DossierLes 6 étapes-clés du processus achats

4 - Étape 4 : employer une bonne grille de lecture

Après la première sélection des offres, plusieurs critères sont retenus pour mener une analyse plus poussée : certification, coût global d'acquisition, conditions commerciales... Cette analyse permet également de commencer à préparer la négociation.

La certification, un critère de qualité

Le premier critère de sélection du fournisseur est la qualité du produit ou du service acheté, à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien respecté. Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou le service recherché. D'autant que les entreprises apprécient de travailler avec des fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualité sont bien définis.

La certification sur une norme ISO ou CMMI (Capability Maturity Model Integration, modèle de maturité destiné à réaliser l'évaluation du processus logiciel et à conduire à des niveaux de maturité) est souvent recherchée car elle démontre la capacité de l'entreprise à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale.

Veiller aux conditions d'acquisition

Le deuxième critère de sélection est le coût global d'acquisition et les conditions commerciales. L'acheteur assure la maîtrise de la structure de coûts de ses fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés.

Il faut que le prix du fournisseur soit compétitif par rapport aux entreprises concurrentes. Les conditions de règlement demandées doivent être acceptables et les incoterms proposés (modalités de la transaction) avantageux selon la situation géographique.

Le troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et maîtrisé. Dans un contexte où les plannings des entreprises sont de plus en plus tendus, les délais de livraison, de mise à disposition, de mise en service sont des critères-clés pour sélectionner des fournisseurs. Le candidat choisi dispose donc d'un système logistique lui permettant de livrer à l'heure et, en cas de besoin, être capable de stocker.

Certains critères comme la faculté d'adaptation, la sécurité financière ainsi que la pérennité de l'entreprise sont également à prendre en compte. Une fois les offres analysées sur la base de ces éléments, quelques fournisseurs sortent du lot et l'acheteur peut engager les négociations commerciales avec ceux qui répondent le mieux aux critères.

Préparer la négociation

La préparation de la négociation peut se dérouler en trois phases : recueillir des informations sur le fournisseur, préparer techniquement le dossier et élaborer une stratégie de négociation. Avant de proposer une négociation, il convient d'obtenir des renseignements sur le fournisseur, le produit, le service et le poids de l'achat à réaliser.

Pour un fournisseur homologué, l'acheteur dispose, en amont, de certains éléments sur ce dernier comme son marché, l'historique des achats précédents, les évaluations et les audits réalisés. Pour un nouveau fournisseur, les points principaux à analyser sont sa situation économique, son positionnement concurrentiel, ses prévisions d'activité et ses moyens de production.