Achats de prestations intellectuelles : 5 bonnes pratiques pour mieux les structurer

Dans une logique de sécurisation juridique et de performance, la première bonne pratique ? Privilégier l'achat de livrables et de résultats plutôt que le simple temps passé. Cela permet de s'éloigner du risque de prêt illicite de main-d'oeuvre ou de délit de marchandage, en plus d'apporter une meilleure prévisibilité budgétaire. L'approche livrable clarifie également les attentes et favorise la responsabilisation du prestataire.

Formaliser et sécuriser les achats de prestations intellectuelles

Une gestion rigoureuse des PI suppose une implication des directions achats dès la phase d'expression du besoin. Les directions achats doivent se positionner en facilitateurs. Onboarding des métiers, guides pratiques, modèles de cahiers des charges, ateliers de sensibilisation sont autant d'outils pour structurer les consultations et sécuriser les prestations achetées.

Embarquer les parties prenantes sur des objectifs communs de performance, l'exemple de la RSE

Le principal obstacle reste cependant la mobilisation des parties prenantes internes. Il faut convaincre les acheteurs comme les prescripteurs d'intégrer des critères sociaux dans leurs appels d'offres, quitte à rééquilibrer les grilles d'analyse au profit de l'impact sociétal. Dans le secteur privé comme le public, cela passe par une meilleure pondération des critères RSE - jusqu'à 15 à 20 % de la notation - et des pratiques de sourcing adaptées telles que la co-traitance, l'allotissement ou la consultation orientée exclusivement vers des structures de l'ESS.

Valoriser les achats au sein des métiers

Les achats de prestations intellectuelles sont souvent gérés directement par les prescripteurs au sein des entreprises, parfois en contournant les directions achats. Aujourd'hui, on observe une prise en main nette des directions achats sur ce type d'acquisition, dans les grands groupes et institutions publiques. Cela implique une meilleure collaboration entre les équipes métiers et les acheteurs pour garantir une gestion centralisée et efficace. Tout l'enjeu ici est de mettre en avant la valeur des achats et leur apport. Cet apport et cette valeur peuvent concerner à la fois la sécurisation de l'achat sur les livrables attendus mais également sur la qualité de la relation entre le fournisseur et le métier concerné.

Optimiser le sourcing via les plateformes VMS

Les VMS ont redéfini le paysage du sourcing des prestations intellectuelles. Ces plateformes permettent d'automatiser certaines tâches et de rationaliser la gestion des fournisseurs, et d'intégrer les contrats-cadres qui régissent les appels d'offres. En centralisant les demandes et en assurant un suivi en temps réel des performances, elles réduisent les coûts, les risques et les délais de mise en place des prestations.