[Avis d'expert] Trois étapes pour que l'approvisionnement prospère pendant la crise sanitaire

La crise COVID-19 a mis en évidence d'énormes vulnérabilités dans la chaîne d'approvisionnement mondiale. Elle a également mis en lumière la nécessité, pour les organisations, d'avoir une visibilité complète sur leurs dépenses et une plus grande souplesse dans leur processus d'approvisionnement. Avec les responsables des achats en charge, voici trois étapes essentielles pour aider les entreprises à gérer les périodes d'incertitude : investir dans la bonne technologie, établir des relations stratégiques avec les fournisseurs et se concentrer sur l'agilité future.

Première étape : investir dans la bonne technologie

En ce qui concerne la gestion de la chaîne d'approvisionnement, de nombreuses organisations ont encore aujourd'hui des systèmes disparates qui gèrent l'achat, la réception et la facturation des marchandises. En conséquence, elles ont du mal à comprendre leurs dépenses, ce qui rend difficile de préparer une entreprise résistante en période d'incertitude. Pour résoudre ce problème, les responsables des achats doivent aborder de manière globale leurs dépenses en investissant dans des solutions basées sur le cloud.

Recherchez des technologies qui :

- Simplifient l'infrastructure : Pour tirer le meilleur parti des dépenses de votre entreprise, le fournisseur de technologie que vous choisissez doit disposer d'une suite unique, unifiée et sécurisée d'applications cloud pour toutes les transactions de l'entreprise. Une source centralisée simplifie la tâche pour obtenir une visibilité et un contrôle des dépenses.

- Utilisent l'intelligence artificielle et le Machine Learning : En choisissant une solution qui exploite les dernières technologies telles que l'intelligence artificielle et le Machine Learning, les responsables des achats reçoivent directement les recommandations de dépenses au lieu d'avoir à analyser manuellement les données et à découvrir les informations par eux-mêmes. Ces connaissances avancées permettront aux responsables de prendre des décisions commerciales cruciales basées sur des faits financiers réels et sur le comportement en matière de dépenses.

Les solutions basées sur le cloud ont également ouvert la voie à des technologies de paiement innovantes qui offrent une flexibilité et une évolutivité dont les entreprises mondiales ont besoin. Afin de mieux servir les clients et de payer les fournisseurs, les responsables des achats devraient envisager de moderniser les processus de paiement, notamment avec :

Les contrôles numériques : Tout comme dans notre vie personnelle, il est essentiel d'avoir une certaine souplesse dans la façon dont nous effectuons nos paiements, surtout à une époque où de nombreuses entreprises travaillent à distance. La technologie cloud permet d'envoyer des chèques numériques aux fournisseurs. Après authentification, les fournisseurs peuvent ensuite déposer le chèque directement sur leur compte bancaire, ce qui élimine les processus de chèque papier inefficace et sujet à erreur.

Les portefeuilles électroniques : Ils sont à la pointe de l'innovation technologique et permettent de se connecter directement aux plateformes de paiement préférées des fournisseurs, ainsi que d'effectuer un paiement sur le compte bancaire d'un fournisseur. La connexion aux portefeuilles numériques permet de déplacer de l'argent en temps réel et peut même être automatisée grâce à un contrat signé.

La technologie appropriée donne une vue d'ensemble de toutes les dépenses des différents départements, régions et catégories de dépenses ; elle permet également de mieux travailler avec les fournisseurs. Les équipes chargées des finances et des achats sont ainsi mieux à même de prendre des décisions difficiles en toute confiance lorsque le besoin s'en fait sentir.

Deuxième étape : établir des relations stratégiques avec les fournisseurs

Il est essentiel de comprendre la santé de vos fournisseurs en période d'incertitude ; les performances et le risque de chaque fournisseur peuvent avoir un impact significatif sur les dépenses de votre entreprise. Une réaction instinctive peut consister à arrêter complètement les dépenses de l'entreprise et à accumuler de l'argent jusqu'à ce que l'économie reprenne, mais cette façon de penser est court-termiste. Vous avez encore des besoins en matière d'approvisionnement pour maintenir en activité votre personnel désormais à distance. Au lieu de cela, ce que les organisations B2B devraient faire, elles devraient s'engager de manière réfléchie et proactive avec les fournisseurs, et utiliser les données de la communauté pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides. Ce faisant, vous pouvez rapidement savoir où vous risquez d'être exposé à un risque plus important, où les opérations se déroulent normalement et où il existe des possibilités de nouveaux contrats à court terme pour accroître la souplesse de l'organisation.

En fait, les responsables achats devraient même envisager d'accélérer les paiements ou de créer de nouvelles structures de paiement qui s'adaptent aux besoins de leur entreprise tout en garantissant que leurs fournisseurs disposent des ressources nécessaires pour continuer à fabriquer les produits.

Les fournisseurs veulent également comprendre où se situe votre organisation dans des périodes comme celle-ci et comment vous en subissez les conséquences. Afin de gérer efficacement leurs propres employés et ressources, ils devront connaître les volumes de commandes prévus et savoir si ces volumes pourraient connaître un revirement extrême dans un sens ou dans l'autre. Plus précisément, ils ont besoin de savoir comment leur trésorerie sera affectée par leur relation avec votre entreprise.

Il est essentiel de rencontrer les fournisseurs là où ils se trouvent et de travailler avec eux pour s'assurer qu'ils relèvent les défis auxquels ils sont confrontés. Après tout, vous et votre organisation aurez besoin d'eux une fois que nous serons sorties de la crise sanitaire.

Troisième étape : Se concentrer sur l'agilité future

Une fois que vous aurez stabilisé vos dépenses grâce à la technologie cloud et déterminé les risques liés aux fournisseurs, vous pourrez commencer à évaluer les scénarios de continuité des activités. Est-ce l'exposition géographique qui a rendu difficile le maintien du flux de marchandises ? Comment pourriez-vous diversifier votre base de fournisseurs et ainsi répondre aux problèmes géographiques, par exemple. En se posant ces questions, les responsables des achats devront également envisager de passer d'une chaîne d'approvisionnement de dernière minute à un modèle au cas par cas, car la crise actuelle a poussé aux limites des chaînes d'approvisionnement soigneusement calibrées.

Les organisations du monde entier procèdent à des licenciements et des congés provisoires afin de rester le plus rentable possible. Cela signifie que l'avenir immédiat devra inclure du personnel externe. Les entreprises qui ne disposent pas d'un processus unifié pour le personnel externe auront du mal à identifier qui sont leurs travailleurs et évaluer leurs performances. Plus il faudra de temps pour comprendre la nature de vos dépenses en personnel intérimaire, plus vous devrez prendre des mesures. Il est donc extrêmement important que ces coûts soient saisis sur la même plateforme de gestion de dépenses de l'entreprise que le reste de ses dépenses.

Même s'il est difficile à croire aujourd'hui, les temps difficiles ne dureront pas éternellement. Alors que de nombreuses entreprises sont en mode survie, les responsables des achats doivent préparer leurs organisations à rester agiles et garder un oeil sur ce qui se passera lorsque l'économie reprendra. Grâce à une transparence accrue des dépenses organisationnelles et des risques liés à la chaîne d'approvisionnement, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées sur les produits qu'elles achètent, les fournisseurs avec lesquels elles travaillent et les moyens de simplifier leurs processus de paiement. Tout cela permettra de mieux assurer la résilience des organisations, tant en temps de crise qu'en temps de prospérité.

Pour information, une "une enquête menée par Gartner, Inc. auprès de 99 directeurs financiers et responsables financiers du 14 au 19 avril 2020 a révélé que 42% des directeurs financiers n'intègrent pas une deuxième vague de COVID-19 dans les scénarios financiers qu'ils élaborent pour le reste de l'année 2020".* Ne soyez pas pris au dépourvu, prenez le temps d'avoir une visibilité et un contrôle de vos dépenses afin d'être en meilleure position pour la suite.

Par Ronan Kerouadan, Vice President Global Value Solutions Consulting chez Coupa Software

Ronan a débuté sa carrière en tant que consultant SAP pour Logica UK. Il a ensuite travaillé dans deux entreprises spécialisées en gestion des dépenses (Commerce One et Ariba) en tant que Solution Architect puis account manager. En 2006, Ronan Kerouadan s'est orienté vers le secteur environnemental, et est devenu account director chez The Carbon Neutral Company. Il a ensuite créé sa propre start-up spécialisée dans les logiciels cloud de gestion des émissions de carbone, nommée Hubsphere qu'il a dirigé pendant cinq ans. Ronan Kerouadan a décidé, en 2012, de revenir au domaine des achats et rejoint Coupa afin de démarrer les activités en Europe. Il est désormais Vice President Global Value Solutions Consulting chez Coupa.

* Communiqué de presse de Gartner, l'enquête Gartner révèle que 42% des directeurs financiers n'ont pas de plans d'urgence pour la deuxième vague de COVID-19, avril 2020