Comment structurer la fonction achats dans les PME ?
Structurer la fonction achats dans les PME est un enjeu majeur pour le développement et la rentabilité de l'entreprise. Il s'agit d'établir une politique d'achat efficace, d'appliquer des stratégies d'achat adaptées aux différents types d'achats et de structurer un service achats doté d'un personnel compétent et motivé.
Je m'abonneLa fonction achats est essentielle au bon fonctionnement et à la rentabilité d'une PME. Elle permet d'acquérir les biens et services nécessaires à son activité, en optimisant les coûts, la qualité, les délais et les risques. Mais comment structurer la fonction achats dans les PME ? Que faut-il prendre en compte pour organiser efficacement cette fonction stratégique ? Voici quelques conseils pour y voir plus clair.
Définir une politique achats
La première étape pour structurer la fonction achats dans une PME consiste à élaborer une politique d'achats. Il s'agit d'un document qui formalise la vision, les objectifs, les principes et les règles qui guident les actions et les décisions des acheteurs.
Cette politique doit être conforme à la stratégie globale de l'entreprise et aux besoins des clients internes. Elle doit également tenir compte du contexte du marché, de la concurrence, des opportunités et des menaces.
La politique achats doit répondre à plusieurs questions, telles que :
- Quels sont les enjeux et les priorités de votre PME en matière d'achats ?
- Quels sont les critères de performance et les indicateurs de suivi des achats ?
- Quelles sont les procédures et les processus à respecter pour réaliser les achats ?
- Quels sont les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués dans les achats ?
- Quelles sont les règles déontologiques et éthiques à respecter dans les relations avec les fournisseurs ?
- Quelles sont les actions à mener pour intégrer une dimension responsable et durable dans les achats ?
La politique d'achat doit évidemment être communiquée et partagée avec toutes les parties prenantes de l'entreprise afin de s'assurer qu'elle soit bien connue et respectée.
Mettre en place des stratégies d'achats
La deuxième étape pour structurer la fonction achats dans une PME consiste à élaborer une stratégie d'achat pour chaque catégorie d'achats identifiée. Le but d'une stratégie d'achat est d'optimiser les coûts, la qualité, les délais de livraison et les risques liés aux fournisseurs, en fonction des besoins et des attentes de l'entreprise.
Votre stratégie d'achat doit comprendre plusieurs étapes, telles que :
- L'analyse du besoin : il s'agit de définir clairement le cahier des charges du produit ou service à acheter, en tenant compte des spécifications techniques, fonctionnelles, qualitatives et quantitatives.
- La recherche de fournisseurs : il s'agit d'identifier les fournisseurs potentiels qui sont capables de répondre au besoin, en utilisant des sources internes (base de données, recommandations...) ou externes (annuaires, salons, internet...).
- La sélection de fournisseurs : il s'agit de choisir les fournisseurs les plus adaptés au besoin, en évaluant leurs performances sur des critères objectifs (prix, qualité, délai, service...).
- La négociation avec les fournisseurs : il s'agit de trouver le meilleur compromis entre le prix et la valeur du produit ou service, en tenant compte des intérêts et des contraintes de chaque partie.
- Le suivi des fournisseurs : il s'agit de contrôler la conformité du produit ou service livré par rapport au cahier des charges, et de mesurer la satisfaction du client interne. Il s'agit également de maintenir une relation de confiance avec les fournisseurs, en assurant un dialogue régulier et constructif.
La mise en oeuvre d'une stratégie d'achats efficace permet de rationaliser le processus d'achat et d'améliorer les performances globales de votre entreprise.
Définir l'organisation du service achats
La troisième et dernière étape pour structurer la fonction achats dans une PME est la mise en place d'un service achats. Il s'agit de définir l'organisation et les ressources humaines nécessaires à la fonction achats.
La structure du service achats peut varier selon la taille de la PME et la complexité des achats, mais elle comprend généralement les éléments suivants :
- Un manager achats/ responsable : il s'agit du responsable du service achats, qui définit la politique et les stratégies d'achats, et qui manage l'équipe d'acheteurs. Il peut être un directeur achats dans les grandes PME, ou un responsable achats dans les petites PME.
- Des acheteurs/ category managers : il s'agit des opérationnels du service achats, qui réalisent les achats selon les besoins et les objectifs de l'entreprise. Ils peuvent être spécialisés par famille de produits, par fournisseur, par domaine d'activité, ou polyvalents selon le cas.
- Des assistants achats : il s'agit des supports du service achats, qui assurent les tâches administratives et logistiques liées aux achats (saisie des commandes, suivi des livraisons, gestion des factures...).
La structuration d'un service achats permet de répartir les rôles et les responsabilités des uns et des autres tout en favorisant la coordination et la collaboration.
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