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5 conseils pour réussir sa stratégie d'externalisation d'achats de prestations intellectuelles à l'international

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5 conseils pour réussir sa stratégie d'externalisation d'achats de prestations intellectuelles à l'international
© mizina - Fotolia

C'est bien le coût total du projet, le fameux Total Cost of Ownership, qui doit être pris en compte. Car au sein d'une stratégie d'achats de prestations intellectuelles à l'international, certains coûts "cachés" peuvent rendre le projet moins intéressant financièrement que prévu.

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Trouver le meilleur prestataire, où qu'il soit... n'est-ce pas finalement l'objectif commun de tous les acheteurs de prestations intellectuelles ? Pourtant face à l'internationalisation des entreprises et de leurs échanges, l'atteinte de cet objectif se révèle de plus en plus complexe. Même quand le périmètre est national voire local, il faut en la matière, comme ailleurs, savoir penser global !

Cette accélération, déjà amorcée depuis plusieurs années, va s'intensifier, c'est certain, dans l'après-crise sanitaire, portée par la généralisation du télétravail qui permet de dépasser la barrière jusqu'alors bien ancrée de la nécessité d'être présent au bureau physiquement pour certaines prestations.

Nous avons identifié 5 conseils et bonnes pratiques indispensables pour lancer une stratégie d'achats de prestations intellectuelles internationale réussie:

1 - Identifiez en amont les porteurs du projet en interne

- Au niveau global comme au niveau local

Ce sont les porteurs du projet qui en feront sa réussite. Dès lors, pour assurer une harmonisation entre les différents marchés, identifiez un point de contact unique par pays qui aura une vision adaptée à chaque marché.

Cartographiez également en amont tous les types d'acteurs impliqués dans les achats de prestations intellectuelles. Ils ne sont pas tous gérés par les achats : dans certains pays, ce sont les RH ou les opérationnels qui s'en chargent, ce qui nécessite d'adopter une stratégie globale de rationalisation des fournisseurs.

Autre point à ne pas négliger : la France fait partie des pays les plus avancés sur la formation et la professionnalisation de la fonction achats. Il faut donc bien évaluer en amont le degré de maturité des équipes locales sur ce type de mission ; il ne sera pas le même partout !

- Intégrez la notion de coût global du projet dans le choix de vos porteurs de projet

Ce n'est pas nouveau, c'est bien le coût total du projet, le fameux Total Cost of Ownership (TCO), qui doit être pris en compte. Car au sein d'une stratégie d'achats de prestations intellectuelles à l'international, certains coûts "cachés" peuvent rendre le projet moins intéressant financièrement que prévu.

Si vous considérez par exemple les différents fuseaux horaires sur lesquels seront positionnées les personnes chargées du projet, faut-il les faire travailler en horaires décalés, avec un surcoût de salaire associé et toute une réorganisation des calendriers ? Autant de questions qu'il ne faut pas oublier, au risque de mauvaises surprises...

2 - Trouvez le bon curseur entre stratégie globale et spécificités locales

L'international n'est pas une zone unique car chaque pays a ses spécificités locales, voire régionales ! Assurez-vous que la stratégie globale déclinée dans le pays est bien adaptée dans toutes ses dimensions : spécificités culturelles, juridiques, comptables, etc.

Donnons quelques exemples :

-Le métier d'ingénieur d'affaires, très répandu en France, l'est beaucoup moins dans d'autres pays. Si l'offre est postée sans re-contextualisation, elle ne suscitera pas d'intérêt

-Le terme ESN est également très français. Aux Etats-Unis par exemple, elles sont appelées "Consulting Companies", au Québec ce sont des "Firmes de Conseil", etc.

-La facturation est propre à chaque pays. Au Canada et aux Etats-Unis, on ne parle pas de taux journalier moyen car les prestataires sont plus souvent facturés à l'heure et payés généralement 2 fois par mois contre 1 fois en France

3 - Définissez en amont une grille d'évaluation pour la sélection des prestataires

Quand on pense aux achats de prestations intellectuelles au niveau mondial, la tentation peut être grande de focaliser son attention sur les pays émergents qui comptent bon nombre de fournisseurs innovants et prometteurs. Mais avant toute chose, il est impératif de poser une grille d'évaluation pour sélectionner efficacement ses prestataires.

Au préalable, il est impératif de se demander si les compétences sont externalisables. Sur ce terrain, tout dépendra du niveau de technicité des compétences requises, et de la criticité des projets impliqués. Plus le projet est lié à la valeur "Core" de l'entreprise, ce qui fait son business model et son point de différence, plus cette question doit être posée.

Ensuite, en listant tous les critères d'évaluation des prestataires avec une pondération associée. Les coûts sont bien entendus un élément majeur, mais d'autres doivent impérativement être intégrés, comme :

-La qualité et la conformité de la réalisation par rapport au cahier des charges

-La gestion de la langue et des fuseaux horaires

-La prise en compte de l'expertise nécessaire, à réaliser avec les services métiers directement impliqués dans le projet

-L'éloignement possible des prestataires, entre Nearshore (Europe de l'Est et Maghreb) et Offshore (Asie)

4 - Prenez en compte le degré de maturité de la stratégie de votre entreprise à l'international

Il s'agit là d'évaluer la maturité de la stratégie achats globale de votre entreprise en matière de partenariats fournisseurs. Même dans le cadre d'une stratégie consolidée et établie de longue date, questionnez attentivement les raisons de passer par de l'achat de prestations intellectuelles à l'internationale. S'agit-il uniquement d'une question de coût ?

La gestion de projet et la culture écrite doit également être plus ancrée, avec des livrables attendus et spécifications claires pour éviter les incompréhensions et allers-retours qui peuvent être éviter lorsque toute l'équipe est présente dans un seul bureau.

A côté, une bonne maîtrise de l'anglais par les équipes est indispensable pour échanger avec les prestataires, et peut entraîner de réels freins de communication si la langue n'est pas maîtrisée par l'ensemble des parties prenantes.

5 - Trouvez le partenaire de confiance

Trouver un partenaire de confiance s'avèrera toujours une stratégie gagnante pour économiser du temps, mieux gérer les risques, éviter de faire des erreurs et faire primer l'agilité sur les coûts. Rien de tel que de collaborer avec des partenaires avec lesquels des habitudes et de la confiance se sont créées.

Un partenaire qui dispose d'une implantation dans les pays ciblés et qui connaît bien le marché sera un atout décisif, car il vous apportera autant de connaissances sur la fiscalité, les risques, les coutumes, les façons de travailler, la culture... et vous évitera bien des déconvenues.

Un juste équilibre entre une démarche "value in" et "cost out"

Finalement, la stratégie gagnante est bien celle du juste équilibre entre une démarche "value in" et "cost out".

Quelle autre fonction peut se targuer d'être aussi "connectée" aux évolutions du monde économique dans l'entreprise ? Les achats sont le reflet de l'activité des organisations humaines et de leur transformation, c'est une réalité qu'on oublie trop souvent. Dis-moi quelle est ta politique d'achats, je te dirai qui tu es ! Une bonne façon de travailler à faire les bons choix.

Par Julien Clouet - Fort d'une expérience de 10 ans dans le conseil en technologies, Julien Clouet fonde LittleBIG Connection- en 2013 avec une principale mission : réconcilier les grandes entreprises avec les PME et freelances du conseil en IT et ingénierie. LittleBIG Connection apporte aujourd'hui à ses utilisateurs tous les outils et services technologiques innovants pour leur permettre de travailler ensemble de façon plus simple, plus ouverte et plus transparente.

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