Quand les acheteurs doivent se vendre

"Se vendre, c'est commencer par communiquer", annonce en guise d'introduction Ronan Hascoët, directeur pédagogique au sein de CDAF Formation, à l'occasion d'un atelier dédié à ce sujet, lors des Universités des Achats 2018 qui viennent de fermer leurs portes au Palais des Congrès d'Issy-les-Moulineaux. Une recommandation qui sonne comme une évidence. Pourtant, l'organisme a récemment révélé à la suite d'une étude que seulement 58 % des acheteurs communiquent auprès des autres services sur leurs rôles et missions. Ils sont à peine 57 % à communiquer autour de l'aide qu'ils peuvent apporter pour gagner en performance, et seulement 62 % sur la manière dont les décisions d'achat sont prises. Les impacts positifs des décisions achats sont évoqués dans 64 % des cas.

CDAF Formation indique par ailleurs qu'à l'heure actuelle, 20 % des acteurs ne mesurent toujours pas la performance Achats. Seuls 32 % des entreprises mesurent la satisfaction des prescripteurs par rapport aux décisions d'achats prises. Tous les spécialistes s'accordent pourtant à dire que mesurer est indispensable pour espérer s'améliorer.

Donner davantage de visibilité à l'acte d'achat est décrit comme une première phase indispensable. Il s'agit notamment d'expliquer toutes les étapes nécessaires pour passer d'une demande d'achat à une commande en tenant compte de toutes les interactions concernées. "Les phases en amont de la sélection des fournisseurs, comme la gestion du besoin, la conduite de la stratégie, sont souvent ignorées ", indique Ronan Hascoët.

Ne pas négliger la forme

Présenter ses projets, ses activités, ses résultats aux autres collaborateurs paraît essentiel. La simplicité dans un exposé sur Powerpoint ou un outil équivalent doit dans ces cas être une règle d'or. "N'oublions pas que la forme sert le fond. Un enfant de CM2 doit pouvoir comprendre. Une présentation trop complexe ne sera pas lu", observe Jean Bouverot, co-animateur de l'atelier et responsable des Achats au sein du ministère des Armées. Il souligne par ailleurs qu'il peut être très intéressant de faire présenter la stratégie Achats aux collaborateurs par quelqu'un d'autre qu'un acheteur ou qu'un responsable Achats, comme par exemple un bénéficiaire. Une manière de mieux faire passer l'intérêt et la pertinence des choix retenus.

Enfin, le fait de prouver que les promesses sont tenues fait également partie des réflexes incontournables à adopter. Cette démarche passe par la diffusion d'une présentation incluant les accomplissements pour l'entreprise, des témoignages de partenaires satisfaits, ou encore des suggestions de partenaires exigeants. Le journal interne de la fonction Achats est un support adapté pour cela.