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[Fiche pratique] Délégation de pouvoir et délégation de signature

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[Fiche pratique] Délégation de pouvoir et délégation de signature
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La décision d'acheter un bien ou un service en entreprise est courante et inévitable. Celui qui décide est-il celui qui en est responsable ? La décision et la responsabilité d'achat peuvent ne pas être cumulées par une même fonction.

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La délégation est un outil de gestion interne qui répond à des règles juridiques. Cet outil comporte des risques autant pour le délégant (celui qui délègue la mission) que pour le délégataire (celui à qui la mission est confiée). En entreprise, il est courant de rencontrer des cas de délégation de pouvoir et de délégation de signature. La première permet à un chef d'entreprise de transférer son pouvoir de décision et sa responsabilité (pénale) à un subordonné. La seconde permet à un délégant d'autoriser un subordonné à signer des documents pour faciliter le flux en interne. Le pouvoir de décision implique un pouvoir de signature, mais à l'inverse cette règle n'est pas appliquée.

La fonction achats décide et agit quotidiennement pour le compte de l'entreprise : choix des fournisseurs, signature de contrats, décisions des montants engagés, embauche ou licenciement d'un acheteur, passation de bons de commandes, etc.

Quelles sont les règles de la délégation de pouvoir ?

La délégation de pouvoir ne doit pas nécessairement être écrite, mais les faits doivent suffire à la prouver. Elle doit être précise et limitée dans son champ et dans le temps. Elle implique un rapport de subordination entre le délégant et le délégataire. Le délégataire doit disposer pleinement de la compétence, de l'autorité et des moyens nécessaires pour accomplir la mission confiée. Tout décideur engage sa responsabilité pénale, et celle de l'entreprise, en cas d'infraction. Un directeur achats peut subdéléguer son pouvoir de décision aux membres de son équipe. Ils deviennent à leur tour responsables pénalement des décisions qu'ils prennent et engagent la responsabilité pénale de l'entreprise et la responsabilité civile du dirigeant. Pour le bien de l'entreprise, le directeur achats doit s'assurer que son équipe est capable de prendre les bonnes décisions.

A contrario, en déléguant sa signature, le délégant en reste responsable. Pour cette raison, les délégations de signature (contrats et bons de commande) s'appliquent selon les montants engagés et niveaux hiérarchiques du délégataire. Par exemple un acheteur engage l'entreprise jusqu'à 100 K€, un responsable achats jusqu'à 400 K€, un directeur achats jusqu'à 2 millions, un directeur financier jusqu'à 4 millions et le dirigeant au-delà.

Toute décision ne peut être déléguée

En vertu des pouvoirs régaliens investis par le dirigeant d'une entreprise, toutes ses compétences propres ne sont pas transférables. "Il n'y a pas de domaines réservés en termes de délégation, il semble que pour les tâches de saisine et de représentation dans les organes internes à l'entreprise, la délégation n'emporte pas exonération de responsabilité."

Le mot d'ordre : vigilance

Le délégant, autant que le délégataire, doit être conscient des obligations et enjeux que la délégation de pouvoir ou de signature entraîne. Dans les cas indésirables d'infraction et d'erreurs pour le compte de l'entreprise (et non pour un intérêt personnel), la responsabilité pénale non seulement du délégataire, mais également de l'entreprise est engagée.

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