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[Chronique achats] 6 pratiques Concrètes pour mieux manager votre service achats

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Vous proposer 6 commandements pour mieux manager vos équipes achats - Voilà la mission acceptée par Quentin Mirablon, The Buyers'Lab, et Julien Beaudet, manager achats. Allez, suivons-les !

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Que vous êtes mauvaise langue !

Voilà un grand titre avec de grandes promesses non ? "Encore des écrits que l'on peut retrouver dans n'importe quel bon ouvrage en management !". Que vous êtes mauvaise langue ! Cependant, je peux comprendre votre inquiétude car... quand on parle de management, surtout dans les achats, on ne présente que des KPI et des outils rationnels, mais on ne parle jamais du "besoin" des donneurs d'ordres. On ne parle pas de toutes ces pratiques à mettre en avant pour favoriser la communication, les liens entre les membres de la team et la valorisation de la formation.

Dans cet article, je ne serai pas seul : j'ai proposé à Julien Beaudet, manager achats et ami de le co-écrire avec moi.

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La valeur ajoutée tu positionneras

Cela n'aura échappé à personne, notre environnement pro et perso bouge à toute vitesse. Certains parlent de "VUCA", pour Volatility, Uncertainty, Complexity et Ambiguity. Comment accompagner vos équipes dans ce cadre ?

Il est contre-productif de vouloir figer, planifier, simplifier, clarifier quand notre rôle est de répondre à des besoins eux-mêmes flous. Ce qui est tangible en revanche, et peut servir de socle pour fédérer une équipe, c'est ce qu'elle réalise et que les autres services de l'entreprise ne peuvent apporter. En d'autres termes, sa valeur ajoutée.

Que ce soit par son expertise des sujets, sa maîtrise de la chaîne d'approvisionnement, sa connaissance du marché, son lien avec des ressources externes, son analyse des besoins, son approche en coût complet, ou encore son leadership dans la digitalisation des processus, la fonction achats dispose de nombreuses opportunités pour affirmer sa place dans une organisation matricielle.

A vous de doser entre le respect des procédures, et laisser vos équipes en dévier lorsqu'il faut une approche personnalisée, tout en maîtrisant le risque. Et les points suivants sont là pour y aider.

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Un lien avec l'opérationnel tu garderas

Quand on est manager, on s'éloigne de ses collaborateurs, c'est bien connu. Mais quand on manager, on s'éloigne aussi de son coeur de métier. Et ça, c'est à terme catastrophique.

Alors oui, de nouvelles responsabilités nous obligent à évoluer et nous offrent donc un nouveau terrain de jeu.

Cependant, beaucoup de manager vivent mal cette transition car ils ne sont plus dans "l'action" des achats. Par action on entend bien entendu l'analyse du besoin, le sourcing ou encore la négociation avec les fournisseurs.

Gardez vous quelques petites missions sous le coude pour :

- Vous rapprocher de vos équipes ;

- Vivre les problèmes que rencontrent vos collaborateurs ;

- Garder les pieds sur terre ;

- Prendre du plaisir (oui, oui, il ne faut pas l'oublier).

Vos équipes vous le rendront bien.

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Des profils variés tu auras

Les achats sont une fonction jeune dans l'entreprise. Nombre de services achats ont été construits au fil des ans en accueillant des ressources internes (assistant, comptable, magasinier, opérateur de maintenance... et même des commerciaux !), pour de bonnes et parfois de mauvaises raisons.

Cela donne des équipes variées, aux compétences et fonctionnements disparates. Et pour une fonction support, c'est une force.

En tant que manager, vous pouvez être tenté de vous appuyer sur ceux que vous jugez les plus compétents - appréciation biaisée par votre propre parcours, car nous sommes sur une fonction qui n'est pas normée. Aux achats, les meilleurs équipiers ne forment pas la meilleure équipe. Les meilleures équipes sont celles qui se complètent.

Et l'un des moyens pour cela est l'écoute active, où vous identifiez les potentiels de chacun pour ensuite construire le lien dont ils ont besoin pour travailler ensemble.


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Les formations internes tu n'oublieras pas


Nous vous épargnerons ici de passer en revue les formations nécessaires pour vos équipes achats : chaque entreprise a ses spécificités et se doit de définir ses besoins.

Nous préférons insister sur trois aspects :

- Votre entreprise forme très probablement ses vendeurs, des "spécialistes de l'acte de vente" : tout le monde à priori sait vendre, et pourtant on forme des commerciaux pour qu'ils le fassent mieux ! Retournez le raisonnement : prenez en compte que vos acheteurs sont des "spécialistes de l'acte d'achat", sur des enjeux financiers généralement du même ordre, et doivent donc être formés tout autant. Être acheteur est un métier.

- Vos équipes sont formées, bien. Et pourtant elles n'arrivent pas à franchir le cap et mettre en pratique leurs acquis. Ont-ils peur ? Peut-être, mais ne vous arrêtez pas là. Avez-vous mis en place le cadre qui leur permettra de se lancer ? Nous avons tous des dossiers "bac à sable", où ils pourront tester leurs nouvelles compétences, sans risque en cas d'échec. Et prévoyez du temps pour les accompagner.

- Ils ont pris confiance, ont gagné en maturité et en autonomie. Parfait ! Mais la vie d'une entreprise fait que les gens changent de poste, voire d'employeur, surtout quand ils sont plus expérimentés. Devez-vous recommencer le cycle avec les nouveaux arrivants, ou recruter des gens déjà formés ? Lissez le problème en ayant vos propres supports d'intégration, destinés aux juniors comme aux seniors, pour disposer rapidement des clés de votre organisation. Et pourquoi pas des référents internes ?


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Le Servant Leadership* tu t'approprieras

En tant que manager, il vous est demandé de gérer les ressources de votre équipe - et votre temps en est une.

Il est donc logique de vous concentrer sur certaines tâches à fort enjeu, et de transférer les dossiers à vos équipes lorsqu'il ne reste que des aspects opérationnels à gérer (établir le bon de commande, suivre la livraison, etc). Il est même probable que vos équipes s'attendent à devoir gérer ces tâches. Mais est-ce le plus efficace ?

Prenons l'exemple d'un passage en caisse de supermarché : et si vous disposiez vos courses sur le tapis avec le code-barres de chaque article faisant face au lecteur du caissier ? Ce dernier pourrait les passer un à un d'un geste plus fluide : vous auriez investi un peu plus d'énergie pendant votre attente, pour un gain de temps global. Et si vous l'expliquez au caissier, soyez sûr qu'il l'aura compris.

Appliquons maintenant cela à vos dossiers : définissiez avec vos équipes les inputs dont ils ont besoin pour traiter un dossier plus rapidement, mais aussi avec moins d'erreurs, et structurez en conséquence ce que vous leurs envoyez. Au fil du temps, vous gagnez sur de nombreux tableaux :

- Plus d'efficacité sur les tâches administratives ;

- Meilleure compréhension des dossiers = terreau de montée en compétence pour de futures délégations ;

- Prise de conscience de l'équipe, qui en retour pourra aussi mieux structurer ce qu'ils vous remontent.

Vous pourrez également très vite l'appliquer à vos donneurs d'ordres, ou même vos fournisseurs : en considérant que nous sommes mutuellement clients l'un de l'autre, quelles contraintes puis-je alléger par un effort raisonnable ?

* Cette pratique est librement inspirée du Servant Leadership, notion des années 70 qui influence aujourd'hui le "manager-coach".

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Agile tu deviendras

La routine a de nombreux avantages pour les tâches à faible valeur ajoutée : elle génère des automatismes, elle est rassurante, et elle s'inscrit dans la durée. Et pourtant, "Routine n'est pas organisation, pas plus que paralysie n'est ordre." (Arthur Helps)

Si le rôle du manager est d'en mettre en place pour fluidifier certaines tâches (en attendant éventuellement de les automatiser, voire de les externaliser), il se doit aussi d'en évaluer la pertinence dans le contexte du moment. Il en est de même pour son propre management.

Par exemple : faire des réunions d'équipe, c'est indispensable, et encore plus dans le contexte actuel de télétravail. Nous avons évoqué plus tôt la diversité des profils d'une équipe achats, qui nécessitent des moments de partage. Mais n'oubliez pas que ces réunions servent un but, et que vous devez mesurer s'il est atteint.

Combien de réunions sont planifiées à un rythme régulier (hebdomadaire, voire quotidien) pour créer du lien et du partage d'information, et se transforment après quelques itérations en "revue des chiens écrasés" ? Avec de moins en moins d'attention, voire de motivation des participants, et le constat que les sujets n'avancent pas, l'objectif est-il atteint ?

Charge à vous de définir avec vos équipes le format le plus adapté à vos besoins, et de créer un environnement où tous peuvent proposer de le remettre en cause.


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Bonus : Sortir du cadre tu devras

"Attendez ! On nous a vendu 6 point et là il y en a 7 ... vous êtes acheteur et vous ne savez pas compter ??"

C'est une excellente transition pour parler d'un point qui nous passionne : sortir du cadre. Sortir du cadre, c'est la capacité d'un collaborateur ou d'un manager à se projeter en dehors de ce qu'on a l'habitude de voir ou de penser. C'est cette délicieuse capacité à ne pas rester sur ses acquis et à vouloir tester du nouveau, de l'original. Malheureusement, en matière de management (et surtout dans les achats), on ne peut pas laisser les choses au hasard.

C'est bien beau tout cela, mais comment sortir du cadre ? Très, très, bonne question.

1.Utilisez votre intuition ! Elle est de loin votre arme la plus puissante pour sortir du cadre et voir au-delà du train train quotidien (Pour aller plus loin : cliquer ici).

2.Faites du Benchmark avec vos collègues. Vous favoriserez ainsi l'innovation en utilisant les bonnes pratiques des autres services et même des autres managers achats.

3.Allez sur la page LinkedIn de Buyer's Life. C'est l'occasion d'échanger avec des professionnels qui ont les mêmes problématiques et de voir qu'au final, vous n'êtes pas seuls face à elles. Pas mal non ?


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© Andres Rodriguez - Fotolia

Conclusion

Parler de management est toujours délicat puisqu'il n'existe pas de vérité absolue, mais simplement des chemins différents à prendre ou non. La liste ne s'arrête pas à simplement 6 ou 7 commandements, mais ceux que nous avons voulu mettre en évidence sont des aspects trop souvent mis de côté, et qui pourtant ont une importance dans la cohésion du groupe et dans la performance globale.

Et vous ? Quels commandements ajouteriez-vous à cette liste ?


Lire les précédentes chroniques de Quentin Mirablon (The Buyer'sLab)

Achats et monde animal : Quelle espèce d'acheteur êtes-vous ?

6 techniques à mettre en place pour changer votre service achats (vraiment)

L'art de la guerre appliqué aux achats

Les six métaphores représentant l'acheteur

Les 5 fois où il est primordial pour un acheteur de dire NON!

Quels sont les super-pouvoirs que nous aimerions avoir à notre disposition ?

Les 5 raisons pour lesquelles les introvertis sont d'excellents acheteurs !

Négociation et questions sensibles : Comment ordonner les sujets à évoquer

Fin du diaporama

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