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Géolocalisation des véhicules des salariés : mode d'emploi

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Géolocalisation des véhicules des salariés : mode d'emploi

Les dispositifs de géolocalisation permettent aux employeurs de déterminer en temps réel la position géographique d'une personne par la localisation d'un véhicule ou d'un objet dont elle a l'usage. Ils sont peu onéreux et pratiques, dès lors les entreprises peuvent y avoir recours de manière massive.

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Très utile aux entreprises pour déterminer la position des salariés, la géolocalisation doit néanmoins respecter des règles strictes imposées par la CNIL, en raison de son caractère intrusif. Concrètement, comment mettre en place la géolocalisation des véhicules et l'utiliser en toute sécurité ?

1. La mise en place de la géolocalisation des véhicules : pourquoi, pour qui et comment ?

Avant de mettre en place une flotte de véhicules équipés de dispositifs de géolocalisation, l'employeur doit se poser 3 questions : Pour quelles raisons ? Pour quelles catégories de salariés ? Comment procéder pour être en conformité ?

1.1. Finalités des dispositifs de géolocalisation

Le système de géolocalisation ne peut être utilisé que pour les finalités déclarées auprès de la Cnil et qui se limitent aux 5 cas suivants :

- Le respect d'une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en oeuvre d'un dispositif de géolocalisation, en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;

- Le suivi et la facturation d'une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d'une prestation de services directement liée à l'utilisation du véhicule ;

- La sécurité des salariés ou des marchandises ou du véhicule dont ils ont la charge ;

- Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d'urgence ;

- Le contrôle du respect des règles d'utilisation du véhicule définies par le responsable de traitement, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur.

Depuis ces dernières années, le recours à ces dispositifs peut avoir pour finalité accessoire le suivi du temps de travail, seulement s'il ne peut pas être réalisé par un autre moyen et sous réserve de ne pas collecter ou traiter des données de localisation autre que le temps de travail des salariés.

1.2. Destinataires des dispositifs de géolocalisation

Les dispositifs de géolocalisation ne peuvent pas être utilisés pour tous les salariés. Ils sont notamment incompatibles avec la liberté d'organisation de travail et de déplacements reconnue aux salariés autonomes, et notamment à ceux qui relèvent du forfait jours, bien que la jurisprudence ne se soit pas encore prononcée sur le cas spécifique de ces derniers.

De même, les salariés investis d'un mandat électif ou syndical ne peuvent faire l'objet d'une opération de géolocalisation lorsqu'ils agissent dans le cadre de leur mandat.

1.3. Comment ?

Préalablement à la mise en place d'un tel dispositif, le comité social et économique (CSE) doit être informé et consulté sur les moyens et techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés. Les salariés doivent également être informés préalablement à la mise en oeuvre du traitement des données ainsi que sur les données personnelles collectées, et notamment sur les finalités poursuivies, les destinataires des données issues de la géolocalisation, leur droit d'accès, de rectification et d'opposition, la durée de conservation des données.

À défaut, il serait possible d'obtenir le retrait du dispositif, qui en tout état de cause, sera illicite, aucun des éléments recueillis ne pouvant servir de preuve des fautes commises par un salarié. À l'issue de cette consultation et de l'information des salariés, l'employeur devra également inscrire le système de géolocalisation au registre des activités de traitement mis en place par le RGPD.

2. L'utilisation de la géolocalisation : inventaire des bonnes pratiques

Une fois mise en place, l'employeur doit encore respecter de nombreuses règles relatives aux garanties de sécurité et à la collecte et la conservation des données.

2.1. Garanties de sécurité

L'employeur, responsable du traitement des données personnelles, doit prendre toutes les précautions nécessaires pour préserver la sécurité des données à caractère personnel. Il doit empêcher qu'elles soient déformées, endommagées et éviter que des tiers non autorisés y aient accès.

La Cnil détaille les mesures facultatives et obligatoires visant à protéger les données. Les accès individuels aux données doivent s'effectuer par un identifiant et un mot de passe individuels - un mécanisme de gestion des habilitations, doit être mis en oeuvre pour garantir que les personnes habilitées n'ont accès qu'aux seules données effectivement nécessaires à la réalisation de leurs missions - un chiffrement des données doit être mis en place pour garantir la confidentialité - la traçabilité des accès aux données doit être assurée afin de détecter des tentatives d'accès frauduleux.

2.2. Collecte et conservation des données

L'employeur doit aussi respecter des règles concernant la collecte des données transmises par le dispositif de géolocalisation. Il peut collecter et traiter l'identification du salarié, les données relatives à ses déplacements, les données complémentaires associées à l'utilisation du véhicule, la date et l'heure d'une activation et d'une désactivation du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail.

En revanche, l'employeur doit s'interdire de collecter des données de localisation en dehors du temps de travail, en particulier lors des trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail ou durant les temps de pause.

Enfin, la durée de conservation des données est limitée à deux mois. Au-delà, la conservation doit être justifiée par une disposition légale ou par le fait qu'elle est nécessaire à des fins de preuve de l'exécution d'une prestation, s'il n'est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Dans ce dernier cas, la durée de conservation peut être portée à un an.Par

Par Aurélie Kamali-Dolatabadi est l'associée en charge du département droit social de Velvet Avocats. Elle accompagne ses clients sur toutes les questions de relations individuelles et collectives du travail, l'épargne salariale, la protection sociale. Elle les conseille également dans le cadre de restructurations et de cessions d'entreprises.

Et Marion Narran-Finkelstein, avocat au barreau de Paris depuis 2019 et docteur en droit de l'Université de Montpellier I. Elle assiste Aurélie Kamali-Dolatabadi en droit social.

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