Sourcing travaux : trois conseils d'experts

Le sourcing est un élément essentiel de l'acte d'achat, que ce soit pour trouver de nouveaux prestataires ou pour challenger le panel de fournisseurs existants. Il peut avoir des enjeux économiques via la réduction des coûts d'achats, des enjeux qualité ou encore d'externalisation de savoir-faire (sous-traitance). Sur certains marchés, sa mise en oeuvre s'avère cependant chronophage, avec un investissement en temps important pour des résultats pouvant s'avérer insatisfaisants.

1/ Penser sa démarche

En amont, il est nécessaire de cadrer au mieux les besoins et les attentes, les exigences et les contraintes, afin de cibler les entreprises de la bonne taille et capables de répondre au besoin.

Ce cadrage ainsi que ce ciblage vont permettre d'analyser le marché adressé. Penser la démarche en amont va permettre un gain de temps. Une ressource précieuse dans les démarches de sourcing.

2/ Varier ses sources de recherche

Cependant, lorsque l'on veut mener à bien un sourcing on se retrouve vite perdu, ne sachant pas où chercher les fournisseurs. Surtout lorsque le marché dispose de peu d'entreprises et d'une forte concurrence à l'achat.

Il faut donc raisonner comme l'entreprise elle-même : où s'est-elle référencée pour trouver du business, sur quel outil, sur quelle plateforme ? Il faut penser au parcours que l'entreprise va mettre en oeuvre pour répondre au besoin et essayer de la trouver sur ce parcours.

Si l'entreprise a besoin de qualifications on peut également contacter les organismes de certification professionnelle qui pourront nous fournir des contacts locaux.

Un mapping des solutions et des moyens est un bon exercice à réaliser pour établir sa réflexion et visualiser ensuite les outils qu'il faudra déployer.

Il est également important de varier ses sources de recherche afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Elles peuvent être gratuites (comme les salons, les catalogues) ou payantes (comme les places de marchés, les bases de données).

En voici quelques-unes :

- Le Web et les réseaux sociaux et professionnels sont les sources les plus faciles d'accès.

- Ne pas négliger les salons professionnels, le contact en direct reste incontournable dans le domaine des achats : Salon Professionnel Du Bâtiment, Salon de la Construction et des Travaux Publics...

- Les annuaires d'entreprises et d'associations professionnelles, notamment celles spécialisées dans le bâtiment, permettent de filtrer sur de nombreux critères (zone, coeur de métier, effectifs, chiffre d'affaires...) : Fédération française du bâtiment, Fédération nationale des travaux publics...

- Poster une annonce peut être un investissement fructueux, sur les plateformes type : lemoniteur.fr, marchesonline....

- Les organismes de formation ayant des habilitations ou des qualifications particulières.

- Les bases de données des chambres du commerce et de l'industrie : Chambres de commerce et d'industrie.

- Les outils de recherche de l'INSEE.

- Vos réseaux professionnels sont également une ressource très riche pour votre sourcing.

3/ Qualifier et sécuriser

Il est important de formaliser une grille de qualification des entreprises pour le sourcing. Pour ce faire, comme dans un appel à candidatures pour les marchés publics, il faut établir une liste des critères et questions indispensables pour vérifier le sérieux et la capacité de l'entreprise. Nous vous proposons de découper cette phase en quatre parties :

- Les vérifications administratives et de capacités économiques : Siret, K-bis, taille, chiffres d'affaires, RC professionnelle, Attestations sociales et fiscales, Garantie Décennale...

- Les capacités humaines : effectifs globaux, personnels dédiés à l'activité, encadrants, recours aux sous-traitants...

- Les capacités techniques : qualifications, Caces, compétences, ainsi que le dossier de référence des prestations similaires...

- Les capacités matérielles : liste du matériel et équipements nécessaires...

Afin d'optimiser votre sourcing, ces éléments peuvent être demandés dans votre premier mailing d'appel à manifestation avec un lien vers un questionnaire. Il est vivement conseillé de prendre le temps de rappeler les entreprises ayant manifesté leur intérêt pour approfondir l'échange et vérifier leur sérieux.

Nous conseillons également de toujours demander à l'entreprise un dossier de compétences avec des références, des contacts et des photos de chantier. Cela permettra de décourager les entreprises les moins sérieuses.

Des éléments de réponses courts suffisent, il ne faut pas non plus apeurer les petites entreprises avec des processus de qualification trop lourds. C'est donc à vous de savoir où mettre le curseur et de prévoir un test avec les nouvelles entreprises retenues avant de vous engager dans des relations et contrats à plus longs termes.

Les intérêts de réaliser un bon sourcing fournisseur sont nombreux : il permet d'augmenter la concurrence, de répondre à des indisponibilités sur un panel historique, de challenger les prix en augmentant les chances d'obtenir des tarifs plus avantageux, d'accroître le nombre de fournisseurs afin de diminuer les risques liés à l'approvisionnement, de diminuer votre dépendance à un fournisseur, et d'engendrer la création de nouvelles relations.

Par Jean-Loup Leblond, consultant Buy The Moon, entreprise spécialisée dans l'assistance à maîtrise d'ouvrage sur la passation de marchés de travaux et aussi dans l'identification et la sécurisation des risques associés à ce domaine - et Mélanie Spagnuolo Peuf, consultante et fondatrice de Buy The Moon, qui a plus de 10 ans d'expériences dans les marchés publics, formatrice et expert marchés publics.