La gestion des déplacements professionnels en pleine mutation digitale

Aujourd'hui l'enjeu pour les entreprises est bien de réconcilier les données personnelles voyageur, les politiques voyage des sociétés et l'offre multi-canal des fournisseurs, le tout en temps réel et avec un niveau de sécurité important bien sûr.

Miser sur une convergence des canaux avec le téléphone mobile comme support de base pour la gestion de ses déplacements professionnels semble être la voie à privilégier. "Les demandes sont claires : plus de personnalisation, plus de services d'accompagnement et plus de sécurité, le tout intégré dans le smartphone, indique Bruno Arbonel, directeur commercial American Express GBT. Donc dès à présent mais encore plus demain, on peut avoir une vraie valeur ajoutée en travaillant le on-line sur trois grands points : le confort voyageur, les économies et la sécurité."

En intégrant une plateforme "one stop shop" par exemple il est possible de gérer non seulement tous les modes de transport mais également les notes de frais et d'envoyer des alertes en temps réel au voyageur qui a ainsi la possibilité de modifier son itinéraire de façon très réactive et sûre. Grâce au bon paramétrage, la solution est capable d'intégrer la politique voyage de l'entreprise, son programme hôtel et d'envoyer en temps réel une demande de validation du nouvel itinéraire au manager du voyageur. Les échanges sont plus fluides, plus réactifs et grâce à des outils automatisés on peut faire du yield management.

Le secret est dans le paramétrage

Pour avoir un tel niveau de service il est nécessaire de procéder à un paramétrage fin et personnalisé ainsi qu'à un contrôle de ce paramétrage. Tout l'enjeu est d'arriver à gommer les soucis de synergies entre le système d'information de l'agence de voyage et la plateforme de l'éditeur de solution. "Il est capital d'adopter une solution capable d'agir sur trois niveaux : la mise en place, pour s'assurer de la convergence des systèmes, le cycle du voyage avec, à tout moment, une aide humaine et le reporting pour un suivi et une amélioration constante", insiste Bruno Arbonel.

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L'intérêt du "content hub"

Avoir un système totalement intégré sous la forme d'un "content hub" et des équipes bien formées permet créer de la donnée enrichie et alimentée en temps réel. "Mais attention quand on parle de personnalisation il ne s'agit pas de faire remplir aux collaborateurs un questionnaire lambda, il faut être précis et pointu pour obtenir une expérience voyage performante tant pour le voyageur que pour l'entreprise, explique Sébastien Parent, directeur de KDS, éditeur de solutions spécialisé dans la gestion des déplacements d'affaires.

"De même il est préférable d'avoir une solution qui fonctionne avec une approche de porte-à-porte et non de point-à-point (aéroport-aéroport), souligne-t-il. Cela permet de couvrir le voyage complet et d'avoir une visibilité sur le TCO du déplacement." Pour faire jouer toutes les synergies il est important que la plateforme s'intègre totalement au système d'information de l'agence de voyage d'affaires. Conscients des enjeux Amex GBT et KDS ont effectué un rapprochement stratégique et travaillent au développement d'une application commune. "C'est en effet, le gros chantier en cours qui devrait voir le jour fin 2017 ou début 2018", confirme Sébastien Parent.