Travel management : soignez votre reporting pour améliorer l'adhésion à la politique voyage

La mise en oeuvre d'un plan d'économies ambitieux sur la politique voyage avec différents points de restriction nécessite d'avoir un tableau de bord efficace et dynamique. Côté technique c'est un gros travail d'agrégation et de consolidation des données, côté gestion cela demande de mettre l'accent sur la communication pour une compréhension optimale en interne.

Pour construire le bon modèle de reporting il faut partir de choses simples. En général tout le monde parle de ses économies mais personne ne parle de la même chose. Donc premier point : linéariser les politiques voyage avec le responsable travel et le RH de chaque entité du groupe. Surtout s'il s'agit d'un groupe avec plusieurs antennes à l'international. Car malgré l'utilisation d'une agence unique, les pratiques voyage diffèrent d'un pays à l'autre, un travail de consolidation est donc nécessaire.

Avoir une approche pragmatique. On ne peut pas tout faire d'un coup, il faut avancer brique par brique en commençant par la plus stratégique pour vous. "Le vol représente 70% de la dépense voyage chez nous donc nous avons voulu agir d'abord sur l'air en mettant des restrictions sur la business class notamment", explique Gaël Naizin, category manager chez Schlumberger.

Donner la bonne visibilité aux bonnes personnes. Pour mesurer la dépense travel dans son ensemble plusieurs types de reporting sont nécessaires : dépense / compliance / performance. Pour ne pas brouiller l'information il faut adresser le bon reporting à la bonne personne. Le travel manager va s'intéresser à la compliance quand le DAF préfèrera mesurer la dépense.

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