Téléphonie mobile : des dépenses en voie d'optimisation

70 000 € de facture téléphonique pour quelques jours passés à l'étranger ! C'est la mauvaise surprise qu'a récemment eue une entreprise, au retour de vacances de l'un de ses collaborateurs dans un pays du Maghreb. "Lors de son séjour en famille, l'un des enfants de l'employé s'est emparé de son téléphone professionnel sans qu'il s'en aperçoive, pour consulter des vidéos des heures durant", expose Emmanuel Laquière, directeur du pôle Digital Technologies Solutions au sein du cabinet de conseil en performance opérationnelle EPSA Groupe. Certes, toutes les dérives ne se soldent par une note aussi salée. Néanmoins, "des dépassements de l'ordre de plusieurs centaines ou plusieurs milliers d'euros ne sont pas forcément rares" , précise-t-il.

Désormais, les entreprises se penchent plus volontiers sur ces postes de coûts longtemps négligés. Orlie Allali, directrice achats hors-médias au sein du géant de la communication Dentsu Aegis, relève que ces dépenses sont étudiées de très près dans sa structure depuis environ trois ans: "Ce travail est effectué, en ­collaboration, par la direction des achats et la DSI. Nous avons ainsi passé en revue l'ensemble des mobiles de notre parc, en répertoriant les profils auxquels on les attribue. Le développement de l'Internet mobile au cours des ­dernières années a été à l'origine d'une remise en question complète des pratiques en matière de gestion de la téléphonie mobile en entreprise".

Jérôme, travel manager au sein d'un grand groupe de communication, témoigne : "En 2012, nous avons mis en place un contrat groupe avec l'opérateur Orange, pour un engagement triennal renouvelable. Auparavant, comme dans beaucoup d'entreprises, chaque collaborateur disposait de son téléphone portable personnel, et notre employeur versait une sorte de forfait mensuel de l'ordre de 30 ou 40 € à une catégorie de personnel éligible, en guise de remboursement de frais associés. Il n'y avait aucune consolidation des données et il n'existait pas de ­gestion spécifique".

Il a donc été décidé en interne de mettre un terme au système de notes de frais systématique, très chronophage: "En lieu et place , nous avons instauré une gestion intégrée avec un opérateur, des matériels choisis pour les ­collaborateurs et des forfaits adaptés aux besoins de chacun. Il s'agit, dans un premier temps, de déterminer dans chaque service quelle personne a droit ou pas à un téléphone associé à une offre de ce type."