Au coeur des achats du ministère de l'Intérieur, interview de Frédéric Clowez

Présentez-nous votre direction achats en quelques mots...

Ma direction s'appelle la SDASEM pour Sous-direction de l'achat et du suivi de l'exécution des marchés. C'est une des trois sous-directions du service de l'achat, de l'innovation et de la logistique (SAILMI), service de la DEPAFI (direction de l'évaluation de la performance, des achats et des finances) du ministère de l'Intérieur. Nous sommes en charge de l'ensemble des marchés de l'administration centrale du ministère de l'Intérieur. C'est en quelque sorte le coeur du réacteur des achats du ministère de l'Intérieur.

Concrètement, nos 80 agents sont en charge des procédures que nous suivons depuis le cahier des charges jusqu'à la fin des marchés qui sont en moyenne d'une durée de quatre ans. Nous gérons toute la durée de vie du marché comme les révisions de prix, les modifications de sous-traitance, les cessions de créances, etc.

Quels sont les besoins spécifiques de vos clients internes?

Nous travaillons pour 17 donneurs d'ordre qui représentent l'ensemble des directions du ministère de l'Intérieur comme, par exemple, la gendarmerie nationale, la police nationale, la sécurité civile, la direction générale des étrangers en France, la direction de la modernisation de l'administration territoriale (DMAT) ou encore la sécurité routière. Cela représente une grande diversité d'acteurs et de besoins entre les élections, les centres d'accueil de demandeurs d'asile, les armes et munitions, les systèmes d'information, les radars mobiles ou embarqués....etc... Les sujets à fort contenu technologique se sont également multipliés (réseaux de télécommunication, systèmes d'informations, drônes, caméras piétons, caméras embarquées, surveillance aérienne,...). Nous avons également de petites équipes dédiées à certains métiers spécifiques et positionnées auprès des services opérationnels ou techniques, comme l'informatique/télécom, la sécurité civile, la sécurité routière ou la police scientifique.

Comment travaillez-vous avec la DAE (direction des achats de l'Etat) ?

Le ministère de l'Intérieur est, en volume, le deuxième acheteur après le ministère des Armées. C'est pourquoi la DAE nous confie l'organisation d'un nombre croissant de marchés interministériels. Ainsi, sur les 761 marchés actifs mis en place par le SAILMI, 211 sont interministériels (et 116 sont portés par le ministère de l'Intérieur).

Comment organisez-vous vos achats ?

D'une façon générale, nous devons identifier la meilleure solution possible pour nos clients internes (ou externes, pour les autres ministères), soit via un marché existant à l'échelle interministérielle, ou déjà passé par un autre ministère (ex : ministère des Armées). Mais nous faisons appel également aux centrales d'achats comme l'Ugap, la NSPA qui est la centrale d'achats de l'OTAN, ou encore via le réseau des acteurs hospitaliers d'Ile de France (le Resah IDF) , dans le cadre de la crise Covid.

Parlons chiffres... Quel est votre budget achats ?

Le budget achats du ministère de l'Intérieur est de quatre milliards d'euros annuel. Notre direction gère entre 120 et 150 procédures par an et 761 marchés actifs. Nous gérons également environ 1000 actes administratifs par an (cessions de créances pour les entreprises, révisions de prix, ...).

Quels sont vos plus gros marchés ?

En 2021, cinq de nos plus gros marchés représentaient plus de 60 millions d'euros chacun. Trois de ces marchés concernent l'informatique et les télécommunications (ex : marchés interministériels de téléphonie fixe et de téléphonie mobile). Un autre marché important est celui des véhicules blindés de maintien de l'ordre, pour la gendarmerie nationale. Dernièrement, les forces de sécurité intérieure ont pu bénéficier du plan de relance du gouvernement et, là où, en moyenne annuelle, nous pouvions commander environ 5000 véhicules, nous en avons commandé 11000 en 2021. L'immense majorité est constituée de véhicules légers, mais certains sont plus spécialisés ou emblématiques comme les Renault Alpine qui sont des véhicules rapides d'intervention.

Enfin, nous passerons prochainement un marché de près de 72 millions d'euros auprès des "voyagistes". Cela concerne l'ensemble des déplacements professionnels de tous les agents du ministère de l'Intérieur ou encore l'envoi de moyens humains à l'étranger (par exemple, pour la sécurité civile lorsque la France accorde son aide à un pays victime d'une catastrophe naturelle ou industrielle).

Quels sont vos objectifs à court et moyen terme ?

Nous avons les objectifs, classiques, de tout service achat : économiques, en obtenant le meilleur rapport qualité-prix pour nos services-clients, juridique, en limitant le nombre de contentieux et, a fortiori, de procédures annulées et calendaires, en menant à bien nos procédures dans des délais raisonnables, ce qui suppose d'éviter le plus possible les marchés infructueux. Ainsi, nous progressons puisque de 19 marchés jugés infructueux en 2018, nous sommes passés à seulement six en 2020.

Au plan économique, la création du SAILMI, grand service achat du ministère de l'Intérieur, avait pour objectif de massifier nos achats, avec à la clé un objectif de rationalisation des coûts et d'économies d'échelle. Notre objectif en 2021 se situait à 40M€, et nous l'avons atteint, dans un contexte pourtant difficile.

vQuelle est votre stratégie d'achats responsables ?

Nous avions comme objectif que 30% de nos marchés puissent disposer de clauses environnementales (ex: obligations en matière de transport, gestion des déchets, normes de pollution,...). Cet objectif est déjà atteint et nous voulons aujourd'hui rehausser notre niveau d'ambition, tout en resserrant le contrôle du respect de ces clauses.

Aujourd'hui notre ambition est également sociale : c'est faire en sorte que l'achat public joue un rôle citoyen et, concrètement, que l'argent public puisse aussi bénéficier aux publics les plus éloignés de l'emploi. Nous encourageons ainsi nos fournisseurs à faire travailler des publics handicapés, via des ESAT, des aeliers protégés ou autres établissements adaptés, à recruter des demandeurs d'emploi de longue durée, des militaires blessés en opérations extérieures etc.

Sur quels types d'achats spécifiques au Ministère de l'Intérieur peut-on intégrer des clauses environnementales hormis les achats dits traditionnels ( véhicules, énergie propre, ...) ?

Je prendrai l'exemple des munitions de calibre 9 mm (armes de poing). Nous avons cherché à avoir des munitions qui dégagent le moins de gaz toxiques possible. C'était une demande remontée des opérationnels car sur les pas de tirs, en intérieur, les policiers, gendarmes et surtout les instructeurs pouvaient être en contact prolongé avec ces gaz. Au final, cela nous conduira à acheter des munitions plus chères de quelques centimes, mais beaucoup plus propres en répondant ainsi à la demande de nos clients internes. Dernier exemple, sur le marché de l'habillement, nous avons un engagement de notre fournisseur pour le recyclage des casquettes, bérets, polos, ... de la police et de la gendarmerie. Ce même fournisseur a confié près de 4000 heures de travail à des sociétés du secteur protégé.

Comment encouragez-vous l'achat local et/ou européen ?

Nous voulons faire en sorte que le volume d'achat important du Ministère puisse bénéficier à des entreprises européennes et, quand c'est possible, françaises. Nous avons, dans un premier temps, limité les freins à l'accès pour les PME, par exemple, en allotissant nos marchés. Aujourd'hui, entre 70 et 80% de nos marchés sont conclus auprès de TPE-PME.

Quels sont vos points de vigilance sur les risques fournisseurs ?

Comme beaucoup de directions achats, nous sommes très prudents sur la sécurité au sens large : la sécurité des approvisionnements, la sécurité juridique, sécurité opérationnelle ... Mais nous avons un point de vigilance sur l'utilisation de nos données personnelles dans le cadre de la loi RGPD. Ainsi, nous veillons à ce que nos fournisseurs, surtout dans les achats IT, qui figurent parmi nos plus gros budgets achats, présentent toutes les garanties de protection des données, à commencer par le lieu d'hébergement de ces données, les modalités de stockage physique, les conditions de sauvegarde, etc...

Comment avez-vous recours à l'innovation ?

Pour développer l'innovation, le ministère contractualise régulièrement avec certains laboratoires de recherche ou établissements d'enseignement supérieur. Il peut aussi se doter de quelques moyens de R&D. Ainsi, la DRH du ministère a encouragé le développement de la formation à distance avec un incubateur interne de projets, sur la base de serious games.

Enfin, vous portez un projet de labellisation relations fournisseurs et achats responsables (RFAR) à fin 2022 ?

Oui. Nous sommes signataires de la charte relations fournisseurs responsables depuis longtemps mais notre chef de service, Jean Bouverot, souhaite aller plus loin, obtenir le label RFAR et dans la foulée, la certification ISO 20400. L'objectif est de candidater dès juin 2022. Pour cela, nous avons constitué des groupes de travail sur le sujet et nous voulons partager ce projet et cet objectif avec l'ensemble des parties prenantes et des partenaires à savoir les acheteurs, les clients internes, les logisticiens, ...