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Résoudre le casse-tête des déplacements professionnels

Publié par le - mis à jour à
Résoudre le casse-tête des déplacements professionnels

Si les visioconférences règlent partiellement le problème des échanges par temps de Covid-19, les voyages d'affaires restent souvent indispensables. Ces derniers prennent parfois des allures de parcours du combattant mais, heureusement, les outils technologiques apportent des solutions.

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Dans son rapport "Business Spend Index" paru début 2021 sur les dépenses des entreprises, l'éditeur de solutions de gestion Coupa dévoilait que 60% des entreprises dans le monde continuent d'investir dans les voyages d'affaires. Une part qui souligne l'importance des déplacements professionnels dans un contexte défavorable. On constate aussi des réservations qui se font de plus en plus souvent à la dernière minute, entraînant une baisse de 38% du nombre de jours entre la réservation et le voyage, par rapport à l'année précédente. Pour autant, avec des évolutions de la situation épidémique, des réglementations et préconisations qui basculent souvent en quelques jours à peine, l'organisation des voyages relève du casse-tête pour les entreprises et les collaborateurs concernés.

Dès le début de la pandémie, le contexte a obligé les décideurs à faire les meilleurs arbitrages en un temps record. L'entreprise Jiliti apporte ses services dans les solutions et la maintenance des data centers. À ce titre, les déplacements des collaborateurs sont fréquents et variés, les clients étant implantés dans le monde entier.

"La préservation sanitaire et la protection des salariés sont bien sûr la priorité. Certains voyages domestiques, répondant notamment à des besoins de réunions internes, ont rapidement été remplacés par des visioconférences. Mais au fil des mois, nous avons remarqué le risque de perdre en cohésion d'équipe. À l'avenir, nous envisagerons plutôt une alternance entre le présentiel et le distanciel", confie Stéphane Hascoët, président de la société. Ses plus fortes inquiétudes portaient sur la relation avec les acteurs lointains. "D'autres catégories de déplacements ont un caractère crucial. Ils concernent les liens avec les partenaires tels que Microsoft, Oracle et d'importants clients américains. La fermeture des frontières aux États-Unis nous a posé de gros problèmes et ne nous permettait pas de nous projeter. Nous les rencontrons normalement deux à trois fois par an, outre-Atlantique. C'est un lien de proximité qui avait disparu", relate-t-il.

Entre pertes qualitatives et nouveaux obstacles

Au sein de la société Akeneo, éditeur de logiciels pour l'amélioration de l'expérience clients, les déplacements professionnels ont toujours occupé une place essentielle, avec une majorité de rencontres physiques avec les clients. "Nos équipes Sales étaient en déplacement trois jours par semaine. Il y avait surtout des voyages domestiques, mais également internationaux. Nous avons décidé, dès le début du printemps 2020, de ne plus se déplacer, la priorité étant donnée à la politique de sécurité. Sauf cas d'extrême urgence, tous les échanges avaient lieu à distance. Une situation qui perdure aujourd'hui, en raison d'importants blocages vers l'international", décrit Estelle de Gombert, directrice des ressources humaines d'Akeneo. "Le travail en distanciel joue un rôle important, mais il a ses limites, notamment en matière de développement. Les rencontres physiques facilitent bien sûr les choses, et sont bien plus constructives."

Les conditions d'accès aux différents territoires lors des déplacements concentrent une grande partie des inquiétudes des entreprises. "Mais au-delà des contraintes d'organisation et du fait que bon nombre de voyages d'affaires se font davantage à reculons, les surcoûts que peut représenter le contexte du moment dans ce domaine interrogent, témoigne Yorick Charveriat, président d'American Express GBT France. "Les heures supplémentaires à consacrer en amont à la bonne préparation du déplacement, l'heure d'attente pour réaliser des tests PCR, le caractère payant de ces derniers à l'étranger forment de nouveaux coûts cachés", regrette Stéphane Hascoët. Un voyage en Italie ou en Allemagne en mars 2021 a pu concrètement se traduire par plusieurs jours de préparation. "Puis au moment du déplacement, avec l'aller puis le retour, plusieurs tests PCR sont nécessaires", ajoute-t-il. Le recrutement à l'étranger est un autre aspect décrit comme problématique, le risque de se tromper étant accru à distance.

Lire la suite en page 2 de cet article : La clé de l'information en temps réel / Une démocratisation d'outils pour des pratiques durables / Zoom - Le voyageur d'affaires, bien soigné


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