Quels sont les missions et les objectifs d'un service achats ?

Les missions du service achats

Le service achats a pour mission principale de fournir à l'entreprise les biens et les services dont elle a besoin pour ses activités, au meilleur rapport qualité-prix. Pour cela, il doit :

Analyser la demande interne

Il s'agit d'identifier et de comprendre les besoins des différents services de l'entreprise en termes de qualité, de quantité, de délais et de budget. Grâce à cette analyse, le service achats peut :

• Identifier les priorités et les contraintes des clients internes
• Définir les spécifications techniques et fonctionnelles des biens et services à acheter
• Estimer le volume et la fréquence des achats
• Élaborer un plan d'action pour les achats

L'analyse de la demande interne nécessite une communication étroite avec les clients internes ainsi qu'une veille sur l'évolution du marché et des technologies.

Sélectionner les fournisseurs

Il s'agit d'étudier et d'évaluer les fournisseurs potentiels sur la base de critères tels que le prix, la qualité, la fiabilité, la capacité de livraison, etc. Cette sélection permet au service des achats de :

• Comparer les offres des fournisseurs d'un point de vue technique et financier
• Négocier les conditions d'achat avec les fournisseurs
• Construire une relation de confiance et de partenariat avec les fournisseurs

Pour choisir les fournisseurs les plus aptes, le service achats doit maîtriser le marché fournisseur et utiliser des outils comme le sourcing, l'appel d'offres ou le référencement.

Négocier les contrats

Il s'agit d'établir les conditions d'achat avec les fournisseurs choisis, en termes de prix, de délais, de conditions de paiement, de garanties, etc. Grâce à ces négociations, le service achats peut :

• Obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible
• Réduire les risques liés aux incertitudes en matière d'approvisionnement ou de qualité
• Encourager l'innovation et la constante amélioration des fournisseurs

Les négociations contractuelles nécessitent une préparation adéquate et minutieuse, tout comme le recours à des techniques telles que le benchmarking, la ventilation des coûts ou le coût total de possession (TCO).

Suivre les commandes

Il s'agit de vérifier que les fournisseurs remplissent leurs obligations en termes de livraison, de conformité, de facturation, entre autres, mais aussi de gérer les éventuels litiges ou incidents. Grâce à ce suivi, le service achats peut :

• Contrôler la qualité et la quantité des biens et des services fournis
• Veiller au respect des délais et des coûts
• Traiter les réclamations
• Mesurer la satisfaction des clients internes

Le suivi des commandes nécessite une organisation rigoureuse ainsi que l'utilisation d'outils tels que :

• Le bon de commande : c'est le document qui formalise la demande du client et qui contient les informations essentielles sur la commande (produit, quantité, prix, délai, etc.).
• Le bon de livraison : c'est le document qui accompagne la marchandise lors de la livraison et qui atteste de la conformité de la commande.
• Le tableau de bord : c'est un outil qui permet de visualiser rapidement l'état d'avancement des commandes et de détecter les éventuels retards ou problèmes.

Ces outils facilitent la communication entre les différents acteurs impliqués dans le processus de suivi des commandes (fournisseurs, vendeurs, clients, etc.) et permettent de mesurer la performance de ce processus.

Évaluer la performance des fournisseurs

Il s'agit de mesurer la satisfaction des clients internes vis-à-vis des fournisseurs, en termes de qualité, de coût, de délai, etc. Il s'agit également de mettre en place des actions correctives ou préventives si cela s'avère nécessaire. Cette évaluation permet au service achats de :

• Identifier les forces et les faiblesses de chaque fournisseur
• Renforcer ou réorienter les relations avec les fournisseurs
• Développer ou réduire le panel de fournisseurs
• Améliorer systématiquement le processus achats

L'évaluation de la performance des fournisseurs nécessite une collecte et une analyse de données fiables et de qualité, ainsi que l'utilisation d'indicateurs tels que le taux de conformité, le taux d'économies, etc.

Les objectifs du service achats

L'objectif principal du service des achats est de contribuer à la performance globale de l'entreprise. Pour cela, il doit :

Réduire les coûts

Il s'agit d'optimiser le rapport qualité-prix des achats en négociant les meilleurs tarifs avec les fournisseurs, en rationalisant le nombre de fournisseurs, en regroupant les achats, etc. À travers cet objectif, le service achats se donne les moyens de :

• Générer des économies d'échelle
• Créer un avantage concurrentiel par rapport aux concurrents
• Maîtriser le budget alloué aux achats

Améliorer la qualité

Il s'agit d'améliorer la qualité des biens et services achetés en choisissant des fournisseurs qualifiés, en vérifiant la conformité des livraisons, en promouvant l'innovation, etc. En visant cet objectif, le service achats est à même de :

• Satisfaire les exigences et les attentes des clients internes
• Réduire le nombre de réclamations ou de retours
• Améliorer l'image et la réputation de l'entreprise

Protéger l'entreprise des aléas de la chaîne d'approvisionnement

Il s'agit d'assurer la stabilité et la continuité des opérations de l'entreprise malgré les éventuelles interruptions qui peuvent affecter la chaîne d'approvisionnement. Ces interruptions peuvent être dues à des causes internes (panne, erreur humaine, rupture de stock, etc.) ou externes (catastrophe naturelle, grève, crise sanitaire, etc.). En visant cet objectif, le service achats se donne les moyens de :

• Prévenir les risques dans la chaîne d'approvisionnement en identifiant les sources de vulnérabilité et en mettant en oeuvre des plans de prévention et d'atténuation des risques.
• Réagir aux incidents de la chaîne d'approvisionnement en activant les plans de continuité et de reprise des activités
• Apprendre des incidents liés à la chaîne d'approvisionnement, en analysant les causes et les conséquences

La protection de l'entreprise des aléas de la chaîne d'approvisionnement nécessite une bonne anticipation, ainsi qu'une utilisation d'outils tels que l'analyse des risques, le plan de continuité des activités ou la tour de contrôle de chaîne d'approvisionnement.

Développer les relations fournisseurs

Il s'agit d'établir une relation durable avec les fournisseurs par la construction d'une relation de confiance mutuelle, la promotion de la communication, l'implication des fournisseurs dans la stratégie d'approvisionnement, etc. En visant cet objectif, le service achats est en mesure de :

• Renforcer la loyauté et la fidélité des fournisseurs
• Bénéficier du savoir-faire et des innovations des fournisseurs
• Partager les risques et les opportunités avec les fournisseurs

Enfin, il convient de noter que les objectifs du service des achats doivent être fixés conformément à la stratégie et à la politique d'achat de l'entreprise. Ils doivent également être alignés sur les objectifs des autres départements.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/Reforme-de-la-facturation-electronique-en-2024-un-tournant-pour-380451.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/facturation-electronique-levier-performance-services-380600.htm