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[Tribune] La délégation des appels d'offres aux fonctions opérationnelles : un levier de la transformation achats

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[Tribune] La délégation des appels d'offres aux fonctions opérationnelles : un levier de la transformation achats

Je partagerai ici une option souvent critiquée mais qui, au contraire, peut être un levier efficace pour des petites et moyennes entreprises qui abordent un projet de transformation des achats : la délégation des appels d'offres aux fonctions opérationnelles déjà en place.

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L'approche classique voudrait que le (la) responsable achats, ayant la charge de ce projet de transformation des achats, consacre son énergie à reprendre dans un premier temps la gestion des appels d'offre pour maîtriser l'acte d'achats. Il faudrait alors positionner de nombreuses ressources sur les projets, et assurer les étapes de la rédaction des cahiers des charges jusqu'aux choix des fournisseurs.

La méthode préconisée ici est au contraire de conserver la gestion des appels d'offres par les opérationnels et de se concentrer uniquement sur les domaines où l'acheteur peut créer de la valeur. Plus l'acheteur sera positionné en amont dans la chaine de valeur, bien plus grande sera l'influence sur les coûts, les risques, l'innovation et la planification des besoins.

L'énergie de la transformation sera alors orientée sur 2 points :

  • Focus des acheteurs sur le category management uniquement
  • Mise en place des jalons de validation dans les process d'appels d'offres où c'est le management achat qui assurera les prises de décision

Les avantages sont multiples. Premièrement l'acheteur aura un positionnement unique pour rencontrer les entreprises du marché, les autres donneurs d'ordre et utiliser les réseaux achats. Il apportera rapidement de nouvelles méthodes et prendra du recul là où l'opérationnel est cloisonné par les projets et son activité quotidienne.

Il évitera la "bataille interne" pour reprendre le pilotage des appels d'offre, vous embarquerez plus aisément les autres directions dans votre projet de transformation sans opposition. Elles monteront en maturité rapidement et seront facilement embarquées dans votre réseau achats interne élargi.

De plus, vous gagnerez le respect des prescripteurs en créant de la valeur via les politiques achats, et par l'introduction d'innovations ou de bonnes pratiques venant de l'extérieur. Les fournisseurs deviendront aussi vos alliés plus rapidement si vos premiers contacts ne se résument pas à des négociations de prix lors d'appels d'offres. Enfin le management achats sera plus à même d'imposer les jalons de validation pour encadrer le process d'appel d'offre.

Ainsi la cohérence entre vos politiques achats et les appels d'offres sera assurée et vous aurez à portée de main un réseau interne créateur de valeur avec une organisation achats optimisée.

Enfin, avec cette approche, l'épanouissement de l'acheteur sera renforcé, concentré sur des tâches stratégiques. Alimenté par la crédibilité renforcée, cela donnera également de l'élan à son employabilité interne en lui ouvrant les portes de fonctions opérationnelles, et c'est aussi cela la responsabilité d'un manager. La délégation encadrée des appels d'offres aux prescripteurs n'est pas un abandon. Pour des petites et moyennes structures, c'est un levier d'efficacité pour répondre aux enjeux stratégiques et un véritable moteur pour développer la maturité de la fonction achats.

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