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La semaine de l'acheteur

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Luc Jeanneney, directeur achats de LafargeHolcim France, vous propose de structurer la semaine pour répondre aux enjeux de l'acheteur: "Son emploi du temps doit lui permettre de mener de front l'ensemble de ses missions tout en prenant le temps nécessaire pour approfondir la connaissance de cet environnement."

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Rythmer la semaine de travail de telle sorte que l'ensemble des missions soient couvertes

Acteur de projet aux multiples facettes, l'acheteur a une mission d'importance, celle de représenter son entreprise envers les fournisseurs et également de représenter les fournisseurs au sein de son entreprise. Cela lui donne une responsabilité spécifique qui nécessite de bien connaître non seulement ses fournisseurs, mais aussi son entreprise et son emploi du temps doit lui permettre de mener de front l'ensemble de ses missions tout en prenant le temps nécessaire pour approfondir la connaissance de cet environnement.

Il n'est donc pas inutile de rythmer la semaine de travail de telle sorte que l'ensemble des missions soient couvertes. Aussi simpliste qu'elle puisse paraître la proposition ci-dessous ne cherche pas à enfermer l'acheteur dans une routine mais à lui proposer les réflexes à acquérir pour organiser son temps et définir les priorités de façon adéquate.

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Jour 1 - Lundi : coordination interne

Au bureau, l'acheteur ne doit pas rester derrière son écran, car aux achats on ne travaille pas seul et il faut aller au contact des différentes fonctions de l'entreprise. Cette première journée est celle qui permet de bien préparer et coordonner toutes les activités, à travers des réunions de management, des revues d'avancement de projet, du lancement de nouvelles initiatives...

C'est dans ce travail de coordination transversale que les achats peuvent révéler leur vraie valeur ajoutée, celle d'apporter le savoir-faire et l'expertise des fournisseurs au sein de leur entreprise.

....Tout étant convention, le jour 1 est le lundi mais peut tout à fait être calé sur un autre jour en fonction des habitudes locale.


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Jour 2 - Mardi : les rendez-vous fournisseurs

Même si cela peut paraître routinier, il est essentiel de planifier de façon régulière des rendez-vous fournisseurs, qui seront le moment privilégié pour faire une revue d'activité ou des projets en cours, avec en particulier un suivi des indicateurs de performance des contrats en cours. Le caractère régulier de ces rendez-vous, avec une fréquence ajustée en fonction des enjeux, doit permettre d'inviter aussi les partenaires internes à ces réunions, en particuliers les prescripteurs, utilisateurs, mais aussi d'autres fonctions qui auraient à être impliquées. Le rôle de l'acheteur est ici capital dans cette mission de chef d'orchestre de la relation fournisseur.

Bien sûr ces rendez-vous peuvent aussi être l'occasion d'aborder les négociations pour les appels d'offres en cours.


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Jour 3 - Mercredi : visites externes

Combien de fois est-on rentré de déplacement en ayant fait des rencontres nouvelles qui nous permettront de mieux travailler avec tel ou tel fournisseur, ou encore avec des idées d'innovation qui seront utiles en interne, alors que bien souvent et jusqu'à quelques minutes du départ, on se posait encore la question de la pertinence de ce déplacement.

Ce ne sera jamais du temps perdu... visiter des fournisseurs, actuels mais surtout potentiels, s'arrêter sur les stands d'un salon, faire du benchmarking, tout cela est dans la mission de l'acheteur et s'il ne le fait pas, personne d'autre ne le fera à sa place !

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Jour 4 - Jeudi : sur le terrain !

Visites internes, connaître ses interlocuteurs internes, les écouter, prendre le pouls du terrain... nécessite d'aller sur place et c'est moment privilégié pour donner un visage humain aux équipes achats qui peuvent être trop souvent critiquées comme étant éloignées des préoccupations des équipes opérationnelles... qui sont concentrées sur leurs priorités immédiates.

C'est comme une bouffée d'air frais lorsque quelqu'un du siège vient les rencontrer, en leur permettant de réfléchir sur les préoccupations stratégiques des acheteurs.


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Jour 5 - Vendredi : le bilan

Prendre du recul sur la semaine écoulée, faire les comptes rendus de réunions et visites, rédiger les notes de synthèses et documents de politique d'achats... il restera toujours un peu d'administratif à faire, écluser les pages de messages électroniques restées sans réponses, traiter ses notes de frais, des activités qu'il faut systématiquement renvoyer en fin de semaine pour ne pas se laisser happer dès le premier jour par la routine administrative.

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