Géolocalisation : choisir la bonne solution

Relevé des kilométrages parcourus, programmation des révisions, renégociation des primes d'assurance, suivi des consommations de carburant... autant d'enjeux que les gestionnaires de flottes doivent maîtriser pour piloter au plus près le coût d'usage des véhicules. Pourtant, les différents postes qui composent ce TCO ne sont pas toujours connus avec précision. En outre, toutes les composantes du TCO ne prennent pas la même importance d'une entreprise à l'autre. Les marges d'optimisation n'étant pas les mêmes pour une entreprise dont les techniciens effectuent des dépannages en zone urbaine, par exemple, et pour une autre dont les commerciaux parcourent de longs trajets au volant de leur voiture de fonction.

C'est pourquoi les offres de géolocalisation sont aujourd'hui de plus en plus segmentées pour offrir des prestations à la carte avec le souci de répondre à des problématiques bien différentes. "Nous commençons par réaliser un audit de tous les postes de coût afin d'identifier les premiers axes d'optimisation et sélectionner les postes budgétaires sur lesquels nous pouvons parvenir à une optimisation", explique Franck Gaultier, directeur marketing et communication de Mapping control. Ce prestataire propose une palette de huit services allant de la traçabilité des véhicules jusqu'à l'optimisation des tournées en passant par l'analyse de conduite. Le module de géolocalisation permet de limiter les kilomètres parcourus en optimisant les déplacements des véhicules en temps réel avec un impact sur la maîtrise des postes carburant, pneumatiques, entretien et sinistralité, voire sur les heures supplémentaires dans le cas où l'organisation des tournées rationalise les horaires de travail des conducteurs.

Un autre module, dédié à la gestion des avantages en nature, impute automatiquement et selon des horaires déterminés à l'avance par l'entreprise à chaque trajet un caractère professionnel ou privé. Ainsi, le gestionnaire peut-il établir ses déclarations d'avantages en nature et même simuler si un collaborateur a intérêt à déclarer ses frais au réel ou au forfait. Quant au module de gestion de parcs, il fait remonter au gestionnaire, en temps réel, toutes les informations liées à l'utilisation du véhicule. "Nous pouvons paramétrer des rapports de gestion et des alertes afin de suivre les progrès accomplis", précise Franck Gaultier. Ainsi, Mapping control évalue le retour sur investissement entre cinq à dix fois le coût facturé à ses clients (18 euros par mois et par module pour un véhicule).

Paramétrer l'outil par utilisateur

Le paramétrage de l'interface client, ­généralement un extranet voire une application mobile, permet d'affiner le suivi des indicateurs de coût par catégorie de conducteurs. Chez ­Suivideflotte.net, l'utilisateur peut créer des groupes, par exemple par métier ou par secteur géographique. "Nous pouvons également appliquer des filtres pour voir quels techniciens sont sur la route ou à l'arrêt ou encore pour afficher des points d'intérêt, tels que la localisation de clients ou de fournisseurs", évoque Julien Rousseau, son directeur général.

De même en ce qui concerne le reporting, la fréquence des rapports est paramétrable, tout comme leur périmètre. Ainsi, le gestionnaire de flottes peut faire remonter des informations provenant d'une équipe de commerciaux affectée à un secteur géographique pour les comparer au reste du territoire ou encore créer un reporting dédié aux indemnités de déplacement. L'outil s'est également adapté à la nouvelle réglementation, qui interdit d'utiliser la géolocalisation pour suivre les salariés en dehors de leurs horaires de travail. Chez Suivideflotte.net, les véhicules équipés possèdent un bouton "vie privée" que les salariés peuvent actionner pendant leur temps de repos. La manipulation s'effectue également grâce à une application pour smartphone ou par l'envoi d'un SMS.