[Etude] Comment la crise sanitaire a impacté les frais professionnels en 2020

Alors que bon nombre d'entreprises sont confrontées à des changements organisationnels majeurs, Expensya (éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion des notes de frais) dresse le bilan des postes de dépenses professionnelles et montre les principales tendances. Pour ce faire, il a traité plus de 100 millions d'euros de dépenses (anonymisées). Quelles en sont les évolutions majeures ? Cette 3e édition analyse et compare les catégories de dépenses passées en notes de frais par les salariés français entre 2019 et 2020. Réponses...

La restauration, toujours sur la première marche du podium

Cette année, la restauration demeure en tête des dépenses passées en notes de frais : 42% des factures analysées représentent des frais de bouche. Les salariés français optent souvent pour l'hyper-marché ou le fast-food proche de leur lieu de travail. McDonald's se place encore en tête des marchands pour cette catégorie : près de 13% des professionnels français ont pris leur repas au moins une fois au McDo. Toujours dans le top 3, Carrefour cède sa deuxième position à l'enseigne de grande distribution à prédominance alimentaire E. Leclerc.

Une hausse des frais relatifs aux déplacements en voiture : impact de la crise sanitaire ?

Le secteur du déplacement professionnel est sévèrement impacté depuis le début de cette crise sanitaire sans précédent. On observe une évolution majeure : en 2020, les frais relatifs aux déplacements en voiture rejoignent le classement des principales catégories de dépenses et se retrouvent en seconde place après les frais de repas, remplaçant ainsi les frais d'hébergement. Les chiffres d'une étude réalisée par Expensya sur le sujet, publiée le 11 mars dernier, témoignait de ce début de récession : chute du nombre de déplacements à l'international sans compter les annulations d'événements majeurs. "Il semblerait qu'avec la crise liée au coronavirus et la limitation des transports en commun dans certaines zones, les professionnels français empruntent leurs propres véhicules pour se déplacer", commente Expansya.

Cette tendance à la hausse des déplacements en véhicules personnels est accompagnée d'une augmentation des frais de péage (+2%), de parkings et de carburant (+5%), et d'un accroissement des déplacements, plus marqué en 2020. "Ceci nous amène à examiner de près les indemnités de frais kilométriques et à comparer les données actuelles aux données de l'année précédente", commenté Expensya. "L'évolution en 2020 indique que le montant total dépensé en frais kilométriques a doublé avec un nombre de transactions également à la hausse (+24.52%)."

Qu'en est-il des frais de services, utilités et équipements ?

L'étude montre une hausse des frais de services, utilités et d'achat d'équipements. Cette tendance à la hausse est certainement due à la généralisation du télétravail au sein de plusieurs sociétés même après la levée du premier confinement. "Pour aborder le mieux possible cette période, les collaborateurs se sont préparés pour pouvoir assurer leurs activités professionnelles depuis chez eux : aménagement de l'espace de travail, acquisition de matériel, mise au point de moyens efficaces pour la communication à distance. Ceci explique l'augmentation des notes de frais passées en services, utilités et équipements", explique Expensya.

Les frais de services et utilités représentent 12.78% du montant total dépensé. La Poste occupe la première place avec 19.44% du nombre total de transactions, suivie par Orange (11.67%) et Free (5.89%). La catégorie équipements est la suivante dans le classement avec 12% du montant total dépensé en frais professionnels. Les trois premiers marchands dans le classement sont : Amazon (8%), Leroy Merlin (4.32%) et la Fnac (3.13%).

Les transports en commun en net recul

Le transport terrestre inclut des dépenses des catégories suivantes : taxis, train, bus et métro. Les trains occupent exceptionnellement la dernière place en termes de transactions effectuées derrière les taxis, les bus et les métros. Il semble qu'à cause de la crise sanitaire, les professionnels français favorisent le transport individuel en cas de déplacement professionnel et empruntent moins fréquemment les transports en commun. Cette baisse est visible en montant total (-4.5%) et en nombre de factures (-6.38%). Pour les taxis et les VTC, Uber occupe la 1re place. Le géant américain du rideshare demeure l'enseigne préférée des Français avec 25.4% du nombre total de factures engagées dans cette catégorie et 22.45% du montant total, suivi par les taxis parisiens, le deuxième service de transport individuel le plus utilisé.

Le nombre de frais relatifs au transport aérien a connu une baisse remarquable en 2020 : ceci est dû aux restrictions de voyage imposées par plus de 200 pays pour limiter la propagation du coronavirus.

Le transport aérien représente aujourd'hui : 0.67% du nombre de factures et 3,52% du budget total dépensé en notes de frais. Une baisse du montant dépensé dans cette catégorie (-3.52%) et du nombre de transactions (-0.52%). Par ailleurs, Air France se positionne toujours en tête avec 33.73% du montant total suivie par EasyJet et Lufthansa contrairement à 2019 où Lufthansa occupait la deuxième place et EasyJet la troisième.

L'hébergement "presque" hors classement !

L'hébergement, qui domine d'ordinaire le classement des catégories, occupe cette année la dernière position. Son évolution, sans surprise, ne peut que s'expliquer que par la crise de la COVID-19.

En 2019 : l'hébergement occupait la 2e place dans le classement des principales catégories de dépenses et représentait : 17% du budget total engagé en frais professionnels et 6% du nombre des factures. En 2020, il représente 11.85% du budget et 4.46% des factures.

La chaine hôtelière Ibis Hotels demeure néanmoins l'enseigne préférée des voyageurs professionnels français même en temps de crise et détient 14.45% du montant total dépensé dans la catégorie hébergement.