DossierLes 6 étapes-clés du processus achats

6 - Étape 6 : le contrat, un lien juridique délicat à soigner

Dernière phase du processus achats, la rédaction du contrat n'en est pas moins une étape délicate, durant laquelle il faut rester vigilant afin d'éviter les mauvaises surprises une fois l'engagement signé.

La rédaction du contrat est le résultat de la négociation et intervient après le choix final du fournisseur. C'est une étape relativement simple, si les autres se sont bien déroulées. Mais il faut rester vigilant afin d'éviter les surprises, après la signature du contrat.

La rédaction du contrat

La contractualisation consiste à établir un contrat d'achat ou un bon de commande entre l'entreprise et le fournisseur. C'est un lien juridique entre les deux parties. Ce document reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation.

Tout contrat doit contenir un certain nombre d'informations indispensables.

- Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document : le nom de l'entreprise qui achète, celui du fournisseur et leur adresse respective.

- L'objet du contrat, c'est-à-dire le bien ou le service acheté, doit y figurer.

- La qualité requise y est aussi précisée, souvent en annexant un fichier qui reprend le cahier des charges (dimension, matières...).

- Le prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les incoterms (modalités de la transaction) et la garantie font l'objet d'une clause spécifique. Une juridiction doit être choisie pour régler d'éventuels litiges. S'il y a lieu, il convient de préciser s'il existe une procédure de suivi post-commande. Dans le cas d'un contrat long, la durée est ajoutée, tout comme les conditions de rupture ou de reconduction de contrat.

La signature du contrat ne peut intervenir qu'après acception du contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement à respecter toutes les clauses du contrat.