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Achats de demain : vers la révolution des échanges de données informatisés (EDI)

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Achats de demain : vers la révolution des échanges de données informatisés (EDI)
© joyfotoliakid - stock.adobe.com

La digitalisation des achats est incontournable pour les entreprises qui souhaitent s'adapter aux habitudes de consommation des clients. Cette digitalisation, reposant sur l'échange de données informatisée, marque en réalité une révolution du secteur qui se traduit notamment par l'essor des Marketplace BtoB.

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Synonyme de gain de temps, d'uniformisation et de simplification du processus d'achat, et plus particulièrement les achats non récurrents de type " B " et " C ", les " Marketplace " sont en train de transformer le secteur en profondeur et dessinent le futur de la fonction achats pour les entreprises aux montants élevés de dépenses.

Les enjeux du traitement des données

La digitalisation des achats est basée sur l'échange de données entre les clients et les fournisseurs. De ce fait, l'échange et le traitement des données sont au coeur du processus métier. Traditionnellement, les entreprises saisissaient manuellement les données utiles au traitement des commandes et des factures chacune dans son propre logiciel. C'était une pratique longue, coûteuse et exposée à tout type d'erreur humaine : la perte de données, la double saisie, une mauvaise entrée de data...

Les nouvelles technologies permettent une meilleure centralisation des données grâce à l'échange de données informatisés, ou EDI. Cela représente un avantage pour toutes les parties prenantes, fournisseurs et entreprises clientes. Les échanges deviennent plus fluides, plus rapides et moins chers, avec un nombre d'erreurs réduit au minimum. Mais l'EDI ne traite pas seulement la saisie des données, c'est également un moyen d'envoyer tout type de document entre deux systèmes de gestion d'entreprise. Les factures, les bons de commande, les ordres d'achat, l'analyse du stock, les avis d'expédition, les documents douaniers... Toutes les informations se retrouvent parfaitement identiques auprès de chaque partie prenante, facilement accessible et consultable en temps réel.

Dans le cas des entreprises qui veulent prendre le virage de la digitalisation, la mise en place des échanges informatisés suppose la définition d'un format unique pour les documents (les factures au format EDIFACT, par exemple), qui sont ensuite traités par un logiciel EDI. Cela garanti l'uniformisation des données et facilite le traitement des commandes, l'expédition et la facturation.

L'EDI, une mini-révolution dans la Marketplace

Ainsi, nous vivons une mini-révolution dans le secteur car les nouvelles technologies sont en train de se substituer aux courriers électroniques et tout autre moyen de communication, grâce à leur simplicité et leur efficacité. L'EDI, qui était utilisé principalement au départ dans le secteur automobile et agroalimentaire, ont commencé à se démocratiser ces dernières années.

En effet, dans les secteurs des achats, l'EDI permet une homogénéisation de la data, un suivi plus transparent et une accélération dans le processus d'achat du produit. Dès la commande jusqu'au paiement et la livraison, les données sont intégrées automatiquement d'un système à un autre tout en garantissant la qualité des données tout le long du processus.

Auparavant, les différents partenaires impliqués dans l'acte d'achat tels que le client, le fournisseur, le logisticien étaient déconnectés les uns des autres ce qui signifiait qu'une fois l'accord trouvé, passé, les actions subséquentes, comme la création des comptes clients et fournisseurs, des articles, la création de la commande, la préparation, le stockage et le suivi de l livraison, la facturation étaient isolés dans des systèmes différents auprès de différentes parties qui devaient toutes se coordonner pour récupérer les informations nécessaires via échanges de courrier électroniques et ressaisie dans les systèmes

L'importance de travailler en EDI est d'accélérer ce processus, avec un suivi transparent et instantané du parcours de la commande.

Vers le futur des achats..

L'échange de données informatisé représente une stratégie de communication indispensable pour toutes les entreprises avec un nombre conséquent de partenaires commerciaux. Pour l'instant, il existe plusieurs formats, protocoles EDI et logiciels capables de consolider les différents types de documents pour fluidifier les échanges, mais dans les années à venir cette technologie s'imposera comme le meilleur moyen de communiquer et d'envoyer de la data entre les différents acheteurs et fournisseurs, tels que les banques et les activités connexes. Moins coûteux, plus efficace et facile à piloter, cette digitalisation permettra d'accélerer le traitement des commandes et par conséquent aura un impact positif pour les entreprises.

Par Natacha Serafin, directrice des opérations d'EPSA Marketplace, est en charge de la gestion de la stratégie et la mise en place des politiques I.T. au sein des entreprises. Elle a 5 ans d'expérience dans le domaine informatique, et plus de 12 ans d'expérience dans les achats et la gestion de projets.


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