussion en rappelant que vous n'êtes pas en train d'accepter quoi que ce soit mais simplement d'explorer différentes propositions.
20. Utilisez "non" avec parcimonie - En négociation, non veut dire non et ferme la porte de manière quasi-définitive. Tenter de rouvrir une porte que vous avez fermée peut mettre à mal votre crédibilité. Plutôt que de dire non, il peut être plus efficace de suggérer une alternative, ou d'y attacher tellement de conditions que votre opposant décidera de lui-même que ce n'est pas une option.
La négociation n'est pas un événement, c'est un processus. Même armé des meilleurs conseils et astuces, le succès d'une réunion de négociation d'une ou deux heures ne dépendra que de la solidité de votre préparation.
Par Grégory Wanlin, co-fondateur d'Enabling Procurement - Enabling Procurement (EP) est une société de conseil en gestion pragmatique et terre-à-terre, spécialisée dans mise en oeuvre de projets concrets visant à aider nos clients à tirer le meilleur parti de leur département achats. Grâce à une étroite collaboration à tous les niveaux de l'organisation, nous aidons nos clients à mettre en place des structures d'achats qui sont équipées pour faire face aux défis des marchés modernes. Des améliorations à court terme de l'EBIDTA à la définition d'une stratégie achats pour soutenir la future direction de l'entreprise, nos clients ont pu révéler le potentiel de leurs services achats.
