Isagri : une révolution (achats) à tous les étages

12 filiales, 12 manières de fonctionner. C'est pour mettre un terme à cette approche hétérogène des achats que la société Isagri a décidé de recruter en 2017 Audrey Legrand, responsable de ce volet à l'échelle du groupe. Un nouveau poste pour ouvrir une nouvelle ère. "Dès mon arrivée, mon travail s'est rapidement organisé autour de trois piliers principaux. Le premier est la mise en place d'un process qualité relatif aux achats, le deuxième concerne la création d'un pôle d'achats hors production, et le troisième a pour finalité l'harmonisation des achats pour l'ensemble du groupe", résume-t-elle.

Un process global d'achats

Isagri est un éditeur de logiciels pour les activités agricoles, comptables, et artisanales. Sa particularité est d'associer à la vente de solutions logicielles des éléments matériels tels que des PC, des consommables informatiques, ou encore des serveurs. Pour pouvoir répondre à certaines exigences qualité, et notamment à la norme ISO 9001 à laquelle l'entreprise est soumise, il était souhaitable d'instaurer davantage de règles autour de l'acte d'achat. "Auparavant, le service achats se limitait à l'acquisition de matériels informatiques que nous revendions. L'acheteur était spécialisé dans les produits de négoce, mais n'encadrait pas l'ensemble des acheteurs du groupe. Les autres achats étaient assurés par des acheteurs métiers qui assumaient leur tache individuellement, sans harmonisation de l'activité. En devenant responsable achats au niveau du groupe, j'ai donc mis en place un process global qui touche aussi bien les achats de négoce que les autres achats indirects," décrit Audrey Legrand.

Au coeur de ce process se trouve l'ERP de l'entreprise, en cours de déploiement à l'heure actuelle, afin de gérer les commandes et les stocks. La responsable des achats participe activement à son paramétrage. "De manière satellite viennent s'ajouter à ce système des outils de qualité que j'élabore de toute pièce, portant sur les évaluations fournisseurs, des process de sélection de fournisseurs sur la base des devis passés, de l'historique, ou encore sur le suivi des éléments de conformité", poursuit-elle. "Ce pilier consacré au process qualité représente la plus grande partie de mon travail. A chaque instrument mis en place, il faut créer une méthode associée, qui représente en quelque sorte le mode d'emploi de l'outil en question. Une étape coûteuse en temps, mais absolument nécessaire pour une efficacité à long terme."

Redéfinir les rôles de chacun

Il s'agit aussi de mettre en place des méthodes "pour savoir qui fait quoi dans l'ensemble des flux d'approvisionnement du groupe, de la naissance du besoin au suivi du fournisseur en passant par le passage de la commande ou le traitement des non conformités", souligne la responsable. A titre d'exemple, Isagri met actuellement en place un accord global de partenariat hôtelier pour les déplacements de l'ensemble de ses collaborateurs, en l'occurrence avec les chaînes Campanile et B&B Hôtels, établissant des tarifs profitables à l'ensemble des 12 filiales. Jusque là, chaque site pouvait avoir des accords qui lui était propre, de surcroît avec des hôtels n'ayant qu'une implantation locale.

Dans le cadre de la création d'un pôle d'achats hors production, visant à regroupant l'ensemble des achats nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, le service achats fonctionne en relation directe avec les autres services et les accompagne dans leurs besoins. éLa nouvelle configuration sur ce plan est un vrai challenge car notre entreprise fête cette année ses 35 ans, ce qui signifie que des habitudes de travail ancrées de longue date vont devoir être changées. Le défi est d'autant plus important qu'il ne s'agit pas uniquement d'adopter cette nouvelle posture sur notre site historique de Beauvais, mais bel et bien sur le périmètre achats de l'ensemble du groupe Isagri", détaille Audrey Legrand.

Une démarche d'envergure, bientôt internationale

Le fonctionnement passé qui voyait chaque filiale oeuvrer indépendamment les unes des autres, avec des acheteurs métiers qui réalisaient des achats au nom de la filiale dans laquelle il évolue, laisse désormais place à une perspective d'achats groupés. Concrètement, le travail d'harmonisation global consiste à se pencher sur l'homogénéité des fournisseurs, des contrats. Ce véritable travail d'audit concerne toutes les catégories d'achats de toutes les filiales. "Le fait d'être implanté sur plusieurs sites complique bien sûr les démarches. Il importe d'être précautionneux dans les relations, de faire preuve de diplomatie avec les collaborateurs des autres filiales pour qui les répercussions au quotidien peuvent être fortes, d'autant que ce travail se fait essentiellement à distance. Pouvoir s'appuyer sur son directeur général et son directeur financier, comme c'est mon cas, est un aspect particulièrement précieux dans une telle situation", confie Audrey Legrand.

Pour l'instant, les missions de la responsable des achats se concentrent sur les filiales françaises. Mais très bientôt, les structures étrangères d'Espagne, d'Angleterre, ou encore du Canada seront-elles aussi inviter à intégrer les nouveaux process déployés.