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Les spécifications techniques

Ces spécifications ont pour objectif d'établir les exigences et contraintes techniques des produits et services attendus des fournisseurs consultés pour répondre à un besoin.

Quand on parle technique, on pense souvent aux achats de production. Les achats hors production ont le même besoin de spécifier quand ils se structurent et décident de libérer leur potentiel. L'affirmation "Voilà ce que je veux" est toujours plus fermée qu'une question "Que pouvez-vous me proposer ?".

Historiquement, les entreprises utilisaient principalement ce type de spécification avant de réaliser l'intérêt de répondre aux besoins plutôt que de dire aux fournisseurs comment faire, dans un contexte d'évolution des pratiques, usages et de diversification de l'offre.

Les spécifications techniques sont souvent basées sur l'expérience, les usages ou les recommandations d'experts et/ou de fournisseurs... De fournisseurs ? Oui !

Certains prescripteurs ont utilisé les informations mises à disposition par les fournisseurs pour définir leurs besoins. Les fournisseurs ont aussi souvent simplifié la vie des organisations en leur proposant de les aider à définir les caractéristiques des produits ou services. Ils pouvaient ainsi atteindre un objectif : intervenir au plus tôt dans l'acte d'achat pour influencer les prescripteurs et influenceurs tout en évitant les acheteurs. Ces derniers doivent donc rapidement comprendre si les spécifications ont été influencées, par qui, pour mieux les faire évoluer avec deux objectifs : augmenter l'intensité concurrentielle en levant les contraintes internes (sur-spécifications, hypothèses, techniques propriétaires...) et externes (normes, requis historiquement imposés...) inutiles.

Les spécifications techniques rendent l'entreprise responsable de l'intégralité de ses demandes. Si une erreur est commise, si la spécification se traduit par une sur-qualité ou une non-conformité, une réduction de l'intensité concurrentielle, une limitation des solutions potentielles, la société se retrouve face à ses propres choix.

Les fournisseurs ne manquent d'ailleurs jamais l'opportunité de se retrancher derrière le fait qu'ils n'ont fait que répondre à la demande au cas où les services ou produits commandés ne répondent finalement pas totalement aux besoins.

Le risque juridique est souvent sous-estimé. L'entreprise en prend souvent conscience quand il est trop tard, quand elle calcule les coûts de non-performance, non qualité...

Les spécifications techniques peuvent être substituées par des spécifications fonctionnelles, plus ouvertes aux propositions des fournisseurs et au travail d'équipe. Elles permettent de prendre le temps de réfléchir au besoin, de penser à l'intégration des produits ou services et considérer les coûts, les risques et ainsi partager la responsabilité.

Le fait de ne considérer qu'un produit ou service et ses caractéristiques techniques empêchent d'optimiser les coûts, rendant impossible l'amélioration du coût total de possession (en anglais Total Cost of Ownership ou TCO). Les fournisseurs sont souvent mis en concurrence au moment de l'achat initial. Après avoir fait des efforts et potentiellement réduit leurs marges, ils cherchent à se refaire sur le coût de possession, moins fréquemment mesuré et considéré dans les indicateurs de performance achats. Ces coûts de possession et d'utilisation peuvent facilement représenter plus de 80% du coût total de possession sur l'ensemble du cycle de vie.

Nous ne pouvons obtenir une spécification fonctionnelle ? Mais alors, que faire ?

Faute de pouvoir procéder à l'établissement d'une spécification fonctionnelle par manque de ressources, d'enjeux suffisants ou de volonté organisationnelle, l'acheteur peut chercher à comprendre quels éléments de la spécification créent les coûts/surcoûts et réduisent l'intensité concurrentielle.

Sans mise à jour de la spécification, il est parfois possible d'utiliser des spécifications tierces comme des normes ou d'acheter sur étagère des produits qui dont la performance intrinsèque pourra être bordée contractuellement.

Ces modes dégradés permettent de trouver des solutions pour mieux répondre au besoin et favoriser la concurrence sans remplacer l'opportunité de recourir aux spécifications fonctionnelles.

Les spécifications fonctionnelles

Elles représentent une opportunité pour les clients et fournisseurs permettant d'envisager des relations gagnant-gagnant.

Les fournisseurs peuvent devenir des fournisseurs de solutions ; ils retrouvent une capacité à se différencier pour répondre au besoin. Ils peuvent ainsi proposer des idées innovantes et chercheront à éviter la sur-qualité pour être compétitifs tout en maximisant leur marge. Ils peuvent ainsi sortir d'une pure logique de prix, qui peut se révéler contre-productive. Ils peuvent ainsi plus facilement proposer des solutions efficaces d'un point de vue TCO.

Le client a l'opportunité de se poser des questions, de s'inspirer des interactions avec les fournisseurs et parties prenantes pour créer et faire évoluer la spécification, permettant de mieux expliciter les besoins et attentes vis-à-vis des fournisseurs. Si des outils comme les " 5 pourquoi " peuvent être utiles pour se poser de bonnes questions, aucun outil ne s'autosuffit. Une partie technique sera intégrée à la spécification pour les éléments critiques ; le reste devra être le plus ouvert possible.

Ainsi, le client peut exprimer ses besoins, attentes et responsabiliser ses fournisseurs. Cela permet de mieux gérer les risques et leurs impacts financiers.

La prise en compte du TCO est facilitée et peut conduire à des engagements fournisseurs pour ne plus avoir de mauvaises surprises. Il vaut mieux sélectionner un fournisseur en bordant le périmètre et en sécurisant les coûts que de se limiter à une simple comparaison de prix...

L'usage de spécifications fonctionnelles peut parfois conduire à faire évoluer son panel de fournisseurs ; tous n'en sont pas capables.

Les acheteurs y trouvent aussi leur compte en sortant d'une approche purement transactionnelle en favorisant le travail d'équipe.

Pourquoi ne pas toujours utiliser ce type d'approche ?

Ce type de spécification nécessite des ressources ou l'appel à des consultants pour former les collaborateurs et définir les besoins.

Ce type d'approche est plus collaboratif, en interne comme en externe.

Certaines entreprises sous-estiment encore les bénéfices qu'elles peuvent tirer d'un changement de paradigme.

Mais alors, le choix du type de spécification influence-t-il vraiment la performance ?

Lire la suite en page 3 : La preuve par l'exemple

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Josselin Velsch, Enabling Procurement

Aude Guesnon,<br/>rédactrice en chef Aude Guesnon,
rédactrice en chef

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