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|Avis d'expert] Projets agiles : Réconcilions le couple acheteur fournisseur

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|Avis d'expert] Projets agiles : Réconcilions le couple acheteur fournisseur

Les enjeux de l'acheteur sur la sécurisation et l'anticipation des besoins, sont en contradiction avec ceux du fournisseur, qui lui recherche une flexibilité d'exécution sur les projets agiles. Hors un contrat trop rigide est un frein à l'agilité. Dès lors, comment concilier l'inconciliable ?

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L'agilité ! Derrière ce mot, se cache un modèle d'exécution de projet de plus en plus répandu dans les entreprises. Si ces bénéfices ne sont plus à démontrer, tel que la maximisation de la valeur métier, son côté flexible sur le périmètre est anxiogène pour les acheteurs. La contractualisation peut, dès lors, prendre des aspects de chemin de croix, tant pour l'acheteur que le fournisseur.

La principale crainte de l'acheteur, c'est d'être face à une promesse technique que le fournisseur ne saura pas honorer. L'acheteur va alors chercher les moyens de le piloter et l'engager. Le moyen confortable d'y remédier ? Retomber dans un modèle d'engagement forfaitaire avec des coûts et un périmètre figés.

Le forfait : la facilité apparente

Par principe, les méthodes agiles font évoluer au fur et à mesure des itérations le périmètre du projet, et il est parfois difficile d'avoir un prix réellement établi pour le produit développé. L'acheteur via le forfait, espère engager le fournisseur dans la réalisation d'une prestation à un prix maîtrisé. Une douce, mais pourtant fausse, sensation de sécurité. Nous avons tendance à penser que le forfait simplifie le fonctionnement et l'exécution. Or dans la réalité, il aboutit à plus de litiges ou désaccords. Prévoir son périmètre fonctionnel définitif avant le démarrage du projet est un exercice quasiment impossible, et l'ajout de périmètre fonctionnel en cours d'exécution, peu importe sa nécessité, entraînera des discussions relatives à un devis complémentaire. Les micro-lots additionnels sont courants (et inévitables) sur ce mode d'engagement. Au final, le ratio prix / valeur business est plus important sur l'engagement forfaitaire. C'est justement le côté évolutif, adaptatif du produit, qui fait la force du paradigme agile, qui garantit l'adéquation de la réponse applicative à un besoin utilisateur. Il faut se souvenir qu'un produit ça évolue, ça vie.

Ce n'est pas le mode d'engagement qui fera la réussite du projet, mais bien la capacité des deux parties à réagir et à s'adapter durant l'exécution, à tenir les rythmes de livraisons et de recettes. Et pour cela, le contrat ne doit pas être un frein mais bien un outil à cette fin.

Il est important de se souvenir que le succès - tout comme l'échec - est portée à la fois par l'entreprise et par le fournisseur. Favoriser un environnement d'échanges et interagir comme des partenaires pour co-construire une succes story fourniront plus de valeur à long terme qu'une simple exécution de contrat.

Dès lors, comment l'acheteur peut-il apporter de la souplesse à un modèle de contrat rigide ? Quelles garanties peut-apporter le fournisseur ? Comment définir un cadre satisfaisant pour tout le monde ?

Un modèle adapté, des KPI engageants : le capacitaire

La solution la plus simple est souvent la meilleure, arrêtons les noeuds au cerveau : le modèle d'engagement le plus simple reste le capacitaire. Et si c'est presque un gros mot pour les acheteurs, il est pourtant tout à fait possible d'y adjoindre des engagements de la part du fournisseur, y compris sur le prix (!), en définissant un budget à ne pas dépasser. L'entreprise pourra y mettre le contenu métier souhaité, d'ajouter ou retirer du périmètre à sa guise, tant que l'enveloppe est respectée. Il sera dès lors très facile d'atterrir au plus juste, de maximiser l'investissement - surtout face à un forfait qui comprend, de facto, une part de contingence prise par le fournisseur - en pilotant finement l'atterrissage budgétaire.

L'absence de périmètre n'empêche pas le fournisseur de pouvoir apporter des garanties, et il conviendra au binôme de décider lesquelles sont pertinentes au regard du contexte projet (technicité, interfaces multiples, organisations, etc.).

Les trois KPI incontournables :

La qualité : couvrant à la fois le périmètre fonctionnel, en délimitant un ratio d'anomalies maximal admissible découvertes post livraisons, et la technique via l'établissement d'un seuil minimal de couverture du code par des tests unitaires.

La productivité : la vélocité par sprint ou par version logicielle, en garantissant un nombre de "story point" qui seront implémentés. L'entreprise cliente pourra y mettre le périmètre fonctionnel souhaité.

Le service : en définissant les délais de résolution d'anomalie, le délai de mobilisation pour le développement de nouvelles fonctionnalités ou encore le suivi de la satisfaction utilisateur.

Il est tout à fait possible d'ajouter d'autres KPI, comme la prédictibilité par sprint (nombre de fonctionnalités livrées en fin d'itération par rapport aux fonctionnalités prévues). Ou encore, adjoindre au contrat un système de pénalités et bonus, qui favorise la recherche de performance au sein du dispositif.

Maintenir les notions d'agilité dans le contrat

Il est primordial que le contrat soit agile dans la manière de gérer la relation contractuelle pour permettre des renégociations et des évolutions de périmètre.

Le contrat constitue alors un outil au service du projet, au lieu d'être un sujet de discussion. Il offrira une exécution sereine pour l'ensemble de parties, centrées autour d'indicateurs simples à suivre et non sujets à interprétations. Tout le monde est gagnant.

Par

Mélanie Spagnuolo PEUF, Founder & CEO d'Achats Consulting - Mélanie monte son entreprise Achats Consulting, en juin 2020, pour accompagner les entreprises dans leurs démarches d'achats projets dans le domaine des travaux, de l'industrie et de l'informatique. Elle bénéficie d'une dizaine d'années d'expérience dans les achats publics et privés.

Et

Jérémie Peuf, Project Management Director, Fabernovel - Jérémie Peuf dirige l'équipe pilotage de projets chez Fabernovel. Il accompagne les grands groupes dans la génération de valeur au travers de leurs applications métiers et mobiles.


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Mélanie Spagnuolo, Achats Consulting, et Jérémie Peuf, Fabernovel

Aude Guesnon,<br/>rédactrice en chef Aude Guesnon,
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