Externalisez vos achats de classe C

Quand une direction achats grandit et devient mature, son activité est de plus en plus liée aux métiers et aux stratégies achats. Dans le même temps, ses ressources achats, elles, n'augmentent pas. Certaines ­réfléchissent donc à l'opportunité de confier une partie de leurs activités à un tiers pour gagner en ­efficacité et se concentrer sur des familles d'achats plus stratégiques.

Génériques donc externalisables

Présents dans toutes les entreprises, les achats de classe C sont des achats très génériques (fournitures industrielles, fournitures de bureau...) donc externalisables. Souvent très fragmentés sur un nombre important de familles d'achats (produits et services) et gérés en grande partie par des utilisateurs dispersés dans toute l'entreprise, ces achats peuvent s'avérer difficiles à piloter et donc, à mettre sous contrôle. Ils sont par ailleurs très coûteux en gestion administrative.

Le cabinet de conseil Buy Made Easy (BME) explique ainsi que ces achats de catégorie C représentent généralement la plus faible partie du volume d'achats des entreprises mais génèrent pourtant les coûts les plus importants. Les leviers de gains (opérationnel, tactique et stratégique) sont donc très nombreux, à la fois en termes de conditions d'achats (amélioration des spécifications, développement de la négociation), de productivité (rationalisation des processus et réduction du nombre de fournisseurs) que de pilotage des dépenses (suivi des consommations et application systématique des contrats-cadres).

Autres avantages pointés par Epsa (cabinet spécialisé en externalisation des achats indirects, composé d'une dizaine de BU pour couvrir l'ensemble des segments : FM, télécoms, énergie, voyages, assurances...), qui travaille notamment avec L'Oréal et le Grand Paris : comptable, car cela ne rentre pas dans les mêmes comptes de charges ; concurrentiel, en permettant à l'entreprise de se concentrer sur ses achats stratégiques ; plus de flexibilité tout en permettant de réduire le panel fournisseurs.

Bien analyser le besoin

Fabrice Menelot du cabinet Crop & Co, spécialisé dans la performance achats, rappelle la base de tout projet d'externalisation : "Il faut a minima faire un état des lieux. Bien connaître ce que l'on va externaliser permet ensuite de bien négocier son contrat avec le prestataire."

État des lieux interne réalisé également par le cabinet BME pour pointer les problèmes et faire apparaître les besoins. "Nous regardons si les acheteurs sont matures sur le périmètre qu'ils veulent externaliser car il faut un pilote expérimenté aux commandes. Par ailleurs, il ne faut pas que cette décision soit "drivée" par un seul principe d'économies mais par une recherche de compétitivité pour l'entreprise car cela va lui permettre de gagner du temps et donc de se recentrer sur son core business", conseille le dirigeant du cabinet BME, Olivier Audino, qui pointe également l'impérieuse nécessité de communiquer en interne pour que ce projet d'externalisation ne devienne pas anxiogène.

Pour Fabrice Menelot (Crop & Co), la maturité achats est primordiale avant de penser à externaliser : "Vouloir externaliser une catégorie d'achats qui ne serait pas sous parfait contrôle s'apparente à faire un chèque en blanc au prestataire ! Quand on fait le bilan de ce que cela coûte par rapport à ce que l'on avait avant, on a des surprises."