DossierLes 6 étapes-clés du processus achats

5 - Étape 5 : mener la négociation

Après la sélection des offres de fournisseurs vient l'étape de la négociation. Dans le cadre d'une première négociation avec un nouveau fournisseur, l'acheteur doit veiller à gagner sa confiance et à lui donner envie de collaborer avec lui.

La première négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d'un fournisseur, mais c'est loin d'être suffisant. L'acheteur doit donner envie à celui-ci de travailler avec lui plus qu'avec aucun autre de ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c'est l'hypothèse qui est faite en le recevant, cette envie le motivera pour accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l'acheteur un avantage de compétitivité significatif sur sa concurrence.

La préparation technique du dossier

Concernant le produit, il faut analyser les caractéristiques principales, les performances et son positionnement final. Il convient aussi de connaître la part des achats de l'entreprise dans le chiffre d'affaires du fournisseur, aussi appelé taux de dépendance. Cela permettra d'évaluer le rapport de force et de s'en servir comme d'un levier.

La préparation technique du dossier consiste à déterminer les clauses à négocier et les objectifs à atteindre. L'acheteur doit identifier les clauses sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur. La démarche consiste à hiérarchiser les priorités dans les négociations et à se fixer des objectifs à la fois réalistes et ambitieux. Pour chaque point de la négociation, l'acheteur prépare des arguments afin de convaincre le fournisseur d'améliorer son offre. Pour être efficaces, les arguments s'appuient nécessairement sur des faits, des données et des démonstrations.

Deux approches de la négociation

Plusieurs possibilités s'offrent à l'acheteur. Soit il choisit d'aborder la négociation en bloc, en traitant toutes les clauses en même temps, soit il négocie de façon séquentielle. Cette dernière approche est plus aisée car l'acheteur ne passe à la clause suivante qu'après avoir atteint son objectif. Il est conseillé de commencer par les points les plus faciles pour finir par les plus délicats. L'acheteur doit mener les débats et intervenir en premier, afin de prendre en main la conduite de l'entretien qu'il ne lui faudra pas lâcher.

La conclusion lui permet de récapituler les accords négociés afin d'obtenir un assentiment explicite du vendeur. L'acheteur procède enfin à la rédaction d'un compte rendu que les deux parties signent.

Pour aller plus loin : découvrez la tribune d'Olivier Wajnsztok "Bien préparer une négociation".