« Un nouvel outil de gestion fournisseurs pour une plus grande réactivité des acheteurs »

Décision Achats : Quels sont vos risques fournisseurs identifiés ?

Stéphane Gontard : Notre premier risque fournisseur est financier. La situation économique dans les transports est souvent périlleuse. Et de par notre cœur de métier, il est important de détecter ce genre de situation à risque avant d’être dans une impasse. Des risques juridiques existent en lien avec notre structure d’entreprise à statut semi-public. Il convient ainsi de bien analyser notre taux de dépendance fournisseurs pour ne pas non plus trop les mettre dans l’embarras économique. Le risque est enfin opérationnel. À l’approche des périodes de fêtes, l’impact de la rupture d’activité serait encore plus fort en termes d’image pour notre entreprise.

Nous pouvons accompagner nos fournisseurs dans leurs risques d’activité. Nous avons ainsi soutenu quelques transporteurs après l’identification des risques financiers et les avons aidés dans la gestion de leur trésorerie. Nous ne pouvons pas nous permettre d’avoir seulement une relation business avec les fournisseurs. Il faut aller au-delà d’une logique de simples fournisseurs et évoluer dans le cadre d’un partenariat.

Comment avez-vous identifié ces risques fournisseurs ? Quelles sont les actions mises en place pour les prévenir ?

Nous avons réalisé une cartographie de ces risques fournisseurs il y a environ deux ans. Cette cartographie analyse l’impact de notre activité sur l’activité financière et opérationnelle de nos fournisseurs afin d’en qualifier l’impact sur ces derniers et leur niveau de priorité. Cette cartographie recense ainsi les risques fournisseurs des 300 entreprises les plus importantes avec lesquelles nous travaillons. Ce ne sont pas forcément les fournisseurs les plus importants en termes de chiffre d’affaires, mais en termes d’activité stratégique. Nous avons également classé ces risques par activité (transports, équipements, intérim, etc.) et avons établi des indicateurs. Cette analyse permet également une projection du taux de dépendance. Les acheteurs sont formés à cet outil afin de prendre conscience de l’impact que tout ceci peut avoir sur l’entreprise.

En parallèle, nous avons mis en place un axe d’optimisation du pilotage des fournisseurs. Dans ce cadre, nous leur faisons connaître notre modèle de business afin qu’ils puissent anticiper et nous accompagner sur des projets stratégiques. Nous avons mis cela en place notamment à l’occasion de la création d’une nouvelle plateforme de tri.

Fin septembre, vous avez intégré un nouvel outil de gestion fournisseurs baptisé le Business Add-on. Pour quelles raisons et quels résultats ?

Nous avions un outil SAP pour l’analyse des données financières de nos fournisseurs. Mais nous rencontrions fréquemment des problèmes de fiabilité et un manque d’homogénéité dans notre procédure de saisie. Il pouvait ainsi exister des doublons dans l’enregistrement de fournisseurs. Autre problème, nous n’avions aucun moyen d’intégrer les données risques fournisseurs à l’intérieur de ce SAP. Fin 2011, nous avons convenu avec la société Altarès de devenir pilote sur l’intégration de données de risques fournisseurs dans ce système de SAP.

Le projet a démarré pendant l'été 2012 et s’est achevé fin septembre de cette année. Nous avons opté pour Business Add-On, de l’éditeur StepBIstep. Au final, une fiche synthétique regroupe les données fournisseurs, le taux de dépendance, certains indicateurs et permet de visualiser rapidement où nous en sommes. Au quotidien, cela permet aux acheteurs d’être plus réactifs. Cela a permis également de faire un grand nettoyage dans notre base de données et de pouvoir présenter des tableaux de bord plus pertinents auprès de notre direction générale. Cet outil est partagé entre les achats et la comptabilité. Le service commercial souhaite aujourd’hui développer cet outil sur sa partie clients afin de pouvoir mieux anticiper les risques et les accompagner tout en améliorant leurs conditions de facturation.