Évaluation d'un fournisseur : sur quelles informations s'appuyer ?

Choisir un fournisseur expose les directions achats à de multiples pressions qui rendent le processus complexe. Pression réglementaire que les états font peser sur les organisations et qui ne cesse d'augmenter avec la multiplication des intervenants extérieurs (circuit de sous-traitants, taille des organisations...). Mais aussi "pression interne des autres fonctions", comme l'a souligné Emmanuel Poidevin (e-Attestations), à l'occasion d'un récent webinair Altares, qui doivent s'appuyer sur des informations que seul le service achats est en mesure d'appréhender." Puisque c'est lui qui onboard les fournisseurs, et tisse avec eux un lien privilégié. Identité, viabilité financière et bien d'autres datas encore qui doivent être fiables, opposables et à jour. Alors par où commencer ?

Les premières données à examiner

C'est auprès de son fournisseur, tout d'abord, que l'on peut obtenir divers documents pour s'assurer de son identité, de sa capacité à engager sa structure et de sa situation financière. Une première étape de collecte et d'analyse des informations qui doit être menée avec soin afin de détecter tout risque de fraude. Les chiffres relevés par Sandra Birtel de BLL Consulting sont en effet saisissants: "plus de 70% des entreprises en France ont été victimes au moins une fois d'une tentative de fraude documentaire en 2019." Les moyens actuels pour se procurer des faux de qualité étant très accessibles (marché noir, dark web). Heureusement, des gestes simples sont à la portée de tous pour prévenir une fraude tels que se former sur les clés d'identification et de sécurité des documents d'identité ou encore les mentions obligatoires sur les factures. Recourir à des solutions alliant intelligence artificielle et machine learning permet par ailleurs d'automatiser les vérifications et consacrer ses équipes à d'autres analyses plus sensibles.

Comme vérifier la santé financière de son partenaire? Les premières informations utiles sont récupérables auprès du tiers lui-même directement (liasse fiscale...), ou, plus difficilement, au contact de ses employés (plainte sur le non-paiement des salaires, rumeur de rachat, etc.). Ensuite, pour enrichir son analyse, divers indicateurs permettent de recueillir des données très pertinentes et fraîches,"contrairement au bilan qui est publié un an après et présente une vision un peu photoshopée de la situation de l'entreprise", selon Michael Lisch, consultant chez Altares. "Alors qu'il est possible en un regard de connaître la surface financière d'un fournisseur, son classement parmi les sociétés de son pays ou encore sa régularité dans le paiement de ses partenaires" avec des outils ad-hoc. Combinés entre eux, ces indicateurs alertent d'un risque quasiment en temps réel.

Vers une connaissance approfondie de son fournisseur

Au-delà des informations objectives recueillies sur son fournisseur, il est impératif, pour Jérôme Naslin, président d'Easypics "de lier l'analyse du risque à la dépense" suivant 4 axes :

- déterminer l'impact du fournisseur sur l'activité de l'entreprise (quelle conséquence s'il connaît des problèmes d'approvisionnement ?)

- mesurer le taux de dépendance (quel est le poids du donneur d'ordre dans le CA du fournisseur ? )

- identifier la géographie du fournisseur (évolue-t-il dans un pays à risque en termes de corruption, d'événements politiques, naturels...? )

- mettre en rapport le spend avec l'actionnariat du fournisseur (est-ce que l'on nourrit l'actionnariat d'un concurrent ou d'un prédateur possible de son entreprise ?)

L'analyse de ces risques, et notamment le calcul de certains taux, est difficile à effectuer sans outils spécifiques.

Par ailleurs, la réflexion achats doit être menée sur la base d'une évaluation préalable mais aussi continue, ainsi que d'une somme importante de données et de compétences mises ensemble pour optimiser la prise de décision. Un processus complexe donc mais propre à endiguer le risque, même le plus ténu !