La technologie pour un meilleur respect des politiques voyages

On estime que 20 % des réservations aériennes ne sont pas faites par le biais du canal prévu par les entreprises. Dans l'hôtellerie, le taux s'élève à 40 %, tout comme pour la location de véhicules. Même dans le contrôle et le suivi des politiques voyages, la technologie vient prêter main forte aux travel managers pour lutter contre l'open booking. CWT Solutions Group, la division de conseil de CWT, a développé un système d'aide à l'engagement des voyageurs. Baptisé Traveler 360 (T360), il a vocation à analyser l'ensemble du spectre opérationnel, en utilisant différents leviers possibles visant à orienter ses choix de réservations. Il contient un programme de gamification qui utilise des éléments motivants et ludiques pour mettre en avant les comportements positifs. Outre l'espoir d'aboutir à un meilleur respect de la politique voyage, il s'agit de pouvoir récupérer une partie des économies non réalisées en raison du contournement des pratiques souhaitées. La solution vise à intégrer de façon durable la politique voyages dans les préoccupations des collaborateurs.

Des dépenses passées au peigne fin

La TMC va même plus loin en cette année 2018, avec le lancement de Travel Consolidator, une application développée pour prolonger les initiatives dans ce domaine. "Dans un souci de respect des politiques voyages, il faut une vision intégrale sur les coûts, ce dont les entreprises ne disposent pas. Les données des TMC sont malheureusement partielles sur ce plan. Cet outil innovant a pour but de répondre à ce problème, en passant au peigne fin l'ensemble des solutions de l'entreprise qui traitent des dépenses", explique Cédric Barbesier, Director, Products & Digital Sales de CWT Solutions Group. L'une des particularités de Travel Consolidator est de tenir également compte des données relatives aux notes de frais qui tendent parfois à passer sous les radars.

L'agence Egencia propose elle aussi un outil spécifique, intégré à sa plateforme de réservation, qui vise à amener le collaborateur vers les bonnes pratiques. Concrètement, des éléments visuels ont été imaginés pour orienter celui-ci. Un drapeau rouge s'affiche par exemple dès que l'utilisateur opte pour une solution non conforme à la politique en voyage en vigueur, afin de sensibiliser le voyageur lors de son achat. Grâce à un reporting en ligne qui permet d'extraire des rapports sur les réservations, le travel manager peut piloter le niveau de conformité de la politique voyages de l'entreprise.

"Le voyage d'affaires est le deuxième poste de coûts hors production, rappelle Cédric Barbesier. Il doit être pensé avec la data au coeur du quotidien. Il doit s'intégrer mieux au sein de son entreprise. Les ressources humaines, la finance, notamment, sont des services très concernés." La politique voyages doit ainsi venir servir la mobilité, y compris pour ce qui concerne les dépenses des premiers et derniers kilomètres, ainsi que des repas. Ces dernières sont celles qui échappent le plus facilement aux entreprises. "L'idée est aussi d'essayer de comprendre pourquoi ces comportements déviants existent, de se pencher sur les offres incitatives qui en sont à l'origine, comme les systèmes de miles qui conduisent à préférer se tourner vers une compagnie en particulier, indique Cédric Barbesier. A noter par ailleurs qu'il ne s'agit pas d'avoir une approche purement restrictive des pratiques des collaborateurs en déplacements, mais d'orienter les choix en tenant compte de leurs souhaits, et ainsi d'en faire un outil de fidélisation."