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LCD : comment garantir un partenariat serein avec les loueurs ?

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LCD : comment garantir un partenariat serein avec les loueurs ?

Refueling, assurances et divers frais supplémentaires, la location courte durée est souvent synonyme d'options et coûts dissimulés. Comment bien bâtir son contrat dès le départ pour éviter les surprises ? Quelle approche privilégier ? Que faut-il absolument encadrer ? Méthodologie.

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"Aujourd'hui, sur le marché de la location courte durée, les loueurs ont tous l'ambition de répondre à notre besoin de véhicules. La différence se fait dans le service et le partenariat proposé pour maîtriser les dépenses tout au long du contrat", annonce Jérôme Bonnepart, travel manager chez Arkema et administrateur de l'AFTM délégué aux régions. Mais comme le fournisseur idéal d'une entreprise n'est pas forcément le fournisseur idéal d'une autre, il convient pour chacune de cerner son propre besoin. En effet, faire appel à un loueur n'est pas qu'une histoire de modèle de véhicule et de prix, c'est aussi choisir un mode de réservation, la consolidation et la sûreté des données, les modes de paiement ou encore la sûreté du voyageur. Pour Jérôme Bonnepart, "il faut être exigeant vis-à-vis du prestataire et exiger une fluidité du process de réservation, de retrait du véhicule et de restitution".

L'importance de l'approche pour optimiser son cahier des charges

Dans le cahier des charges, plusieurs axes sont à balayer pour cerner correctement son besoin. Le premier, c'est l'enlèvement du véhicule de location, en gare, aéroport ou agence. Il doit être facilité par un process coupe-file, proposé par l'ensemble des loueurs sur le marché. Ce service peut être personnalisé et aller jusqu'à pousser sur le smartphone du voyageur l'ensemble des données sur le voyage, via une alerte en amont du déplacement et l'émission d'une facture a posteriori. "C'est un confort non négligeable pour le voyageur d'affaires, qui accélère l'enlèvement de son véhicule et lui assure d'être bien identifié et rattaché au contrat négocié par sa société. Il n'a pas à se soucier des assurances et des conditions de réservation", rappelle Jérôme Bonnepart.

Le deuxième axe, c'est la rationalisation de son panel fournisseurs. La tâche est évidemment plus ardue pour un périmètre Europe ou monde que pour un périmètre France ou régional. Pour un périmètre monde, l'entreprise préférera développer une stratégie par région (Europe/US/Asie) car les marchés y sont différents, en termes de législation des assurances, de modalités de paiement... C'est le choix d'Arkema, dont la gestion de la LCD au niveau monde est dévolue à un travel manager dans chaque région (EMEA, US, Asie), homologues qui se consultent pour éventuellement mutualiser et réaliser des économies d'échelle. "Mais ce n'est pas un objectif en soi, insiste Jérôme Bonnepart. On ne choisit pas un prestataire uniquement parce qu'il est mondial, mais parce qu'il couvre les spécificités géographiques du client."

Troisièmement, les acheteurs doivent faire leur possible pour réduire les différentes conditions commerciales entre leurs fournisseurs et même les harmoniser, en rendant la même prestation payante chez tout le monde, par exemple. "Un voyageur prend des habitudes, il n'a pas à choisir un loueur parce que ce dernier ne ferait pas payer le no-show", illustre le travel manager.

Enfin, mettre en place des indicateurs/KPI permet d'obtenir un bon reporting et de savoir si le contrat fonctionne bien. Les SBT, tout comme les loueurs, offrent une granulométrie suffisante pour connaître de nombreuses données : nombre de jours par location, kilomètres supplémentaires et tous les détails de la tarification (frais de gare et aéroport, de refueling, de no-show, équipements neige...). En effet, le prix payé dans une facturation peut passer du simple au double par rapport au prix payé en facial. Chez Arkema, le retour d'expérience interne a révélé que 20 à 50 % du prix pouvait être dédié à ces surcharges.

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Maîtriser ses coûts pour rassurer le loueur

Dans le cahier des charges, il faut donc bien négocier ce que comprend le coût avant les KPI. Cet indicateur dépend de la culture de l'entreprise, de la typologie des déplacements et du comportement des voyageurs, il ne se négocie pas de façon uniforme. C'est pourquoi chaque société doit avoir connaissance du comportement de ses voyageurs. "Chez Arkema, la car policy incite à agir en bon père de famille. C'est en maîtrisant le taux de no-show et le taux de sinistralité par un comportement exemplaire du conducteur, par exemple, que nous permettons au loueur de mesurer la rentabilité du contrat. Plus l'approche est structurée, plus le fournisseur aura confiance. La maturité de l'entreprise à aborder le sujet est un levier de négociation énorme", explique le travel manager.

Ces données consolidées, issues des outils en ligne ou des fichiers des loueurs, vont modifier l'approche économique du fournisseur, qui n'aborde pas la négociation de la même manière s'il doit livrer les véhicules ou si ceux-ci sont majoritairement loués en gare ou aéroport. De même, l'acheteur aura une approche différente de la négociation si 80 % du volume est retiré en gare ou aéroport, là où les taxes sont très élevées pour les loueurs, qui les répercutent sur le prix de location. En définitive, plus un acheteur possède d'informations statistiques sur la façon dont son entreprise consomme la LCD, plus il peut négocier ces lignes. Un constat que partage Yann Guillaud, expert flotte automobile d'entreprise chez Euklead. "Le tarif est un élément négociable en fonction des jours de location dans une année. L'entreprise capable d'apporter de la visibilité au loueur sur ce point aura un atout pour négocier, en termes de volumes et de mix produits loués." Et si une organisation n'est pas assez mature pour se procurer ces données dès la contractualisation ? Il est toujours possible de négocier la possibilité de réviser certaines clauses dans le futur, à la lumière des KPI.

Inclure le loueur dans le processus

En tout état de cause, l'approche doit se construire avec le fournisseur. "Il faut partager les cahiers des charges avec les fournisseurs, expliquer, les accompagner dans l'écriture de leur offre technique de façon à ce qu'ils répondent le mieux au besoin", conseille Jérôme Bonnepart. Anne Catherine Péchinot, directeur général de Rent A Car, regrette de ne pas toujours connaître suffisamment le besoin des entreprises, qui mettent l'accent sur le prix dans leur cahier des charges. "Une vraie discussion entre entreprise et loueur permet de construire de vrais services. C'est encore plus vrai pour un loueur comme Rent A Car, qui a pour particularité d'intervenir en local et apporte une réponse personnalisée. Il faut construire une relation gagnant-gagnant avec son loueur", milite Anne-Catherine Péchinot. Et Jean-Philippe Doyen, dirigeant de Sixt France, de rappeler que "de toute façon, tout est négociable pour les entreprises. L'approche peut donc se faire au cas par cas. La discussion tarifaire se fera au regard de la volumétrie". Une affaire de partenaires particuliers, en somme.

Les clauses de négociation à ne pas louper

Les points suivants sont à évoquer de façon détaillée avec le loueur au moment de la négociation.

  • Les obligations générales du fournisseur

Obligation de moyens ou obligation de résultat ?

  • Typologie des prestations

Qui bénéficie du contrat ? Les collaborateurs de l'entreprise, mais aussi les intérimaires et les consultants. Autrement, la société risque de se priver du volume de ces prestataires, qui vont passer par leurs propres moyens et refacturer leurs déplacements.

  • Les surcharges aéroport/gare

Elles représentent 10 à 20% du budget.

  • Le carburant/les frais de refueling

Soit les collaborateurs doivent refaire le plein, soit c'est le loueur qui s'en charge, mais le coût du refueling est alors multiplié et inclut la gestion associée. Il peut être instructif, après le déploiement du contrat, d'identifier par les KPI où le plein n'est jamais fait par les collaborateurs. Si c'est récurrent, par exemple quand il n'y a pas de station-service à proximité, il est possible de négocier avec le loueur un prix intermédiaire. Il peut être opportun de faire distribuer une fiche "bonnes pratiques" dans les véhicules, où sont indiquées les pompes les plus proches.

  • Les kilomètres supplémentaires

De l'importance des KPI et de bien connaître sa consommation, en l'occurrence le nombre moyen de kilomètres par jour et le nombre de jours de location. La négociation devra porter sur ce résultat pour obtenir les meilleurs tarifs là où ils sont consommés.

  • Les assurances

Se renseigner au préalable au sein de l'entreprise sur ce pour quoi les collaborateurs sont déjà couverts. Parmi les assurances incontournables - garantie contractuelle en cas de dommage au véhicule, garantie contractuelle en cas de vol du véhicule, assurance conducteur et personnes transportées, assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, couverture responsabilité civile conforme aux obligations légales -, cette dernière est obligatoire. Il n'est pas nécessaire de choisir le rachat de franchise à partir du moment où l'acheteur maîtrise le comportement voyageur et la sinistralité de son entreprise. En effet, c'est parfois plus intéressant de payer la franchise à chaque sinistre (si le dommage n'atteint pas la franchise) plutôt que d'être couvert par le rachat de franchise. Chez Arkema, ce calcul a permis de réaliser un gain annuel entre 150 000 et 200 000 euros.

  • Les frais de livraison et de mise à disposition hors horaire

Si le voyageur est en retard pour rendre le véhicule ou que l'agence est fermée, qu'est-il prévu ?

  • Les frais de surcharge

Jeune conducteur, conducteur additionnel, rachat de franchise, services additionnels (GPS)... Il peut être prévu dans le contrat d'interdire à toutes les agences de survendre ces services, via un pop-up intégré à l'outil informatique du loueur dès que le contrat d'une société est concerné. La surcharge "one way", quand le véhicule ne peut pas être déposé à l'agence où il a été pris, peut coûter très cher, surtout en cas de franchissement de frontières, elle est à évoquer aussi.

  • Les frais liés aux pneus neige

Se renseigner sur l'assujettissement à la législation en fonction des régions (Rhône-Alpes, Allemagne...). Il faut le prévoir pour des raisons de sécurité. Certains loueurs immobilisent leurs véhicules équipés de manière à anticiper l'arrivée d'un voyageur professionnel.

  • Autres frais à prévoir

Frais d'immatriculation, indemnités liées au traitement des amendes, frais de no-show, frais d'immobilisation, frais de remise en état lors de la restitution... Pour l'ensemble de ces frais, il ne s'agit pas tant de négocier le prix (souvent impossible) que de choisir précisément ses options, parfois vendues par package. " Ce qu'il faut valider avant tout, c'est le process avec le loueur : quand le véhicule rentre, comment se déroule l'expertise en cas de sinistre? comment sont chiffrés les frais ? est-ce qu'il est possible de faire intervenir sa propre assurance ? qui fait quoi ? combien ça coûte ? si les verrous sautent, qui est responsable ?... Bref, exiger du concret ", conclut Yann Guillaud, d'Euklead.

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