La clé de l'information en temps réel

À l'image de l'agence Génération Voyage qui propose, sur son site, des données actualisées sur les modalités et restrictions relatives aux pays destinataires dans le monde, les initiatives se sont multipliées au fil des mois pour favoriser les déplacements professionnels avec davantage de sérénité. Dès le début de l'été 2020, American Express GBT lançait une plateforme d'information intitulée Travel Vitals, qui permet aux voyageurs et à leurs employeurs de disposer de toutes les informations dont ils ont besoin avant, pendant et après un voyage d'affaires. Celles-ci proviennent de centaines de sources différentes, et peuvent prendre la forme de conseils par destination (choix des compagnies aériennes, aéroports, chaînes hôtelières, loueurs de véhicules.

"Combien d'heures faut-il prévoir à l'aéroport avant le départ du vol ? Quand et dans quelles conditions peut-on aller dans tel ou tel pays ? Dès le début de la crise sanitaire, nous devions faire face à un nombre incalculable de questions de ce type, ce qui a motivé la création de cette plateforme. En moins de deux mois, elle était opérationnelle", indique Yorick Charveriat.

Du côté d'Akeneo, on souligne également l'importance des remontées d'informations, "notamment par le biais de VoyagExpert avec qui nous travaillons et qui fait part de recommandations essentielles. Leur rôle était particulièrement précieux dans un premier temps, lorsqu'il n'y avait pas encore de directives claires de la part des autorités. Actuellement, leurs experts nous fournissent toujours des données, comme des bulletins d'information", illustre Estelle de Gombert.

L'application pour smartphone Travel Password a elle aussi vu le jour dans le but de faciliter les tâches relatives aux voyages. Objectif : pouvoir présenter les garanties nécessaires en toutes circonstances en perdant le moins de temps possible. L'utilisateur conserve numériquement les documents nécessaires aux déplacements hors frontières mais également à terme, pour l'entrée dans des lieux accueillant du public. L'application fonctionne comme un outil de stockage de nos données de santé. Celles-ci sont enregistrées soit par des formulaires standardisés remplis par l'utilisateur et lisibles par un QR code, soit par des photos. L'utilisation des données ne nécessite pas de connexion Internet ou téléphonique et tous les documents sanitaires peuvent figurer dans l'application (tests Covid-19, vaccins, examens biologiques, radiographies, allergies...).

Une démocratisation d'outils pour des pratiques durables

Les informations fournies par les prestataires de sécurité sont considérées comme utiles en raison de leur connaissance fine du contexte des différents territoires, ainsi que du degré de précaution et des bonnes pratiques qui s'imposent. Stéphane Hascoët mentionne par ailleurs "le site du ministère des Affaires étrangères qui est riche, très bien conçu et actualisé en temps réel sur ces questions." Dans le souci de gagner du temps, l'entreprise Jiliti cherche actuellement à se tourner vers des solutions "tout mobile", "afin de pouvoir s'occuper des réservations et modalités associées le soir ou à tout moment. Nous remarquons que les solutions s'appuyant sur des technologies innovantes représentent plus que jamais une aide précieuse", poursuit-il.

C'est aussi le cas des outils de visioconférence qui sont entrés dans les moeurs professionnelles en un temps record. "Ils ont été déterminants au cours des derniers mois. D'ailleurs, même après cet épisode de crise sanitaire, les rencontres en face-à-face seront sans doute moins nombreuses dans nos pratiques. Pour signer un contrat, on constate que trois ou quatre rendez-vous sont souvent nécessaires. Peut-être que seulement un ou deux de ces rendez-vous aura lieu physiquement", estime Estelle de Gombert. Certaines nouvelles habitudes s'inscriront inévitablement dans le temps. La légitimité de se déplacer rencontre aussi la question de l'optimisation des coûts dans ce domaine et des enjeux écologiques. "Dans notre organisation, certains déplacements futurs se feront régulièrement, mais non plus systématiquement. Nous avons sans doute gagné 10 ans de conduite du changement en à peine quelques mois ", témoigne Stéphane Hascoët.

Signe des temps qui changent, l'agence American Express GBT fait déjà face à des demandes d'un nouveau genre, à savoir les meetings hybrides. "Ce sera un des développements importants à venir. Sur le lieu de destination d'un événement, certains échanges se feront également par le biais de visioconférences. Des entreprises se montrent d'ores et déjà intéressées par ce type de formules innovantes", confie Yorick Charveriat.