Gestion des contrats : comment Airbus et Sanofi sont passées au numérique

Du numérique pour améliorer la gestion des contrats et les relations commerciales. C'est ce que souhaitait le groupe Airbus lorsqu'il a officialisé il y a quelques semaines son rapprochement avec Icertis, spécialiste des solutions de gestion de contrats d'entreprise dans le cloud. La nécessité de trouver de l'agilité, via la dématérialisation, touche ainsi tous les domaines directement ou indirectement liés aux achats professionnels. L'un des enjeux majeurs des entreprises globales emblématiques telles qu'Airbus est d'optimiser leurs relations commerciales. "Le portefeuille de produits ICM, composé de la plateforme, des applications dédiées, permet aux entreprises d'atteindre cet objectif grâce à une mise en relation plus efficace des opportunités commerciales avec leur chaîne logistique, comblant ainsi l'une des plus grandes lacunes des entreprises de l'ère numérique", souligne Samir Bodas, co-fondateur d'Icertis.

Les processus métiers intégrés des plateformes de ce type, couvrant la sélection des fournisseurs et la gestion des contrats, et la possibilité d'intégrer facilement la plateforme aux solutions d'approvisionnement existantes, jouent un rôle essentiel dans le choix et l'adoption d'une telle solution. Chez Airbus, cette évolution concerne les divisions Commercial Aircraft, Helicopters et Defence and Space d'Airbus. Le groupe place donc les contrats au centre de son processus de sélection. Il est désormais en mesure d'optimiser les relations avec ses fournisseurs, d'accélérer les négociations commerciales et d'améliorer la conformité.

Sécurisation et optimisation

Le groupe pharmaceutique Sanofi a lui aussi franchi le pas vers une telle mutation. "Nous recherchions un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) parce que nous souhaitions améliorer notre processus existant qui était perçu comme long et peu efficace par les demandeurs internes et qui manquait de clarté sur les rôles et responsabilités des différents acteurs impliqués, qu'il s'agisse des achats, des professionnels du volet juridique ou du business en général. Nous avions également un environnement applicatif décentralisé et hétérogène offrant des fonctionnalités basiques de flux d'approbation, sans possibilité de pilotage ou de reporting central", explique Céline Arquizan, Global project leader chez Sanofi. Enfin, elle souligne que les fonctions achats et juridique étaient en passe de devenir globales et nécessitaient un outil CLM unique et global pour mieux appréhender, comprendre et contrôler les données issues des contrats et pour améliorer le processus global des activités contractuelles.

Dans un communiqué, Airbus a expliqué avoir mis l'accent sur l'aspect sécurisant qui découlait de cette avancée : "la plateforme et l'application de sélection des fournisseurs ICM vont nous permettre de transformer numériquement notre socle commercial sur l'ensemble de la chaîne logistique. Nous pourrons par ailleurs optimiser la gestion des fournisseurs, de l'évaluation à la sélection, en passant par la collaboration et l'établissement des contrats, tout en réduisant les risques."

Sanofi constate d'ores et déjà les avantages apportés par la solution d'Icertis. Pour Céline Arquizan, "l'organisation est déjà capable de mesurer le temps de cycle nécessaire pour créer un contrat et identifier les améliorations des méthodes de travail. Cette évolution nous a également amenés à être plus disciplinés en interne, en ce qui concerne le processus de gestion des contrats et la définition des rôles et actions imputables à chacun et le moment auquel nous avons besoin d'un contrat. Nous avons récemment commencé à travailler avec nos services juridiques et achats pour fournir un ensemble harmonisé de modèles de contrats à utiliser à l'échelle mondiale." L'entreprise n'est qu'au début de sa mutation en la matière, mais le déploiement devrait être se faire à l'échelle mondiale dès 2019.

La solution Icertis a été privilégiée en raison de ses outils jugés fonctionnels et en accord avec les besoins exprimés comme la eSignature, le contrôle de version et le suivi des changements. La possibilité de gérer une bibliothèque de clauses et des modèles de contrats est également un argument cité. "Nous avons également choisi la plateforme parce qu'elle était facilement évolutive et simple d'utilisation, ce qui était important pour garantir une large adoption par nos utilisateurs internes", assure Céline Arquizan.