[Parole d'acheteur] Les bénéfices des plateformes voyages pour l'entreprise

En Europe, les grandes entreprises optent de plus en plus pour l'implémentation de plateformes OBT (Online-Booking tool). Elles permettent aux collaborateurs, dans le cadre de voyages d'affaires, de réserver directement et en toute autonomie leurs billets, chambres d'hôtel ou voiture... Mais quels sont les principaux avantages d'une plateforme de voyage OBT (Online Booking Tool) ou HBT (Hotel Booking Tool) ?

Les avantages sont nombreux :

- L'intégration de la politique voyage de la société directement dans la plateforme : le collaborateur sera guidé lors de la navigation par des messages d'information customisables par l'entreprise.

- La capacité à combiner les tarifs négociés des fournisseurs référencés et les tarifs Best Buy (= identification de meilleurs tarifs promotionnels) du jour. La force de l'OBT réside dans le paramétrage de l'affichage écran qui permet de faire remonter les prix les moins chers en premier orientant le collaborateur sur les choix les plus compétitifs du moment.

- Un rôle d'agrégateur de volumes qui donne à l'entreprise une visibilité sur son volume et profil de dépenses voyages. Les reports et leur analyse permettent de piloter ce périmètre de dépenses, et de mieux identifier les leviers pour les négociations auprès des fournisseurs (compagnies aériennes, SNCF, chaînes hôtelières ou auprès d'hôtels indépendants).

- La technologie des plateformes de réservation permet également la mise en place de cartes logées. L'atout majeure de cette configuration est d'éviter les notes de frais pour l'achat de billets de train, d'avion, de location de voiture (courte et moyenne durée) ou de chambre d'hôtels. Ces quatre types de dépense représentent la part la plus importante de la dépense du collaborateur lors d'un voyage d'affaires. Le paiement est fait directement par l'entreprise via la plateforme ce qui se traduit d'une part par un gain de temps pour le collaborateur qui n'a pas à faire de notes de frais et d'autre part par une meilleure gestion de sa trésorerie personnelle car il n'a pas de sommes conséquentes à avancer. A noter que cette technologie de paiement centralisé n'est pas encore à ce jour développée pour d'autres types de dépenses comme les courses de taxi ou à la location de voitures. Dans le cas de l'hôtellerie, elle est d'ailleurs bien plus opérationnelle en Europe. En effet les hôtels hors Europe ne sont pas forcément familiarisés avec les process de la carte logée.

- La traçabilité des voyageurs qui est rendue possible par l'outil, donnent aux entreprises la capacité de répondre à leur devoir de "duty of care". En cas d'événements dangereux (attentats, catastrophes naturelles, etc..) l'entreprise pourra assurer la sécurité des collaborateurs lors de leur déplacement grâce à la collecte de données via la plateforme qui permettra d'identifier les personnes en voyages au moment des faits. Une fois listées, une intervention rapide pourra être assurée via des sociétés spécialisées telle ISOS qui se mettront en contact avec toutes les personnes en situation à risques.

Les plateformes voyages sont un réel atout pour l'entreprise et ses collaborateurs. Les éléments présentés précédemment démontrent tous les avantages qu'elles peuvent leur apporter. Cependant, une fois implémentée et déployée, le vrai challenge devient de les faire accepter et utiliser par ses collaborateurs. C'est en atteignant des taux d'adoption de l'outil le plus élevé possible que l'entreprise pourra en tirer le plus de bénéfices.

Par Lucile-Laure Plesse, senior sourcing manager chez Roche Pharma France