La co-construction, levier d'économies

Comment trouver de nouvelles sources d'économies pour répondre aux objectifs fixés par la direction générale quand vous avez déjà réalisé une première vague d'économies substantielles? Telle était la problématique de la direction achats groupe du Crédit Agricole après un premier plan d'économies baptisé MUST qui a permis de réaliser près de 660 M€ d'économies sur 3 ans (2011-2015) auquel a succédé un nouveau plan baptisé SAVE pour Synergies d'Achats Vecteur d'Efficacité, avec un nouvel objectif de 220 M€ d'économies d'ici à 2020. Si de belles économies ont pu être réalisées (130 M€ à ce jour), l'objectif n'est pour autant pas encore pleinement atteint et le but est d'aller chercher de nouveaux leviers. En ligne de mire, deux leviers principaux : accentuer l'effort de mutualisation des achats dans un groupe très décentralisé, et mener une réflexion sur le besoin lui-même.

Ce dernier axe a naturellement amené les achats groupe à initier une réflexion partagée en interne. "Nous avons d'abord fait de la co-construction en interne en réunissant l'ensemble des prescripteurs des différentes caisses régionales et filiales dans une optique de partage des bonnes pratiques, relate Séverine Dubois, directrice achats du pôle banque de proximité du groupe Crédit Agricole. Mais qui mieux que nos fournisseurs pouvaient nous aider à progresser sur la définition de notre besoin et nos pratiques achats? Ils sont experts sur leur secteur, nous connaissent parfaitement ainsi que les habitudes des autres acteurs/clients." Sur un certains nombre de catégories d'achats, la direction achats a donc provoqué des rencontres dans le but de travailler avec ses fournisseurs les pistes d'optimisation des dépenses du groupe en partageant ses objectifs et ses enjeux. Car le prérequis en matière de co-construction est la transparence : "Il faut être clair sur ses objectifs et accepter d'être transparent avec ses fournisseurs en ouvrant la porte pour un maximum de visibilité sur ses process".

Appel d'offre enrichi...

Bien entendu ce travail doit être fait avec l'ensemble des fournisseurs présélectionnés pour que chacun ait le même niveau de traitement et d'information. Ainsi, co-construction et mise en concurrence ne sont pas antinomiques. "On les rencontre de manière individuelle en workshop dédié, explique Séverine Dubois. Cela créé une stimulation entre eux, très positive pour nous. De même, avoir une discussion de fond avec chaque fournisseur nous permet de mieux comprendre leurs problématiques." Cette phase est réalisée en amont des appels d'offres et même en amont de la rédaction du cahier des charges pour identifier les pistes globales d'optimisation des méthodes de fonctionnement. Ces pistes seront intégrées au cahier des charges et à chaque fois des alternatives sont demandées au fournisseur. "Le fournisseur répond d'abord stricto sensu à l'appel d'offres mais celui-ci propose des alternatives d'optimisations sur la manière de procéder. Et à chaque fois on interroge sur le gain et le coût de transformation associé : en transformant mon process quelles seront les économies générées et qu'est-ce que cela signifie pour nous client en termes de transformation?"

Ainsi, sur un appel d'offres transport de fonds, le Crédit Agricole a pu mettre en place une procédure parfaitement adaptée à son organisation et à son fonctionnement. "Avec Brinks France, l'un des fournisseurs qui a remporté le marché, nous avons une sorte de boîte à outils utilisable en fonction du niveau de maturité de chaque caisse régionale et de chaque entité. Au fur et à mesure que celles-ci sont prêtes à développer tel ou tel service on peut adapter la prestation et ainsi faire d'importantes économies."

... Et contrat évolutif

Sur la base d'un accord cadre groupe, le contrat même s'il est signé à un instant T se veut évolutif et s'adapte tout au long de sa durée de vie. "Nous avons mis en place un contrat qui intègre un plan de progrès auquel le fournisseur s'engage. C'est un système à tiroir assez modulaire qui correspond bien à notre fonctionnement et permet d'activer les différents leviers lorsque les caisses sont prêtes", détaille Séverine Dubois. Ces spécificités n'ont pas d'impact sur la durée du contrat. Tout cela est bien entendu suivi par un comité de pilotage de façon trimestrielle ce qui permet de rectifier le tir si besoin et d'être plus réactif. "Cela permet de mieux structurer la relation client/fournisseur qui s'établit de manière plus régulière et plus étroite." Transparence, visibilité et durée, tous les ingrédients sont réunis pour une relation de qualité. "La co-construction fait partie des premières briques de l'entreprise étendue. En associant nos fournisseurs plus en amont on les intègre à notre écosystème. Il ne faut s'interdire aucune famille d'achats, de même que la taille de l'entreprise n'est pas déterminante dans ce type de démarche", conclut Séverine Dubois.