[Fiche pratique] Les 5 étapes pour répondre à un appel d'offres dématérialisé de marché public

Depuis le 1^er octobre 2018, les entreprises sont tenues de soumettre leur candidature aux appels d'offres publics par voie électronique. Cette obligation concerne les marchés publics qui répondent à un besoin dont la valeur est supérieure ou égale à 40 000 euros hors taxes. Auparavant de 25 000 euros HT, ce seuil de dématérialisation a été rehaussé le 1^er janvier 2020, afin de faciliter l'accès des TPE et PME à la commande publique.

Détentrices de près d'un tiers du montant des marchés publics, les PME ont un rôle considérable à jouer dans la course à l'obtention des commandes publiques.

Étape 1 : s'inscrire sur la bonne plateforme d'acheteur

L'avis de publicité, ou l'AAC (Avis d'Appel à la Concurrence), est une annonce publiée par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice (ou acheteur) pour informer les potentiels candidats (ou soumissionnaire) de la passation d'un ou de plusieurs marchés ou accords-cadres. Les modalités de publication des avis et leurs mentions sont réglementées.

L'avis de publicité peut être publié dans les publications spécialisées dans les marchés publics : le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), les journaux habilités à recevoir des annonces légales (JAL), le journal officiel de l'Union européenne (JOUE). Il peut aussi être publié sur les plateformes ou profils d'acheteurs publics, tels que PLACE, la plateforme des achats de l'État.

Il est alors possible de s'inscrire sur les sites de ces publications afin de créer son profil de recherche et de recevoir par email, les notifications des avis d'appel publics à la concurrence. L'utilisateur peut aussi retrouver l'AAC directement sur le site du pouvoir adjudicateur. En effet, si les administrations de l'État disposent d'un profil acheteur unique (PLACE), ce n'est pas le cas des autres administrations (collectivités locales, établissements publics locaux, personnes morales de droit privé soumises à la commande publique, etc.). Les avis de marchés publics doivent donc mentionner le site internet de l'acheteur sur lequel les entreprises ont l'obligation de répondre.

Étape 2 : télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Il faut désormais prendre connaissance des documents de la consultation et les télécharger gratuitement sur le site du pouvoir adjudicateur sur lequel l'utilisateur se trouve. Il est fortement conseillé de créer un compte pour télécharger le DCE. En effet, le compte sera créé pour le jour du dépôt de la réponse et l'utilisateur recevra par notification e-mail toutes les modifications du DCE, les questions posées par les autres soumissionnaires ainsi que les réponse du pouvoir adjudicateur. Au sein du DCE l'utilisateur pourra retrouver les pièces suivantes (liste non exhaustive) : Le règlement de la consultation (RC), l'acte d'engagement (AE) ou formulaire ATTRI1 et ses annexes éventuelles, le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), les pièces relatives au prix .

Étape 3 : constituer un dossier de réponse

Cette étape permet de comprendre précisément comment répondre à un appel d'offres dématérialisé en détaillant les éléments du dossier de réponse, qui doit être constitué de deux parties.

1-Le dossier de candidature

Il permet à l'acheteur d'évaluer l'aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières. Grâce à ce dossier, ils'assure que l'entreprise n'entre dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public. On y trouve généralement différent e s formulaires (lettre de candidature, déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement, déclaration de sous-traitance). Selon les exigences de l'acheteur, le répondant peut aussi être amené à fournir des pièces annexes, comme les bilans des trois dernières années, la liste des effectifs, ou celle de l'outillage.

2-Le dossier d'offre

Il est composé de l'offre financière, qui comprend des pièces relatives au prix (acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE), et à l'offre technique (mémoire technique, note méthodologique etc.).

Étape 4 : transmettre les pièces

Comment répondre à un appel d'offres dématérialisé sans commettre d'erreur ? Il faut transmettre sa réponse avant l'heure limite fixée par l'acheteur. Si la transmission prend fin après ce délai, l'offre sera considérée comme invalide, même si une partie des documents a été envoyée avec succès, et y compris si la procédure d'envoi a démarré avant l'heure limite.

Alors, comment répondre à un appel d'offres dématérialisé avec succès ? Il est conseillé de simuler le dépôt des documents de réponse sur l'espace test proposé par les profils d'acheteur. Cela permettra de remédier aux problèmes techniques éventuels, liés par exemple à la connexion Internet ou à la configuration de son poste de travail. Le processus de réponse à un appel d'offres dématérialisé inclut enfin de recevoir un courriel de confirmation envoyé par le profil d'acheteur, et qui validera que la transmission du dossier a abouti.

Si, malgré ces précautions, le répondant juge que sa réponse à un appel d'offres dématérialisé n'est pas satisfaisante ou est incomplète, il peut déposer un nouveau dossier complet, en respectant l'heure limite. Seul le dernier dossier de réponse déposé sera examiné par l'acheteur.

Si répondre à un appel d'offres dématérialisé possède de nombreux avantages comparé à la procédure " papier ", un peu d'expérience est toutefois nécessaire pour acquérir de bons réflexes et ne pas se tromper. Afin de faciliter votre réponse aux appels d'offres dématérialisés, il est donc préférable d'anticiper en acquérant le plus tôt possible un certificat d'appel d'offres auprès d'une Autorité de Certification (d'autant plus que le pouvoir adjudicateur peut exiger que les documents de réponse et notamment l'acte d'engagement soit signé au moment du dépôt).

Étape 5: signer électroniquement

Il faut désormais signer électroniquement les documents lors du dépôt si le pouvoir adjudicateur l'exige ou pour la signature du marché si l'offre a été retenu. Pour cela, il est indispensable de disposer d'un certificat de signature électronique fourni par une Autorité de Certification. Le certificat électronique pour appel d'offres a en effet pour vocation de garantir l'identité du signataire ainsi que l'intégrité du document numérique signé. Depuis le 1^er octobre 2018 et conformément au Règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), candidater à un marché public requiert, a minima, une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Ce type de signature répond à des exigences accrues en matière d'identification du signataire, doit remplir les conditions fixées par le Règlement eIDAS.

Par Gaëtan Paccou chez Certigna