Comment passer un appel d'offres ?

L'objectif d'un appel d'offres est de sélectionner le soumissionnaire le plus approprié en termes de qualité, de prix et de délai de livraison, selon des critères fixés à l'avance par l'entreprise. Voici les étapes à suivre pour passer un appel d'offres.

Identifier vos besoins

Avant de lancer un appel d'offres, vous devez avoir une idée claire et précise des besoins auxquels vous souhaitez répondre par le bien ou le service que vous voulez acheter. Pour ce faire, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Quel est le problème que j'essaie de résoudre ou le besoin que je veux satisfaire par mon achat ?
• Quelles sont les attentes et les exigences de mes clients internes ?
• Quelles sont les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles du bien que je souhaite acheter ?
• Quels sont les indicateurs de performance et les critères de qualité auxquels ce bien ou ce service doit répondre ?
• Quelles sont les contraintes techniques, réglementaires, budgétaires ou temporelles dont je dois tenir compte avant de procéder à l'achat ?

En répondant à ces questions de manière claire et détaillée, vous pourrez préparer une offre précise et pertinente. Cela permettra aux fournisseurs potentiels de comprendre vos besoins et de vous proposer des solutions appropriées.

Rédiger votre cahier des charges

Une fois vos besoins clarifiés, il vous faut maintenant rédiger votre cahier des charges. Ce document servira de base aux discussions avec les fournisseurs potentiels. Il doit contenir toutes les informations nécessaires pour comprendre vos besoins et ainsi faire une offre appropriée.

Le cahier des charges doit comprendre les éléments suivants :

• une présentation de votre entreprise et de votre secteur d'activité ;
• une description détaillée des biens que vous souhaitez acheter, incluant les spécifications techniques requises, les fonctionnalités attendues, les normes à respecter, etc.
• les conditions de livraison du bien, c'est-à-dire les délais, les lieux de livraison, les procédures d'acceptation et de contrôle de la qualité, etc. ;
• les conditions de paiement du fournisseur, notamment les délais de paiement, les pénalités éventuelles en cas de retard ou de non-respect, etc. ;
• les obligations contractuelles du fournisseur, avec notamment les clauses sur la propriété intellectuelle, la confidentialité, la responsabilité civile et pénale, la sous-traitance, etc.

Publier l'appel d'offres

La dernière étape consiste à publier votre appel d'offres dans les médias concernés afin que le plus grand nombre possible de fournisseurs potentiels puisse en prendre connaissance.

Les médias à utiliser pour publier votre appel d'offres dépendent de la nature et de l'ampleur de votre projet, ainsi que du type de fournisseurs que vous souhaitez cibler.

Voici quelques exemples de supports que vous pouvez exploiter :

• Les sites spécialisés dans les appels d'offres, tels que Marchés Online ou France Marchés, qui permettent de diffuser votre annonce auprès de milliers d'entreprises et de recevoir des offres dématérialisées ;
• Les journaux de presse régionale ou nationale, qui peuvent toucher un public plus large et plus diversifié ;
• Les sites internet ou les réseaux sociaux liés à votre secteur d'activité, qui peuvent attirer des fournisseurs spécialisés et qualifiés ;
• Les annuaires professionnels, qui peuvent vous aider à identifier des fournisseurs potentiels et à les contacter directement.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/veille-2259/Breves/-Tribune-La-delegation-des-appels-d-offres-aux-fonctions-372621.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/achats-publics-1230/Breves/Fiche-pratique-etapes-repondre-appel-offres-dematerialise-marche-public-355599.htm