Bpifrance professionnalise ses achats

Bpifrance est engagée depuis plusieurs années dans un projet de structuration de ses achats. "Nous avions une maturité achat très faible, nous avons donc choisi de traiter plusieurs sujets en même temps", a expliqué Martine Cavazzoni, directrice des achats de Bpifrance, lors d'un atelier dans le cadre d'Achats Connect, organisée par Décision Achats. Pour cela, elle s'est appuyée sur l'expertise du cabinet de conseil Althéa, qui accompagne la banque publique d'investissement depuis 2018.

Gain de 35 jours pour le paiement des factures

La direction des achats a notamment planché sur la mise en place d'un outil digital pour simplifier certains process et se mettre en conformité avec des réglementations comme la réforme de la facturation électronique, la loi Sapin II ou encore la directive DSP2. "Nous voulions une solution disruptive qui intègre la RPA et l'IA pour mieux exploiter les données", précise Martine Cavazzoni. Après une phase de sélection, la banque a jeté son dévolu sur l'outil Ivalua. "Bpifrance a souhaité acquérir une solution achat 100 % intégrée et évolutive", confie Elodie Jardoux, manager Achats chez Althéa. Quelques années après la mise en place de cet outil, les résultats sont au rendez-vous. "Nous sommes passés de 45 jours à 10 jours pour le traitement et le paiement des factures", illustre Martine Cavazzoni. La sécurisation du référencement fournisseur est aussi réalisée en 24h.

Des processus simples et harmonisés

Pour favoriser l'adhésion à cet outil digital, la direction des achats a travaillé sur la simplification et l'harmonisation des processus achat. "Chaque entité avait son propre processus qui ne correspondait pas forcément aux bonnes pratiques achats", commente Martine Cavazzoni. Aujourd'hui la direction des achats pilote l'ensemble de l'activité achats de Bpifrance à travers diverses actions comme l'analyse des dépenses par catégories et fournisseurs, le contrôle du taux de couverture et d'application de ses contrats et le fait de s'assurer que les critères RSE sont remplis par les fournisseurs. Pour cela, Bpifrance a notamment mis en place de la RPA et de l'intelligence artificielle sur les contrats pour extraire des données et analyser des clauses. Pour faciliter la conduite du changement, Bpifrance a mis en place une cellule d'accompagnement de proximité des utilisateurs métiers puisque la banque compte 28 directions métiers différentes qui traitent de volume d'achats assez hétérogènes. "Les membres de cette cellule connaissent les spécificités des directions et ont un objectif d'amélioration continue de l'outil d'achat", souligne Elodie Jardoux. La direction des achats s'est aussi attachée à embarquer très rapidement ses fournisseurs dans ce projet de transformation. "Entre 3 et 6 mois après le déploiement de l'outil, 98 % des fournisseurs l'utilisaient. Ils en sont très satisfaits", se félicite Martine Cavazzoni. Et la direction des achats ne compte pas s'arrêter en si bon chemin. En fin d'année, elle prévoit de signer la charte relations fournisseurs et achats responsables, puis intégrer la note carbone dans son outil en 2024 et obtenir le label en 2026. "En parallèle, nous travaillons aussi sur la facturation électronique", indique Martine Cavazzoni.