Peut-on prévoir des visites de site individuelles ?

OUI. Les visites individuelles de site permettent de tomber dans l'écueil des visites groupées au cours desquelles les candidats se rencontrent. Dans le cas des visites individuelles, l'acheteur s'assure qu'aucun échange ne peut avoir lieu entre candidats.

Cependant, il existe un risque non négligeable que l'information diffusée aux candidats durant chaque visite ne soit pas strictement identique. Au cours d'une visite, l'acheteur peut donner davantage de précisions à un candidat qui questionne l'acheteur. La précaution à prendre est :

- de fixer un temps de visite identique à tous les candidats ;

- de fixer, à l'avance, un programme de visite ;

- de noter les questions des candidats ainsi que les réponses spécifiques de l'acheteur ;

- de rédiger un récapitulatif des réponses apportées et de les diffuser sur la plateforme achat de l'acheteur.

Dans ce cas, faut-il privilégier des visites individuelles ou groupées ?

D'un côté, la visite groupée a l'avantage d'être plus facile à organiser pour l'acheteur et moins chronophage, même si elle expose l'acheteur à un risque d'entente.

De l'autre côté, la visite individuelle permet une étanchéité de la procédure, sous réserve d'une forte préparation en amont et en aval de la procédure. Les services de l'acheteur sont davantage sollicités. Leur organisation implique une bonne interface de la fonction achat, entre d'un côté les équipes techniques sur le terrain et de l'autre le service juridique en charge de la sécurité de la procédure de passation.

Il appartient à l'acheteur d'arbitrer le meilleur choix au cas par cas, dès lors que la jurisprudence autorise les deux modalités de visite. A partir du moment où le secteur concurrentiel sollicité est restreint, l'organisation d'une visite individuelle est préférable. En revanche, si les candidats attendus sont potentiellement nombreux, on préconisera davantage une visite groupée.

Peut-on prévoir des visites facultatives ?

OUI. Mais l'acheteur doit être particulièrement vigilant. Cette visite ne doit pas conduire à la divulgation d'informations "privilégiées" sur les caractéristiques techniques ou les attentes de l'acheteur, qui ne seraient pas formellement écrites au sein du cahier des charges. De telles pratiques créeraient nécessairement une situation plus favorable pour ce candidat par rapport aux autres.

Si des informations sont divulguées lors de la visite, l'établissement et la transmission de procès-verbaux de chaque visite exposant les questions et réponses données aux candidats permettraient de satisfaire le principe.

L'absence d'un candidat à une visite obligatoire rend-elle automatiquement son offre irrégulière ?

NON. Il est vrai qu'en principe, l'absence d'un candidat à une visite obligatoire est une méconnaissance du règlement de la consultation entraînant l'irrégularité de l'offre. Il en va autrement lorsque le candidat fait état de sa connaissance approfondie du site et de ses contraintes ; l'irrégularité est régularisée. Rappelons en effet que la visite de site n'a pas pour objet de combler les lacunes de la définition du besoin faite par l'acheteur en amont de la procédure. En effet, le caractère obligatoire de la visite est lié au fait que l'offre des candidats ne peut pas s'effectuer sans cette visite.

Pour faire état de sa connaissance approfondie du site, le candidat peut fournir des éléments qui démontrent que celui-ci a déjà visité le site dans le cadre d'une autre consultation, ou alors que le candidat est le précédent attributaire du marché. Le candidat peut produire une attestation ou un récépissé de visite, délivré lors de la dernière visite. Attention toutefois à veiller à ce que, depuis la dernière visite, le site n'ait pas subi de modifications. Dans cette situation, l'offre du candidat qui ne s'est pas présenté sur le site modifié pourra être considérée comme irrégulière par l'acheteur.

D'une manière plus générale et par sécurité juridique pour l'opération d'achat, on sera très vigilant sur la potentielle exclusion d'un candidat ne s'étant pas présenté à une visite de site avant de remettre son offre. En effet, la liberté d'accès à la commande publique doit permettre à tous les candidats, et notamment ceux qui sont géographiquement les plus éloignés de l'acheteur, de présenter une offre. Si l'opérateur en cause se trouve très éloigné du site, on lui accordera le bénéfice de la liberté d'accès à la commande publique et on évitera de le disqualifier sur ce seul motif. La visite de site reste avant tout un moyen pour les opérateurs de préciser et d'améliorer au maximum leur offre.

Elle ne doit être pas être gérée comme une contrainte tant pour l'acheteur que pour l'opérateur.