15 bonnes pratiques pour réduire les délais de paiement

Comment améliorer les délais de paiement? Depuis plus de trois ans la Médiation des entreprises anime un groupe de travail composé de grandes entreprises privées et organisations publiques sur le thème des délais de paiement. Un premier recueil de 30 bonnes pratiques avait été proposé en 2013. Depuis le groupe de travail vient de publier 15 nouvelles recommandations pour aller plus loin. Des recommandations qui s'adressent aussi bien aux donneurs d'ordre qu'à leurs fournisseurs. Pour rappel, selon le cabinet Altares, les retards de paiement sont la cause directe de près de 25% des faillites d'entreprises.

Parmi les pistes évoquées, le groupe de travail suggère de :

Simplifier les formules contractuelles. Il s'agit de mettre en place des formules de pénalités de retard de livraison et de révision de prix alternative mais aussi de privilégier la facturation séparée des pénalités de retard ou de révision de prix afin de ne pas décaler le paiement principal.

Sécuriser la transmission de la facture entre le fournisseur et le client. Cela passe par aussi bien par le fait de collecter et vérifier les coordonnées bancaires en amont, que par des détails aussi simples que s'assurer que tous les éléments permettant une bonne prise en charge de la facture sont renseignés dans la commande ou d'améliorer la rédaction de la facture. Le groupe de travail propose même une facture type pour aider les donneurs d'ordre et les fournisseurs.

Dématérialiser l'émission des factures et limiter les portails de dépôt de factures. En effet, si le portail Chorus-pro pour les acheteurs publics permet de centraliser les factures, il existe encore une trop grande hétérogénéité des outils de dématérialisation des factures dans le secteur privé. Les fournisseurs doivent donc trop souvent s'adapter aux différentes méthodes de facturation des (trop) nombreux éditeurs de logiciels.

Pour le groupe de travail, "il est donc indispensable que les parties prenantes, clients (publics et privés), fournisseurs et éditeurs travaillent ensemble pour tendre vers des solutions mutualisées ou interopérables qui garantiraient aux entreprises et notamment aux PME, une simplification en leur proposant un point d'acce`s unique e?vitant une organisation administrative complexe et chronophage".

Oser la facture PDF simple en démystifiant les pistes d'audit. Avant 2013, seuls deux modes de facturation électronique étaient acceptés par la législation : les factures dématérialisées selon les conditions fixées par le code des impôts (EDI " fiscal ") et les factures signées électroniquement. Depuis, l'Union Européenne encourage le recours à la facture électronique. La porte est donc enfin ouverte aux PDF simples qui "induisent une simplification des échanges et donc une réduction des délais d'acheminement des factures".

Optimiser le traitement des factures chez le client. Cela doit passer par un allègement des contrôles, soit réduire le nombre de signataires sur la chaîne de validation, augmenter les seuils de tolérance, automatiser la re?ception des commandes de faible montant et bien clarifier les termes de paiement mais également bien choisir et gérer ses moyens de paiement. Et côté moyens de paiement, la médiation recommande d'utiliser la carte d'achat. Le corollaire à ces recommandations est la "mise en place régulière d'audits de contrôle a posteriori sur échantillon".

Systématiser, dans le logiciel de paiement fournisseurs, en cas de retard de paiement le calcul et du versement des dédommagements dus de plein droit.

Mais il s'agit aussi de mobiliser la direction générale ou encore privilégier l'affacturage inversé collaboratif.

Cette liste non exhaustive de bonnes pratiques doit conduire à "renforcer la relation entre le donneur d'ordre et son fournisseur. Car, un fournisseur qui n'a pas de difficulté de trésorerie peut se consacrer à son coeur de métier et prendre le temps pour innover. Le donneur d'ordre a tout à y gagner. C'est un enjeu essentiel à la compétitivité des entreprises", rappelle Pierre Pelouzet.