Covea met sur les rails sa nouvelle politique voyages

"Jusqu'au 1er Janvier 2018 l'activité voyages et déplacements était géré uniquement par la direction des achats Covéa, mais la nécessité d'une gouvernance métier est apparu nécessaire au seul pilotage achats", explique Maxime Bozec, travel manager chez Covea depuis le 1er janvier 2018. Le groupe d'assurances mutuelle française qui réunit notamment les marques MAAF, MMA et GMF a révolutionné sa politique voyages et crée ce poste de travel manager début 2018.

Quand la direction achats groupe a pris le problème à bras le corps dès 2014, il existait "20 agences off-line". Des agences avec lesquelles chacune des 3 marques (MAAF, MMA et GMF) avait sa propre politique voyage. Chacune des 3 entités gérait ses demandes de voyage par téléphone ou via des bons de commande. Mais 3 entités veut dire aussi "3 systèmes d'information différents, 3 comptabilités distinctes et 3 services RH", développe Maxime Bozec.

La direction achats groupe a alors décidé de centraliser l'ensemble des voyages sur une seule plate-forme d'agence. Ainsi, le groupe a retenu le portail CWT pour gérer sa politique voyage. "Nous avons implémenté l'outil en 6 mois", commente le travel manager. Désormais, la direction de la logistique Covéa accompagné par les achats gèrent l'air, le fer, la location courte durée et l'hôtel au sein d'une unique politique voyages.

Le prépaiement, clé du succès

"Nous avons mis en place le prépaiement via CWT avec l'aide en interne des RH et du contrôle de gestion", explique Maxime Bozec. Le contrôle de gestion et la comptabilité se sont avérés être de "précieux sponsors", car convaincus de l'intérêt d'un process qui engendre moins de factures à traiter. Autre avantage : "Le prépaiement nous évite d'avoir à gérer les cartes de crédit corporate. Et grâce au système de validation et de notification, les managers n'ont pas à gérer de notes de frais et les collaborateurs n'ont pas à avancer de leur poche", souligne le travel manager. Un prépaiement clé du succès de la politique voyage, en témoigne "un fort taux d'adhérence", selon Maxime Bozec.

Désormais, les salariés bénéficient également de la carte logée. Il est désormais possible de recouper les données de la carte logée avec l'outil de Carlson Wagonlit travel pour ainsi régler de potentiels litiges. "La première année, les dépenses hôtels ont augmenté de 30% mais cela ne signifie pas une augmentation de la dépense, mais principalement une captation de 30% des collaborateurs ne passant pas leur réservations via notre outil Covéavoyages auparavant", explique Maxime Bozec.

Cette nouvelle politique voyage capitalise aussi sur les assistantes considérées comme "des garde-fous" notamment sur l'hôtellerie. Le groupe mise également sur la pédagogie pour une conduite du changement avec la réalisation de futures fiches pratiques déclinables par onglet (du type : LCD, train,..) sur le portail de CWT.

"Aujourd'hui, nous avons un taux d'adhésion stable de 88% à notre politique voyage on-line. Un taux qui grimpe à 90% pour le ferroviaire et à environ 82% pour l'hôtellerie", se félicite le jeune travel manager. Et demain? "Nous continuerons à améliorer le process et les bonnes pratiques, identifier les problématiques de rupture de services, suivre les évolutions de la SNCF et étudier les nouvelles façons de voyager", conclut Maxime Bozec.