Les acheteurs en quête d'un mieux-disant digital

Les achats plaident pour un développement accéleré des fonctionnalités innovantes. C'est ce que rèvèle l'enquête annuelle sur les retours d'expérience relatifs aux solutions e-achats (*). Cette dernière met en avant les importantes marges de progression qui existent afin que l'offre technologique rencontre véritablement les attentes des interlocuteurs. Car, seuls 13% des acheteurs interrogés disent être très bien outillés en solutions logicielles, tandis que 11% indiquent que leur outil couvre plus de 80% des besoins fonctionnels et opérationnels.

Pour Isabelle Carradine, associée spécialiste de la transformation digitale chez PwC, "les investissements dans la digitalisation des achats ne sont pas suffisants en France. Le marché hexagonal suit plutôt un mouvement global en termes d'évolution technologique, mais n'est pas en avance de phase sur l'effort fourni et les résultats obtenus." Elle ajoute que la fonction achats de façon générale ne joue pas encore assez un rôle de levier stratégique dans les organisations, même si elle gagne progressivement en importance, notamment du fait de la digitalisation. "On constate que la valeur créée par les achats dépend directement du niveau de transformation digitale : l'accès à la donnée et la valorisation de la donnée soutiennent cette évolution."

Une intégration des critères RSE évidente et rapide

L'intégration d'autres critères récents comme la RSE est plus évidente et plus rapide. "Cette notion devient d'ores et déjà une réalité concrète dans de nombreuses entreprises françaises. Après deux années de crise de la Covid dominées par le management des risques, la RSE est revenu en force parmi les thématiques qui préoccupent les décideurs", précise Isabelle Carradine.

A la question "De quelles fonctionnalités disposez-vous ?", la gestion des informations et indicateurs de développement durable et de la RSE apparaît dans 55% des réponses lorsqu'elles sont en place depuis deux ans, contre 29% lorsqu'elles sont en place depuis 2 à 5 ans, ce qui confirme une orientation nouvelle vers cette thématique.

De nombreux acteurs évoluent dans ce sens, à l'image de GRTgaz, qui gère les infrastructures du réseau gazier national : "Nos décisions sont déjà orientées selon des critères RSE et d'écoresponsabilité, grâce à des indicateurs dédiés que nous avons mis en place depuis plusieurs années. L'objectif est aujourd'hui d'évoluer toujours plus efficacement vers un pilotage intégré sur des critères financiers mais aussi extra-financiers", indique Isabelle Ragault-Rolland, directrice achats de l'organisation. GRTgaz renouvelle actuellement son outil e-achats en plaçant cette notion au centre de sa gestion. "Les achats de transport par exemple font partie des enjeux importants sur un plan RSE. Nous disposons d'une flotte de 1 500 véhicules pour l'ensemble de la logistique. Au-delà du recours aux solutions bas carbone comme des véhicules qui fonctionnent au GNV, il s'agit d'optimiser les flux de transport, et le digital joue un rôle décisif dans ce but", témoigne-t-elle.

Parfaire les relations fournisseurs

Autre sujet clé du moment : la gestion des fournisseurs. Seuls 45% des répondants à l'enquête assurent que leur outil apporte un partage fluide et interactif avec leurs partenaires. Là encore, les attentes sont fortes. Bon nombre d'éditeurs proposent déjà des catalogues de produits en mettant le contenu de leur offre entièrement à disposition des donneurs d'ordre.

Face aux demandes de garanties fortes et d'agilité, de nouveaux acteurs tirent leur épingle du jeu. L'éditeur BuyXSell propose un outil ressemblant à une plateforme intuitive BtoC. "Les fournisseurs présents sont tous qualifiés sur des critères de devoir de vigilance, RSE, de lutte contre la corruption, de validation des Kbis... La demande à l'égard de garanties de ce type pour gérer des achats de classe C, est désormais très forte", constate Christophe Large, directeur général de Logitrade, société experte de l'externalisation et de la digitalisation des achats. "Au fil des années, les demandes d'interconnexion des ERP pour accélérer le temps d'échange et assurer le bon format de l'information sont devenues toujours plus fréquentes, poursuit-il. Les modèles Punch Out, aujourd'hui, font évoluer cette pratique : le client ne veut plus gérer les contenus, mais s'interconnecter aux bases de données pour se constituer un panier d'acquisition à valider ensuite en interne."

La recherche d'agilité en matière de relations fournisseurs profite aux offres logicielles innovantes du domaine. "Plusieurs des fonctionnalités que nous proposons sont particulièrement appréciées comme la transformation d'un devis fournisseur en commande, réalisée en 2 secondes grâce à l'intelligence artificielle et un simple glisser-déposer, ou encore la géolocalisation des fournisseurs de proximité conformes aux priorités et exigences RSE", illustre Mélanie Lehoux, PDG et fondatrice de Ibat, éditeur de la solution SI Achats iSyBuy.

Parmi les secteurs les plus avancés en matière de digitalisation des processus achats se trouvent les entreprises technologiques et des télécommunications, les banques, assurances et fournisseurs de services financiers. "Ces acteurs sont excellents en matière de gestion de risque. L'approche Know Your Customer, qui répond à des obligations réglementaires dans ce domaine, s'est déjà déclinée en Know Your Supplier, et offre des garanties fortes relatives à la chaîne d'approvisionnement", explique Isabelle Carradine.

De nouveaux modèles pour de nouvelles attentes

Les évolutions technologiques s'inscrivent dans un contexte de mutation qui affecte profondément les organisations achats. "Nous transformons actuellement notre système d'information, et cette démarche répond à un besoin de changement plus global. Notre ERP évolue également. Nous souhaitions mieux mettre à profit le partage de données, et également bénéficier d'une meilleure capacité d'analyse de données. Il s'agit du résultat de réflexions en faveur d'une recherche de performance par la digitalisation", souligne Isabelle Ragault-Rolland. "Il y a également enjeu fort autour du respect des délais de paiements. De façon plus générale, la digitalisation vise aussi à favoriser l'efficacité des interactions en interne et vers l'extérieur", ajoute Thierry Lamy, responsable du pôle digital et transformation chez GRTgaz.

L'arrivée de nouveaux éditeurs de solutions comme iSyBuy a pour objectif de mieux répondre à de nouvelles nécessités. L'outil s'adresse à toute société, quel que soit le marché. "Mais nous nous sommes notamment rendus compte qu'il n'y a pas d'offre prenant en compte les contraintes des ETI, qui cherchent des solutions prêtes à l'emploi en quelques semaines maximum. Le but a donc été de développer des modèles plus en accord avec certaines catégories d'entreprise", indique Mélanie Lehoux.

Déployer un SI Achats est lourd. 12 à 36 mois sont généralement nécessaires, et le processus s'avère coûteux. ISyBuy a ainsi pris le parti de mettre à disposition une solution standard avec un paramétrage disponible. Différentes options sont à choisir, et aucun développement n'est nécessaire. "Il s'agit là du premier critère qui fait que les ETI se tournent vers nous", se réjouit Mélanie Lehoux. Les fonctionnalités prennent en compte les caractéristiques d'une marketplace intuitive classique ne nécessitant pas de formation, ce qui peut représenter un important gain d'agilité, en particulier dans un contexte de turn-over important des effectifs. A noter que l'intégralité des fonctionnalités achats susceptibles d'être pertinentes dans un contexte d'utilisation à distance est disponible en version mobile.

Pour Christophe Large, l'évolution technologique actuelle s'inscrit dans une suite logique : "Il y a 20 ans, la démocratisation du web à tout changé. Les moteurs de recherche ont permis de répondre rapidement à un besoin, ce qui a provoqué une décentralisation de l'acte d'achat de l'acheteur vers le prescripteur. En conséquence, les achats sont devenus moins encadrés, ce qui s'est traduit par une perte de valeur dans l'optimisation des achats. Depuis, les systèmes d'e-procurement ont vocation à restructurer cette désorganisation, tout en répondant à de nouveaux enjeux."

L'acte d'achat va désormais bien au-delà du type de produit et de son prix. Il revêt de ce fait un rôle toujours plus stratégique. La digitalisation amène à reconsidérer le métier de l'acheteur. "Aujourd'hui, avec les fonctionnalités innovantes, on veut simplifier les flux d'acquisition, de sorte que l'acheteur puisse se focaliser sur des tâches à haute valeur ajoutée, qui consistant à qualifier, sourcer, négocier avec le fournisseur, mieux entretenir le volet relationnel... L'acheteur de demain sera pleinement une partie prenante dans les Comex, avec un rôle beaucoup plus décisif", ajoute-t-il, en citant en guise d'exemple le cas de groupe Accor : dans le cadre de la mise en place de sa marketplace, la directrice achats qualifiait ses collaborateurs "non pas d'acheteurs, mais d'enrôleurs de fournisseurs."

Les collaborateurs au coeur des choix technologiques

La focalisation sur la simplicité d'usage et l'adhésion des salariés forme une autre tendance lourde. "La simplification est bien sûr une motivation forte dans cette transformation technologique : nous passons de 5 outils différents dédiés aux achats jusqu'ici à un seul outil qui sera en place en janvier 2023", illustre Isabelle Ragault-Rolland. "Notre nouvelle solution doit être l'outil de tout le monde, quels que soient les collaborateurs. Les employés doivent pouvoir librement faire une demande achat, suivre leur commande, poursuit Thierry Lamy. La réduction du temps passé à faire des commandes, la nécessité d'avoir des reportings plus précis ont également orientés nos décisions."

"Nous voulions gagner en simplicité quant aux appels d'offres, avec une meilleure visibilité sur les prix, la possibilité de consulter un segment achat très facilement en fonction du périmètre sur lequel évolue chaque salarié. Réaliser et valider des commandes en situation de mobilité est aussi une facette importante dans une optique de gain de temps et d'agilité, tout comme la possibilité d'intégrer rapidement des preuves de réception par photos par exemple", assure-t-il.

Mélanie Lehoux mentionne également la nécessité de répondre à l'ensemble des utilisateurs, "et non pas uniquement aux directions achats et directions générales. Nous sommes pleinement centrés sur le besoin de l'utilisateur final dans nos développements." Elle ajoute que la sécurité et les partenariats rassurants sur ce plan sont "un autre critère essentiel pour lever les craintes, répondre aux interrogations légitimes de chacun, et faire adhérer le plus grand nombre aux projets de transformation digitale." Enfin, la meilleure prise en compte des besoins utilisateurs dans une démarche d'innovation constructive est un autre point d'importance : l'enquête indique que 79% des personnes interrogées sont plutôt d'accord ou pleinement d'accord avec le constat que le métier d'acheteur, ses valeurs, ses pratiques sont clairement bousculées et qu'un travail doit être engagé urgemment avec la direction achats pour formaliser ces changements. Bon nombre d'acheteurs expriment des regrets quant à la manière dont est géré le virage numérique. Au moment de la mise en place de l'outil clé de leur organisation, seuls 53% d'entre eux ont été informés de ses bénéfices, seuls 40 % ont été consultés en amont, et moins de la moitié (49%) ont été formés à la nouvelle solution.

(*) Etude Media Dell'Arte réalisée par questionnaire routé en 3 vagues du 15 avril au 15 septembre, via Internet et LinkeDin, sur les bases adhérents du CNA (Conseil National des Achats), les bases abonnés du Magazine Décision Achats ainsi que les bases BtoB de Media Dell'Arte.

"Des acheteurs désireux de peser sur le devenir de leur fonction"

Philippe Grange, directeur de l'étude Décision Achats / Media Dell'Arte, revient sur les points clés qui ressortent des acheteurs interrogés.

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Quels sont les grands enseignements de cette édition 2022 ?

Le principal axe concerne la façon dont les acheteurs veulent faire évoluer leur métier aujourd'hui. Il s'agit pour eux de digitaliser les pratiques afin d'aller dans le sens de ce que doivent être leurs nouvelles missions. Ils souhaitent peser sur le devenir des outils, sur les fonctionnalités proposées. Par exemple, les attentes en termes d'intelligence artificielle diffèrent selon qu'on soit acheteur, directeur achats ou DSI.

Comment répondre à cette tendance ?

Il y a plus que jamais une nécessité de regrouper les différents acteurs autour de la table pour recueillir les ressentis et besoins de chacun. Il faut davantage de dialogue et de médiation pour être profitables à tous. Des éditeurs organisent déjà des concours d'idées autour de la décarbonation, des problématiques de taxe carbone. Ils sont animés d'une volonté d'être au plus proche des attentes, par le biais d'une démarche de co-innovation.

Quel regard est porté sur les outils e-achats en place ?

Ils sont souvent trop anciens et manquent d'évolutivité. Les acheteurs estiment que les outils ne vont pas assez en phase avec les enjeux du moment. Près de 50% regrettent que les fonctionnalités à disposition ne couvrent un périmètre assez large.