Transformer, moderniser et valoriser la fonction achats, REX de la SANEF

Les objectifs sont clairs : professionnaliser les process et les pratiques des différentes activités, transversaliser la vision globale des Achats pour l'éloigner d'un traitement en silos et mieux appréhender la gestion du risque. « Nous voulions repositionner l'acheteur sur des actions à plus forte valeur ajoutée en arborant une vision moins transactionnelle de l'achat », résume Cyril Chedanne, responsable Achat Exploitation au sein de la Sanef. Les 28 collaborateurs qui opèrent autour de la fonction achats ont été regroupés au sein de la direction créée, avec une clarification des rôles autour de deux métiers, le gestionnaire administratif Achats (19 membres pour gérer la procédure publique) et l'acheteur. Le service a fait rapidement l'acquisition de Docusign pour accélérer les délais de signature contractuelle et de l'outil Per Angusta pour accélérer la transformation d'une logique d'achat transactionnelle à une approche projet d'Achats. « Auparavant, chaque acheteur traitait son spend via un fichier Excel. Ce SI Achats permet de consulter la planification des dossiers en cours mais également le plan de charge des acheteurs », relate Cyril Chedanne.

"Se concentrer sur les AO les plus critiques"

En parallèle, la Direction des Achats, habilitée à traiter des marchés publics, des commandes et des contrats, mise sur un modèle innovant d'organisation concernant les appels d'offres. Partant du principe que les neuf acheteurs ne pourraient couvrir la centaine de catégories d'achat et les presque 500 projets annuels, leur seuil d'intervention était relevé à 30 K euros contre 15 initialement. Trois modes de pilotage (acheteur, prescripteur, délégation) étaient définis d'après le niveau de risque, la charge de travail et la plus-value estimés ; depuis le pilotage complet par l'acheteur à la délégation intégrale aux opérationnels. Deux jalons en début de projet et lors du choix du fournisseur ont également été ajoutés pour valider la stratégie achat et son respect. « L'acheteur peut ainsi concentrer son temps sur les appels d'offres les plus critiques, tout en gardant un encadrement contrôlé sur les sollicitations moins impactantes », commente Cyril Chedanne. À la mi-2021, les résultats de cette nouvelle approche étaient largement probants, avec une nette amélioration de la perception des Achats et de sa valeur ajoutée au sein du groupe. Elle contribue à une meilleure prise en compte de la relation fournisseurs par les acheteurs et à une consolidation de la relation commerciale. « Ils prennent part aux réunions de suivi et interviennent dans les éventuels litiges, faisant office de conciliateur, tel un garant de la relation ». Et participe à la montée en compétences, avec une révision des méthodes de pondération et des conditions de paiement. « Nous avons rattrapé 10 ans de maturité, tout en diffusant la culture Achats, en embarquant les opérationnels dans notre vision du risque et en apprenant à déléguer au bon moment et au bon endroit », conclut Cyril Chedanne.