Bien négocier ses contrats de location courte durée

Sur un parc estimé à 220 000 véhicules en location (représentant 8 à 9 % des ventes de VL neufs), l'usage professionnel est en hausse, passant de 24 % en 2011 à 31 % en 2013. Une progression qui ne fait que confirmer cette tendance de fond : la valeur d'usage prend de plus en plus le pas sur le coût de possession d'une voiture.

Pour les travel managers et autres acheteurs de voyages, la mission n'est pourtant pas simple, car il s'agit de satisfaire les utilisateurs tout en négociant un panel de services afin d'éviter les mauvaises surprises.

Il y a LCD et... LCD

Même s'il est question de location de véhicules, le marché de la LCD dans le voyage d'affaires est différent de celui de la LLD, qui propose certes, une offre de... LCD, à commencer par Arval. " En réalité, cette offre courte durée ne s'adresse pas à la même population et ne s'appuie pas sur un réseau d'agences, à l'image de ce que proposent Europcar, Enterprise ou Avis, par exemple ", explique Yann Guillaud, analyste flotte auto chez Euklead.

Bien sûr, le travel manager peut utiliser ponctuellement les services LCD d'un acteur historique de la longue durée, mais pour un usage "au pied de l'immeuble". La mission d'un travel manager, en matière de LCD, consiste principalement à négocier des locations pour parcourir les "derniers kilomètres".

Gare aux frais de restitution !

Avant de lancer son appel d'offres, le travel manager doit s'assurer que son cahier des charges se calque au plus près de la réalité des déplacements qu'il a constatés. Plus les informations sur le type de mobilité, les catégories de véhicules, les niveaux de services souhaités, les points de départ et d'arrivée (aéroport, gare, hôtel) seront précises, plus le loueur sera en mesure d'adapter son offre. " Depuis quelques années, ces informations sont devenues plus précises et complètes. Les acheteurs ont bien compris qu'ils avaient à y gagner en étant loquaces sur la nature de leurs déplacements ", souligne Sylvie Rolland, directrice commerciale chez Enterprise.

Le travel manager doit donc être vigilant sur la couverture des services retenus afin de ne pas être pris au dépourvu. Notamment en matière de restitution des véhicules, comme le souligne Olivier Rigoni, directeur associé chez Cogecar : " Il est, par exemple, important de négocier la vérification systématique de l'état du véhicule avant la prise en charge et lors de la restitution. " Propreté, respect du refueling (refaire le plein), non-dépassement du kilométrage seront donc abordés avec précision. En termes de durée/km, il faut compter deux à trois jours de location, pour une distance comprise entre 120 et 150 km. Les travel managers ont d'ailleurs tout intérêt à négocier une marge confortable sur ce kilométrage, qui peut atteindre les 300 kilomètres.

Faire preuve de transparence

Le travel manager doit être très clair et précis sur ses méthodes de réservation et de paiement. Utilise-t-il une agence de voyages ? Des plateaux d'affaires ? Un portail web avec un outil de réservation en ligne (via self-booking tools, SBT) ? Il doit également préciser le type de facturation qu'il souhaite pratiquer (paiement sur place, envoi des factures, etc.).

" Généralement, le mode de paiement des grands comptes s'appuie sur des e-vouchers ou sur une corporate credit card. La facturation centralisée semble en perte de vitesse ", fait remarquer Sylvie Rolland. À noter également la possibilité de négocier auprès du loueur une remise de fin d'année en fonction du volume de voitures "consommées".

Multiplier ses sources

Lors de la négociation, il convient d'être vigilant sur l'implantation du réseau du prestataire, son amplitude horaire et le stock de véhicules disponibles. On peut trouver des tarifs plus agressifs auprès d'indépendants, mais avec des horaires ou des stocks restreints, comparés aux mastodontes du marché, qui vont compliquer la vie des utilisateurs.

Enfin, multiplier ses prestataires constitue un gage de tranquillité. " Au même titre que pour la LLD, il est très important de travailler avec au moins deux prestataires ", confirme Yann Guillaud : un loueur qui sera en phase avec la politique de prix définie dans le cahier des charges, et un autre avec une amplitude horaire et un niveau de services supérieurs.