Notes de frais : des outils dédiés pour mieux les gérer

Automatiser de A à Z le suivi de ses notes de frais, c'est le pari relevé par Aventures Vacances Energie, réseau de camps de vacances national, en recourant depuis mai dernier aux services d'Anytime Business, spécialiste de la gestion des frais professionnels. "En équipant nos 70 directeurs de camps de vacances d'une carte de paiement ad hoc, exit les notes de frais manuelles ! Le process est 100 % automatisé si bien que la comptabilité peut désormais suivre en temps réel et au fil de l'eau via un logiciel dédié, l'évolution des dépenses. De quoi nous permettre de bénéficier illico de reporting immédiats et complets", indique Jean-Luc Martin, responsable des achats au sein de la société, en rappelant que durant les deux mois d'été, le volume de notes de frais traité s'est élevé à plus de 300000€ !

À l'instar de Aventures Vacances Energie, moult sociétés font le pari de la gestion électronique des notes de frais pour en finir avec un tel chantier chronophage pour les voyageurs d'affaires comme le service comptable. D'autant que les solutions disponibles sur le marché se conjuguent plus que jamais au pluriel. KDS, Concur, Traveldoo, Amadeus, autant d'éditeurs spécialisés qui proposent des outils de " Travel & Expense " dotés d'un logiciel ad hoc de gestion électronique des notes de frais. Des solutions globales de gestion des déplacements professionnels, même si les clients restent libres d'opter uniquement pour le module "notes de frais". La valeur ajoutée de tels systèmes accessibles en mode Saas ? "En finir avec une saisie fastidieuse des dépenses : l'agrafage des reçus sur des feuilles excel, leur insertion dans une enveloppe, sans oublier l'envoi au service comptabilité. Et ce, en proposant une solution on line capable d'automatiser toutes ces étapes", indique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS

Solutions end to end

Ainsi KDS propose à ses clients la solution Neo Expense qui remplace le format traditionnel des notes de frais, via à un système dynamique lié à un calendrier. Grâce à des icônes, les dépenses peuvent ainsi être facilement visualisées pour l'ensemble des événements de la mission (réunion, déplacement...). "Les justificatifs de paiement, photographiés à l'aide d'un smartphone, sont analysés grâce à un procédé de reconnaissance optique de caractères (OCR)", détaille Stanislas Berthelot. De plus, la fonction "Auto-Expense" permet de réconcilier le relevé carte affaires avec les justificatifs et également avec les réservations, ainsi la note de frais est préremplie et automatiquement saisie, en moins de dix secondes !

Un créneau sur lequel surfe également Amadeus, acteur de référence dans l'univers des GDS, qui lance à la fin de l'année en France un outil de travel & expense en complément de son offre SBT traditionnelle. "Les demandes d'offres intégrées alliant outil de réservation en ligne et module de gestion de notes de frais montent en flèche depuis quelques années. C'est pourquoi nous avons décidé de nous positionner sur un tel marché, en rachetant cette année iFAO, l'un des acteurs majeurs des solutions end to end en Allemagne, l'objectif étant de proposer un tel système aux travel manager de l'Hexagone", confie Bertrand Flory, responsable des ventes corporates chez Amadeus, en rappelant que l'implémentation de la solution varie de plusieurs semaines à plusieurs mois selon les besoins de personnalisation du client. "Agile et flexible, l'outil a été revu de A à Z via un cycle d'évolution produit qui s'effectue toutes les six semaines, au regard des usages clients. Et ce pour proposer des fonctionnalités ergonomiques comme une nouvelle interface graphique 100 % intuitive", détaille le responsable des ventes.

Formulaire prérempli

Et pour les sociétés ayant déjà équipé leurs voyageurs en cartes corporate, le gain est encore plus flagrant. Car en effet, grâce ces moyens de paiement émis par des établissements bancaires tels que BNP Paribas ou American Express Corporate Card, "les lignes de frais sont rapatriées automatiquement dans l'outil", souligne Paul Ponçon, directeur business devlopment chez Concur. Une solution tout confort pour le voyageur ! Exit les pertes de temps lors de la saisie des notes de frais, le voyageur n'a plu qu'à finaliser le formulaire pré rempli à son retour au bureau, en y renseignant les quelques champs manquants : motif du déplacement, nom du client invité, etc. Plus encore, le recours aux cartes corporate génère un avantage financier évident pour le voyageur qui n'a plus à faire l'avance sur les frais engagés.

C'est dire l'intérêt de coupler les outils de travel & expense à l'usage de cartes corporate. Certains prestataires rivalisent d'ailleurs d'ingéniosité en proposant une solution de bout en bout intégrant les deux volets. C'est le cas d'Anytime Business, qui propose une application associée à une carte de débit international. "Dès que la transaction est effectuée avec la carte, le salarié reçoit un email avec le détail de la transaction. Il y répond en ajoutant un commentaire et en y insérant en pièce jointe la photo de la facture", détaille Damien Dupouy, fondateur associé d'Anytime Business. Le détail des transactions, leurs justificatifs et les commentaires associés sont remontés en temps réel. La TVA est saisie par les opérateurs du prestataire. Résultat: le salarié n'a plus qu'à imprimer, à la fin du mois, son dossier notes de frais ou à envoyer un fichier ad hoc prêt à être intégré dans la comptabilité. "Outre la réduction drastique des risques d'erreurs dans la réalisation des notes de frais, les entreprises gagnent jusqu'à 80 % de temps dans le traitement des frais grâce à une telle solution !", assure Damien Dupouy.

Témoignage

Karinne Grimaud, responsable achats famille et coordinateur groupe, Vivescia

"La gestion électronique des notes de frais favorise un gain de temps et un meilleur contrôle des dépenses"

C'est en juillet 2014 que Vivescia, un groupe agro-alimentaire, s'est doté de son premier outil de gestion électronique des notes de frais. Un choix d'autant plus décisif que la coopérative doit gérer chaque année par moins de 6000 notes de frais ! "Auparavant, le process était totalement manuel : chaque collaborateur saisissait sur feuille excel ses dépenses et l'agent RH les resaisissait et ventilait dans chaque catégorie : restaurants, parking, etc. Un travail ultra chronophage qui s'étalait parfois sur dix jours !", raconte Karinne Grimaud, responsable achats famille/coordinateur Groupe chez Vivescia, et également membre de l'AFTM (Association française des travels managers). Pour en finir avec un tel casse tête, la coopérative décide de s'appuyer sur un expert en gestion électronique des notes de frais. Après avoir lancé un appel d'offres, c'est Dimo Gestion, acteur majeur du secteur, qui est retenu. "La solution Notilus de l'éditeur a ainsi été déployée en mode pilote au sein de la coopérative Vivescia, indique Karinne Grimaud. Très vite, les gains générés par un tel outil s'avèrent non négligeables. "Exit les fichiers excel, les voyageurs n'ont plus qu'à compléter en deux clics leurs notes dans une plateforme dédiée et intuitive. Un process automatisé et plus fluide qui soulage tout autant notre agent RH qui ne passe plus que trois jours pour traiter les notes, celles ci étant déjà classées par poste de dépenses", précise Karinne Grimaud, en rappelant qu'à terme une telle solution l'aide aussi à avoir une meilleure visibilité et contrôle sur les dépenses effectuées en lien avec la politique voyages de l'entreprise. "Par exemple dès qu'une note de restaurant est au dessus du seuil autorisé, équivalent à 30 euros par tête à Paris, le système nous envoie une alerte", conclut Karinne Grimaud. Parallèlement, les cartes corporate ont été déployées et alimentant automatiquement la note de frais sur Notilus.

Vivescia

Activité : Agro-alimentaire

Chiffre d'affaire 2014: Groupe 3.6 millards d'euros - coopérative Vivescia : 1,2 milliard

Volume achats 2014 : Groupe : 300 millions d'euros - coopérative Vivescia : Effectif total : Groupe : 7 000 personnes Coopérative : 1000 personnes

Effectif achats : Coopérative : 5 personnes

Booster le respect de la politique voyage

Créneau similaire pour Edenred qui a lancé, en 2014, Ticket Travel Pro, une offre intégrée, composée d'une carte rechargeable, d'un espace de réservation et d'une plateforme dédiée aux notes de frais . "La force de notre solution est de pouvoir offrir un contrôle a priori des frais professionnels", explique pour sa part Yan Mortreux, directeur général, BU gestion de frais professionnels pour Edenred France, "car l'entreprise peut décider, en amont, du budget alloué à tel ou tel déplacement en créditant un compte travel qui alimentera les différentes cartes distribuées aux salariés. Des cartes à autorisation systématique qui fonctionnent de la même façon qu'une MasterCard, sécurisée par un code PIN et valable trois ans . De quoi garantir à l'entreprise que le budget consacré aux dépenses professionnelles des salariés ne sera pas dépassé. Car c'est bien là le gain phare de tels outils :"permettre le respect de la politique travel & expense de l'entreprise, en intégrant les règles de dépenses et de remboursement de celle-ci, complète Paul Ponçon, directeur business development chez Concur . Ainsi, chaque note de frais dépassant les plafonds autorisés est systématiquement signalée via une alerte a posteriori de non-conformité et peut faire l'objet d'un processus d'approbation spécifique". Circuits de validation facilités, contrôle et suivi des dépenses renforcés, l'entreprise profite ainsi d'une meilleure maîtrise budgétaire grâce à de nombreuses possibilités de configuration intégrées dans de tels outils : reporting par type de dépense, identification et explication des non-conformités, calcul automatique des taux de change et de la TVA...

Hébergement sur smartphone

Mieux encore, pour inciter les voyageurs à réaliser leurs notes de frais au fil de l'eau : l'hébergement sur smartphone favorisant une gestion à distance et en temps réel des demandes de remboursement. C'est le credo des applications dernier cri, à l'instar de celle lancée par Amadeus à la fin de l'année, ou encore de la nouvelle apps de Traveldoo . Sa valeur ajoutée ? Permettre aux voyageurs d'affaires d'enregistrer leurs frais pendant leurs déplacements sans saisie manuelle, grâce à la géolocalisation, la commande vocale et des suggestions personnalisées. "Sans oublier bien sûr les justificatifs de dépense numérisés via un smartphone ou une tablette qui s'ajoutent automatiquement au portefeuille du voyageur" , conclut Olivier Mindren, vice-président marketing de Traveldoo . Alors travel manager, prêts à passer en mode électronique pour résoudre le casse tête des notes de frais ?