KDS propose un nouvel outil pour gérer la politique voyages des entreprises

Si 54 % des responsables financiers interrogés considèrent que les dépenses de voyages d'affaires sont élevées, 43 % d'entre eux estiment que ce budget est l’un des plus faciles à rogner. Tel est l’un des enseignements de l'enquête menée en janvier 2011 par KDS éditeur de solutions de gestion de voyages et de frais professionnels. Selon lui, 73 % des financiers interrogés pensent mesurer avec exactitude le coût total du déplacement d'un collaborateur. Pour ce faire, ils additionnent les postes traditionnels (voyages, hôtel, restauration) mais rechignent – pour près de 50 % d’entre eux – à inclure les frais de communication générés lors des déplacements. Et ils sont encore moins nombreux à prendre en compte les coûts indirects – certes difficilement quantifiables – comme la fatigue, les risques propres aux voyages, le temps de repos compensatoire… 

Mais qui gèrent l’ensemble de ces coûts ? Là encore, la réponse est assez polémique. La gestion des frais relatifs aux voyages d'affaires se révèlent être complètement différente d'une entreprise à une autre : certaines les confient aux direction métiers (34 % ), d'autres à la direction générale (29 %) ou encore à la direction financière (27 %). Seules 5 % d'entre elles seraient dotées d'un responsable voyages. "Les entreprises auraient tout à gagner à développer une vision globale du coût total réel de leurs voyage d'affaires", déclare Yves Weisselberger, p-dg de KDS. Un pilotage plus fin des critères de leur politique voyage pourrait s'avérer tout aussi efficace pour réduire le coût et beaucoup plus pertinent pour évaluer les retours économiques de leurs déplacements professionnels en termes de productivité et de bien-être pour leurs collaborateurs". C'est donc sur ce constat relativement anxiogène que l’éditeur annonce – profitant de l’effet d'aubaine – le lancement de plusieurs solutions de pilotage des voyages d'affaires et des notes de frais.

Le logiciel suite KDS Executive est un tableau de bord qui devrait aider le directeur financier à surveiller plusieurs indicateurs de performance pour prévenir tout écart des collaborateurs avec la politique voyage de l'entreprise ou avec ses processus. "Le module index de KDS Executive permet à l'utilisateur de voir exactement comment l'argent est dépensé et par qui. Il peut même, si nécessaire, fournir la ventilation des chiffres par fournisseur", explique-t-on. Il faut dire que la question est d’importance car les dépenses de voyages d'affaires représentent jusqu'à 8 % du chiffre d'affaires d'une entreprise.
L'application "KDS mobile" apporte, elle, des services de gestion des voyages et des frais professionnels aux employés via leur smartphone ou tout autre appareil mobile (tablette). Autre avantage, les frais peuvent être saisis lorsque le collaborateur est en déplacement dans un taxi, entre deux réunions ou en attente dans un aéroport. Le nouveau service KDS de numérisation des reçus dématérialise le traitement des dépenses. Le collaborateur pourra soit numériser ses notes de frais sur un photocopieur, soit directement photographier ses reçus et joindre les images à l'équipe en charge des finances.
Last but not least, KDS lance un programme partenaires offrant aux agences de voyages le moyen de communiquer avec leurs entreprises clientes à travers un portail. "Entièrement hébergés, ces portails permettent aux voyagistes de ne plus se préoccuper de l'infrastructure et de se focaliser sur leurs clients", conclut le p-dg de KDS. À suivre...